Teetkö taas töitä, joita sinun ei kuuluisi tehdä? 3 keinoa kuinka ratkaista tilanne

Tiedätkö sen fiiliksen, kun on jatkuva kiire, työt kasaantuvat ja to-do lista kasvaa?

Vaikka työn tekeminen olisikin sinusta pääosin innostavaa (ja tykkäät siitä tunteesta, kun saat paljon aikaiseksi) niin jatkuva työn tekeminen iltaisin ja viikonloppuisin saattaa jossain kohtaa vain olla liikaa.

Autopilotilla työskennellessä sitä saattaa unohtaa välillä pysähtyä ja arvioida niitä työelämän peruskysymyksiä:

  • Onko työn tekeminen sellaista, kuin mitä se parhaimmillaan voisi olla?
  • Onko työ-elämäni sellaisessa balanssissa, kuin mitä haluaisin sen olevan?

On ihan ok, että työn tekeminen lähtee välillä vähän käsistä ja sitä huomaa olevansa pikkuisen väsynyt.

Mutta jos joka päivä huomaat tontillesi ajautuvan tehtäviä, joita sinun ei edes kuuluisi tehdä, niin silloin voi ottaa vähän happea ja pysähtyä miettimään, mitä eri vaihtoehtoja sinulla on (koska niitä on!) ratkaista tämä tilanne.

Haluaisitko, että sinulla olisi enemmän aikaa keskittyä niihin tehtäviin, jotka innostavat, antavat energiaa ja joista oikeasti nautit?

Tässä artikkelissa saat selville:

  • 3 Syytä, miksi kannattaa keskittyä siihen työhön, missä olet parhaimmillasi
  • 3 Keinoa saada itselle lisää aikaa, vapautta ja työniloa


3 Syytä, miksi kannattaa keskittyä siihen työhön, missä olet parhaimmillasi

1. Kun työ on mielekästä,  työ on merkityksellistä

Asiantuntija ei lannistu, mutta väsyneenä, stressaantuneena ja loputtoman työkuorman alle hautautuneena hymy ei välttämättä ole aina kovin herkässä.

Tehokkuus on viime kädessä se, mikä tekee työn tekemisestä merkityksellistä. Se tunne, kun työt häviävät to do -listalta hurjaa vauhtia, on vain yksinkertaisesti parasta! Eikö vain? Mutta toisaalta taas silloin, kun työt jäävät (jatkuvasti) roikkumaan, on usein fiilis ihan päin vastainen: ahdistus kasvaa ja hallinnan tunne alkaa kadota.

Oman työmäärän johtaminen on taitolaji, jota kuitenkin jokainen pystyy harjoittamaan. Sen lähtökohtana on, että osaat erotella työkuormastasi ne tehtävät, joilla on suurin vaikutus siihen, mitä haluat saavuttaa. 

Tekemällä selkeän suunnitelman sille, mitä asioita aiot tänään tehdä ja arvioit, kuinka kauan niiden toteuttamiseen menee, olet jo yllättävän pitkällä. Toki tämän kaiken tekeminen vaatii onnistuakseen rohkeutta sanoa ei asioille, jotka eivät vie sinua lähemmäksi tavoitettasi sekä priorisoimisen jaloa taitoa.

Työn mielekkyyden näkökulmasta on tärkeää kirkastaa itselle, mitkä työtehtävät aidosti innostavat, antavat energiaa ja tukevat luontaisia vahvuuksiasi. Hyvä merkki siitä, että joku muu voisi hoitaa työtehtäväsi paremmin on se, että sen tekeminen tuntuu sinulle pakkopullalta tai jopa vastenmieliseltä.


Jokaiseen työhön ja rooliin kuuluu tottakai yksittäisiä osa-alueita, jotka eivät ole sitä työn parasta suolaa…

…mutta jokaisella on silti mahdollisuus vaikuttaa siihen, että työtehtävät vastaisivat pääasiassa omaa roolia – ja siten tekisi työstä huomattavasti mielekkäämpää ja merkityksellisempää.

2. Flow = Tuottavuus

Tehdessäsi sinua aidosti innostavaa työtä, missä olet parhaimmillasi, saavutat flow-tilan helpommin. McKinseyn tekemän tutkimuksen mukaan asiantuntijat kokevat olevansa 500% tuottavampia flow-tilan aikana. 

Tuottavuuden lisäksi flow-tilassa opit nopeammin, olet luovempi ja kykenet ratkaisemaan monimutkaisempia ongelmia. Jos flow on todella näin tehokas tekniikka tuottavuuden maksimomiseen, niin miten saat lisättyä sitä prosentuaalisesti enemmän omiin päiviisi?

Flown saavuttamista saattavat häiritä monet sisäiset ja ulkoiset tekijät. Esimerkiksi riittämätön työn johtaminen, epäinspiroivat työtehtävät ja kiire harvoin johtavat mielekkääseen ajatusprosessiin. Olisi epärealistista väittää, että voit aina vaikuttaa kaikkiin näihin tekijöihin, mutta suurimman osan ajasta voit itse ottaa vastuun esimerkiksi kiireestä, työn mielekkyydestä ja sitä kautta myös sen tuloksellisuudesta.

Milloin olet viimeksi ollut flow-tilassa? Onko fokus ollut viime aikoina kadoksissa vai onko työ esimerkiksi kiireen tai stressin takia tuntunut viime aikoina pakkopullalta?

Mikäli työtä on liikaa yhden ihmisen hoidettavaksi, voi pieni lisäapu olla paikallaan. Pyri siis järjestämään työtehtäväsi niin, että voit tehdä suurimman osan ajasta mahdollisimman inspiroivia projekteja, sillä silloin olet tehokkaimmillasi.

3. Teet vähemmän virheitä

Kuluuko työpäivästäsi paljon aikaa sellaisiin tehtäviin, joissa et välttämättä ole parhaimmillasi, ja jotka rikkovat usein päivääsi? Kaikki keskeytykset vievät aina huomiosi muualle, minkä jälkeen ajatuksien palauttaminen käsillä olevaan tehtävään vaikeutuu ja lisää virheen mahdollisuutta.

Lisäksi, jotta yrityksesi voi menestyä, tulee sinun panostaa laatuun. Ja silloin, kun työtehtävän tekeminen on pakkopullaa ja haluat hoitaa sen vain alta pois, saatat herkästi alkaa tinkiä juurikin laadusta. #eikoskaan

Kun suoritat tehtäviä armottomalla tahdilla pois to-do listaltasi (vaikkakin vain yksi tehtävä kerrallaan), niin saatat kärsiä multitaskingin aiheuttamista haitoista, kuten kohonneista stressileveleistä, heikentyneestä muistista, sekä keskittymiskyvyn puutteesta. 

Aivot nauttivat työtehtävien loppuun asti viemisestä. Silloin, kun saat yhden tehtävän tehtyä, aivosi rekisteröivät onnistumisen tunteen. Tämän lisäksi, yhteen asiaan keskittymällä saavutat helpommin flow-tilan. Toisaalta taas silloin, kun et saa mitään konkreettisesti valmiiksi, tunnet enemmän epäonnistumisen tunteita ja nostat stressitasojasi huomaamattasi. 

Suomeksi: jos sinulla on liian paljon asioita hoidettavana samanaikaisesti, alat kiirehtimään ja teet enemmän virheitä.

Voit keskittyä paremmin yhteen asiaan kerrallaan, kun hallitset työkuormaasi paremmin. Flow-tilan saavuttaminen tehostaa työpanosta, parantaa työnlaatua sekä nopeuttaa aivotoimintaa, minkä ansiosta tiedonkäsittely muuttuu helpommaksi. Tämä puolestaan johtaa syvempään ajatusprosessiin ja pystyt näkemään yksityiskohdat huomattavasti paremmin.


3 Keinoa saada itselle lisää aikaa, vapautta ja työniloa

Tutkimuksien mukaan asiantuntijoista 67% tekee liian monta päällekkäistä työtehtävää ja jopa 50% ei koe tekevänsä työtä niin hyvin, kuin haluaisi. Mikä on siis tällä hetkellä sinun suurin kompastuskivesi?

Asiantuntijat sortuvat liian usein #supersankarisyndroomaan, missä kuvitellaan olevan tehokkaimmillan, kun kaikki tehdään itse. Tiesitkö, että delegoimalla tehtäviä, joita et halua tai sinun ei kuuluisi tehdä, voit itseasiassa vapauttaa itsellesi aikaa ja energiaa aivan uudella tavalla?

Entä jos et siis jatkossa tekisikään ihan kaikkea itse, vaan keskittyisit pelkästään ydintoimintoihisi delegoimalla osan työkuormastasi jollekin muulle? Mitä tämä voisikaan tehdä liiketoiminnallesi? 

Seuraavaksi esittelen sinulle kolme keinoa siihen, kuinka saat itsellesi lisää aikaa, vapautta ja työniloa delegoimalla sinulle kuulumattomia työtehtäviä haluamallasi tavalla.

#1: Delegoi osa työkuormastasi toiselle työntekijälle


Omalle kollegalle delegoiminen olisi varmasti helpoin ja nopein ratkaisu, mutta se ei taida olla kovinkaan realistista?

Todennäköisesti sinulle kuulumattomat työtehtävät ja vastuualueet (kuten markkinoinnin pyörittäminen vasemmalla kädellä) ovat ajautuneet juuri muilta työntekijöiltä.

Ylipäätään jokaisessa yrityksessä on paljon rutiini- ja tukitehtäviä, joihin asiantuntijat eivät mielellään käyttäisi omaa (kallista) aikaansa. Niiden pompottelu henkilöltä toiselle ei siis ratkaise ydinongelmaa: kuinka saada hommat hoidetuksi minimaalisella vaivalla, mutta maksimaalisella lopputuloksella?

Tässä kohtaa on siis hyvä pitää vaikka porukalla palaveri ja miettiä, mikä voisi olla paras yhtälö ihan koko yrityksen liiketoimminan kannalta.

Onko teidän esimerkiksi mahdollista päästä asettamiinne liiketoiminnaliisiin tavoitteisiin nykyisillä henkilöstöresursseilla?


Mikäli ei, keep on reading…👇🏼


#2: Palkkaa itsellesi lisäapua


Resurssipulan ratkaiseminen on ajatustasolla helppoa: jos tarvetta on lisäavulle, silloin sitä hankitaan.

Rekrytointiin liittyy kuitenkin erilaisia haasteita, mitkä saattavat estää sinuakin käärimästä hihoja uuden työntekijän löytämiseksi:

  • Rekrytointiprosessi on usein kallis, eikä siihen tunnu löytyvän aikaa
  • Oikean ja osaavan tekijän löytäminen ja perehdyttäminen ei ole niin kovin helppoa
  • Tarve työntekijälle saattaa vaihdella (tai välillä loppua), joten kiinteään palkkakuluun sitoutuminen voi jännittää
  • Työntekijästä huolehtiminen ja esimiestyö vaativat aikaa ja osaamista 

Jos siis työntekijän hankkiminen perinteiseen tapaan ei ole sinulle juuri nyt mahdollista (tai kannattavaa), niin älä heitä vielä hanskoja tiskiin. Vielä on yksi kortti katsomatta….


#3: Delegoi rutiinitehtäviä etätyöntekijälle digitaalisen palvelun avulla 
#shifthappens


Miksi valita etätyöntekijälle digitaalisen palvelun avulla perinteisen työntekijän palkkaamisen sijaan? 

Syitä on monia, mutta tässä muutama:

1. Maksat vain tehdystä työstä (sen sijaan, että maksaisit kahvitauoista sekä niistä hetkistä, kun sinulla ei ole antaa mitään uutta tehtävää)

2. Sinun ei tarvitse hoitaa aikaa vievää rekrytointiprosessia, ja esimerkiksi meillä Smoothlylla matchaamme sinulle sopivan etätyöntekijän vuorokaudessa (sinun ei siis tarvitse pelätä virherekrytoinnin mahdollisuutta tai käyttää kallisarvoista aikaasi työnhakuilmoitusten laatimiseen tai työntekijän haastattelemiseen sekä perehdyttämiseen)

3. Sitoudut vain kuukausitasolla (sinun ei tarvitse stressata enää siitä, jos tarve työntekijälle loppuu)

4. Hoidamme kaikki työntekijään liittyvät kustannukset puolestasi (jotta sinun ei tarvitse huolehtia lomista, vakuutusmaksuista, työterveydestä tai sairauspoissaolosta)

5. Saat halutessasi käyttöösi usean ihmisen osaamisen (aka tiimin) yhden työntekijän ammattitaidon sijaan (vaikka se kuulostaakin liian hyvälle ollakseen totta)


Mietitkö tässä kohtaa, voisiko etätyöntekijän hankkiminen palveluna olla sinulle hyvä fitti? Tarkista tästä:👇🏼

  • Haluaisit vähentää työkuormaasi tai antaa osan (ei-niin-mielekkäistä) työtehtävistä pois, mutta perinteiseen työntekijään sitoutuminen jännittää eikä sinulla ole aikaa etsiä osaajaa saati perehdyttää sitä 
  • Haluaisit pystyä keskittymään työhösi ilman jatkuvia keskeytyksiä ja toisaalta mahdollisuuden delegoida kiireellisiä tehtäviä eteenpäin tarpeen tullen, jotta sinulla ei olisi jatkuva huoli siitä, tuleeko kaikki tehdyksi 
  • Haluaisit enemmän vapaa-aikaa päiviisi ja mielenrauhan siitä, että kaikki tulee tehdyksi, mutta sinulla ei ole aikaa pitkiin ja aikaa vieviin rekrytointiprosesseihin 
  • Perinteisen työntekijän hankkiminen on sinulle liian kallis vaihtoehto (työkalujen hankkiminen, perehdyttäminen ja kouluttaminen, kiinteä kuukausipalkka) mutta olet valmis sijoittamaan ainakin 440€/kk siitä, että pystyt keskittymään enemmän niihin töihin, missä olet parhaimmillasi


Haluaisitko kuulla ihan konkreettisia esimerkkejä kaikista niistä tehtävistä, joita voisit delegoida eteenpäin?
💡

Kirjoitimme hyödyllisen artikkelin työn murroksesta 2020-luvulla sekä kokosimme yhteen kaikkia niitä rutiini- ja tukitehtäviä, joita ulkoistamalla asiakkaamme ovat saaneet työpäiviinsä lisää aikaa, energiaa ja mielekkyyttä >>>

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *