Kuinka säästää työntekijäkuluissa tuhansia euroja helposti? Kattava ja realistinen laskelma etätyöntekijän kustannuksista suhteessa perinteiseen työntekijään

Mitä jos voisit säästää tuhansia euroja hyvinkin yksinkertaisesti?

Työn murros on ollut paljon puheenaiheena siirryttäessä 2020-luvulle. Työn tekeminen muuttuu edelleen voimakkaasti asiantuntijatyön lisääntyessä sekä digitalisaation ja tekoälyn merkityksen kasvaessa. Tämän lisäksi kevät 2020 tullaan varmasti muistamaan vielä seuraavinakin vuosikymmeninä aikana, jolloin iso osa suomalaisista pääsi etätyön tekemisen makuun.

Etätyön suosion lisäksi yhä useampi organisaatio on alkanut panostaa työn joustavuuden, matalamman organisaatiorakenteen ja työnantajamielikuvan kehittämiseen. Mutta miksi työntekijän hankkiminen tapahtuu edelleen samoin perinteisin menetelmin kuin menneinä vuosikymmeninä?

Me Smoothlylla uskomme, että myös työntekijän hankkimisen keinot tulevat muuttumaan dramaattisesti tulevina vuosina. Kun maailma ja sen vaatimukset muuttuvat, muuttuu myös työn tekeminen.

Työntekijän hankkiminen perinteiseen tapaan ei ole aina se paras tai kustannustehokkain ratkaisu. Itse asiassa etätyöntekijän hankkiminen perinteisen työntekijän sijaan voi auttaa sinua säästämään hyvinkin nopeasti tuhansia euroja, jotka voit käyttää heti yrityksesi kasvattamiseen ja kehittämiseen.

Tässä artikkelissa saat selville kattavan ja realistisen laskelman siitä, kuinka voit säästää tuhansia euroja hankkimalla etätyöntekijän palveluna perinteisen työntekijän sijaan. Jatka siis lukemista👇🏼

5 yllättävää työntekijän kustannusta (joita sinun ei halutessasi tarvitse maksaa)

1. Tehoton työaika

Perinteisen työntekijän suurin kustannus on kiinteä palkka, joka täytyy joka kuukausi maksaa. Haasteena tässä on se, että työn tarve ei ole yrityksissä aina kiinteä: se itse asiassa vaihtelee yllättävänkin paljon. Erityisesti asiantuntijatyössä on kausia, jolloin työtä on enemmän kuin tekijöitä, mutta vastapainona myös selkeästi hiljaisempia kuukausia.

Tämä aiheuttaa sen, että erityisesti hiljaisina aikoina maksat täyden kiinteän palkan, vaikka työntekijän käyttöaste olisi vain 40%. Etätyöntekijä on joustava valinta juuri siksi, että maksat vain tehdystä työstä. Kun työn tarve muuttuu, muuttuu myös työntekijän käyttöaste.

Myös tilanteessa, jossa ei ole resursseja palkata omaa työntekijää esimerkiksi epävarman markkinatilanteen tai työn projektimaisuuden takia, voi fiksumpi ratkaisu olla etätyöntekijän hankkiminen palveluna sen joustavuuden vuoksi. Joustavuuden lisäksi etätyöntekijä auttaa sinua säästämään joka kuukausi jo pelkästään sillä, että maksat vain tehokkaista käytetyistä työtunneista: et siis maksaa tauoista tai siitä, jos tekemistä ei jollekin päivälle ole.


2. Rekrytointikustannukset

Työntekijän hankkimiseen, palkkaamiseen ja perehdyttämiseen menee huomattavasti aikaa, resursseja ja riihikuivaa rahaa. Pelkät palkkaamisen kustannukset ovat keskimäärin 2650€. Palkkaamisen lisäksi perehdyttämiseen menee usein jopa kuukauden päivät aikaa, ja uusi työntekijä tarvitsee alussa paljon huomiota, neuvomista ja tukea.

Mikäli rekrytointi menee pieleen, edessä on uusi kierros osaavan työntekijän löytämiseksi, jolloin myös kustannukset jatkavat nousemistaan. Etätyöntekijän hankkiminen palveluna minimoi tietysti työntekijän hankkimiseen liittyvät kustannukset, mutta myös riskin siitä, että valittu henkilö olisi väärä.

Esimerkiksi meillä Smoothlylla hoidamme koko rekrytointiprosessin puolestasi, jolloin työntekijän hankintaan liittyvät kustannukset sekä riski virherekrytoinnille eliminoituu kokonaan.


3. Työtila ja välineet

Vaikka yksittäinen uusi työntekijä ei välttämättä lisää toimiston kiinteitä kustannuksia, niin työn tekemiseen tarvittaviin välineisiin saa käytettyä helposti useamman tuhannen euron. Kuitenkin pitkällä tähtäimellä perinteiseen toimistotyöhön tottuminen saattaa pitää yllä korkeita kiinteitä kustannuksia verrattuna tilanteeseen, jossa etätyöskentely olisi toimistotyötä suositeltavampaa.

Mitä vähemmän työntekijöitä on paikalla toimistossa, sitä pienemmällä tilalla pärjää. Työntekijän hankkiminen palveluna tarkoittaa sitä, että hänelle ei tarvitse varata omaa työtilaa tai hankkia kalliita työvälineitä. Esimerkiksi kaikki Smoothlyn etätyöntekijät hoitavat työnsä kotona omilla välineillään.


4. Lomat, sairaslomat & poissaolot

Työntekijän hankkimiseen ja kiinteään palkkaan menevien kulujen lisäksi rahaa menee paljon kesäloman ja sairauspoissaolojen maksamiseen. Itse asiassa yhden työntekijän kohdalla poissaoloja kertyy keskimäärin 41 (!) päivää vuodessa. Sairauspoissaoloihin liittyy myös aina huoli siitä, tuleeko kaikki tärkeät asiat varmasti hoidetuksi.

Etätyöntekijä on puolestaan työsuhteessa Smoothlyyn, jolloin me hoidamme kaikki lomiin ja sairauspoissaoloihin liittyvät maksut puolestasi. Toisaalta myös sairaustapauksien kohdalla pystyt saamaan korvaavan tekijän nopeasti, jolloin yrityksesi pyörät pyörivät poissaolosta huolimatta.


5. Työterveyskulut

Yhden työntekijän työterveyskuluihin uppoaa vuodessa noin 300€, kun taas etätyöntekijän kohdalla kustannus on pyöreät 0€. Kulut ovat tietysti sitä suuremmat, mitä kattavamman turvan organisaatio haluaa työntekijöilleen tarjota. Työterveyskulujen lisäksi esimerkiksi työhyvinvointiedut ovat suuri kustannuserä.

Kustannuksissa säästämisen lisäksi etätyöntekijän hankkimisessa palveluna on myös muita hyviä puolia, kuten oman työn tehostaminen ja mahdollisuus tehdä enemmän laskutettavaa työtä.

Liikaa muistettavaa mielen päällä? Yksinkertainen ja nopea menetelmä, jonka avulla saat hallinnan tunteen takaisin

Onko sinusta tuntunut viime aikoina, että sinulla on liian monta asiaa hoidettavana ja jatkuvasti huoli siitä, tuleeko kaikki asiat varmasti hoidetuksi? Työpäiväsi saattaa vilahtaa ohi sumussa, kun yrität hallita kaaosta yksin. Ehkä olet myös huomannut, että et saa vietyä projekteja loppuun, sillä ne jäävät jatkuvasti puolitiehen.

Kuulostaako tutulta?

Mitä jo sinulla olisi menetelmä, jonka avulla saisit hallinnan tunteen takaisin ja löytäisit taas sen sisäisen rauhan, jossa asiat loksahtelevat paikalleen ja To-Do lista tyhjenee, kuin itsestään?

Olemme työskennelleet jo satojen asiantuntijoiden kanssa usean vuoden ajan, ja kaikki he ovat luulleet, että liiketoiminta kasvaa vain, jos työpäivät ovat tarpeeksi pitkiä ja on jatkuvasti kiire.

Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa.

Jos mielessäsi on koko ajan liikaa asioita muistettavana ja hoidettavana, stressitasot lisääntyvät, virheiden määrä kasvaa, ajatus harhailee ja sinun on vaikea keskittyä. Kaikki nämä yhdessä johtavat hyvin nopeasti tehokkuuden laskuun.

Toisaalta taas tekemällä vähemmän mutta laadukkaasti, voit saada jopa kolme tuntia enemmän aikaa päivääsi ja mikä parasta, voit käyttää sen innostavaan kehitystyöhön tai vaikka itsestäsi ja perheestäsi huolehtimiseen.

Mikäli haluat oppia tämän yksinkertaisen menetelmän, minkä avulla voit saada lisää aikaa päivääsi, niin jatka lukemista!💡

3 Suurinta myyttiä asiantuntijoiden ajanhallinnassa (ja miksi ne eivät pidä paikkaansa)

Myytti #1: Töitä pitää tehdä vähintään 9-10h päivässä, jotta on tehokas

Tiesitkö, että olet todennäköisesti tehokas keskimäärin vain 3 tuntia päivässä? On houkuttelevaa tehdä pitkiä päiviä tai montaa asiaa samaan aikaan (tai yrittää tehdä) ja se saatetaan jopa nähdä arvokkaana taitona, mutta kannattaako se todella? Tutkimusten mukaan ei.

Psykologit ovat havainneet, että pitkät työpäivät ja useiden asioiden samanaikainen tekeminen saattaa johtaa menetettyyn aikaan ja laskea tuottavuutta jopa 40%. Tee siis vain yksi asia kerrallaan loppuun ja huomaat, kuinka paljon tehokkaampi todellisuudessa olet.

Kun teet monia asioita samanaikaisesti, teet todennäköisemmin virheitä riittämättömän huomion ja huonon keskittymiskyvyn vuoksi. Turhat häiriöt keskeyttävät fokuksen ja tehtävien uudestaan aloittaminen voi vaatia yllättävänkin paljon ponnistelua. Tunnista, mitkä tekijät vaikuttavat negatiivisesti fokukseen ja keskeyttävät hyvän työn flown. Yleisimpiä häiriötekijöitä ovat esimerkiksi melu, puhelimen ja sähköpostin selaaminen sekä huonosti organisoitu työpäivä.

Asioita pitää toki tehdä, jotta voi saada jotakin aikaiseksi, mutta tehokasta työtä ei kukaan pysty tekemään 10 tuntia päivässä jatkuvasti, ilman riittävää palautumista. Mitä enemmän sinulla on asioita mielen päällä ja hoidettavana, sitä haastavampaa niistä on päästää irti ja aloittaa työpäivästä palautuminen. Kenenkään ei kannata polttaa itseään loppuun, jolloin tuottavaa työtä ei enää voi tehdä ollenkaan. 

Siksi kannattaa mieluummin tehdä töitä vähemmän, mutta tehokkaammin, ja käyttää ylimääräinen aika itsestä huolehtimiseen. Lisäksi työn kuormittavuuteen ja siitä palautumiseen vaikuttaa paljon työn mielekkyys ja merkityksellisyys: työ, mikä tuntuu hyvältä ja innostaa, kuluttaa vähemmän voimavaroja ja vaatii siten vähemmän palautumista. Kun tekemäsi työ on mielekästä, voit siis käytännössä työskennellä enemmän ja tehokkaammin.

Myytti #2: Kiire = tehokkuus

Onko sinulla jatkuvasti kiire? Edelleen monet asiantuntijat pitävät kiirettä tehokkuuden merkkinä, mutta todellisuudessa se on usein itse asiassa tehottomuuden merkki. Toki kiire ja miten sen koet, on yksilöllistä, mutta harvoin liika työmäärä yhtä ihmistä kohden vie yritystä eteenpäin.

On ymmärrettävää, että kiirettä on tiettyinä ajanjaksoina enemmän kuin toisina, ja se on ihan ok. Mutta jos joka päivä työstä tulisi selviytyä tuli takapuolen alla, saattaa into, palo ja motivaatio työtä kohtaan tippua hyvinkin pian.

Priorisointi auttaa sinua suunnittelemaan päiväsi, hahmottamaan tärkeimmät tehtävät ja käyttämään enemmän aikaa oikeisiin asioihin. Priorisoiminen lievittää myös stressiä, lisää tuottavuutta ja auttaa sinua keskittymään paremmin.

Keskittymällä oikeisiin asioihin vapautat lisää aikaa itsellesi, vältät tehtävien tekemisen pitkittymistä ja lisäät motivaatiota, kun työprojektit etenevät odotettua nopeammin ja paremmin. Näin säästyt turhalta työltä ja saat hommat tehtyä jopa etuajassa.

Myytti #3: Kaikki kannattaa tehdä itse

Oletko koskaan kuullut #supersankarisyndroomasta?

Supersankarisyndroomassa ajatellaan, että kaikessa on oltava paras ja siksi kaikki kannattaa opetella ja tehdä itse.

Työn murros on kuitenkin edennyt pisteeseen, missä näin ei enää ole. Tuottavuuden näkökulmasta aika kannattaa käyttää siihen työhön ja niihin projekteihin, jotka aidosti innostavat ja inspiroivat.

Lisäksi mikään ei maksa niin paljon, kuin tuottavan laskutettavan työajan käyttö sellaiseen työhön, mikä ei tuo euroja yrityksen liiketoimintaan.

Esimerkiksi rutiininomaiset tukitehtävät on hoidettava, jotta yrityksen pyörät pyörivät optimaalisesti, mutta kannattaako asiantuntijan käyttää omaa (kallista) aikaansa sähköposteihin vastaamiseen, matkojen suunnitteluun tai blogiartikkeleiden editoimiseen?


Lue lisää aiheesta:
 Teetkö taas töitä, joita sinun ei kuuluisi tehdä? 3 keinoa kuinka ratkaista tilanne

Menetelmä, joka paljastaa pahimmat aikasyöppösi

Muistatko, kun lupasimme paljastaa sinulle menetelmän, jonka avulla saisit hallinnan tunteen ja flow-tilan takaisin?

Seuraavaksi tehtävänäsi on tehdä tämä yksinkertainen harjoitus, joka paljastaa ne aikasyöpöt, mihin työpäivästäsi hukkuu paljon aikaa.

  1. Pidä kalenteria viikon ajan ajankäytöstäsi esimerkiksi Excel taulukkoon, ASANA:n kalenteriin tai käsipelillä vihkoon.
  2. Merkitse ylös aina puolen tunnin välein, mihin tehtävään tai tehtäviin aikasi kului. Näin saat arvokasta tietoa siitä, mihin tehtäviin aikasi oikeasti kuluu ja kuinka työpäiväsi jakautuu.
  3. #BONUSTEHTÄVÄ: Jos rakastat organisointia ja järjestystä, voit myös eritellä värikoodeilla eri tehtäväkategoriat, kuten asiakastyön, markkinoinnin ja hallinnolliset tehtävät.

Mitä sitten tehdä viikon päätteeksi? On aika analysoida tuloksia!

  1. Ensimmäisenä tehtävänäsi on katsoa koko viikkoa läpi yhdellä silmäyksellä. Miltä se näyttää? Saitko tehtyä ne asiat, mitä olit suunnitellutkin?
  2. Nouseeko sieltä esille jotain yllättävää? Käytitkö esimerkiksi yllättävän paljon aikaa joihinkin tiettyihin tehtäviin? Onko niissä jotain yhtäläisyyksiä?
  3. Nyt, kun olet analysoinut viikkosi, on aika siirtyä vaiheeseen, joka on tämän koko menetelmän secret sauce


Ja tämä vaihe on nimenomaan se tekijä, joka auttaa sinua saamaan hallinnan tunteen takaisin ja jopa 4h tuntia lisää aikaa päivääsi. Haluatko kuulla, mikä se on?

Nyt tehtävänäsi on katsoa listaasi uudestaan ja miettiä, mitkä tehtävät haluat tehdä jatkossakin. Tämän jälkeen mieti, mitkä olisivat sellaisia tehtäviä joita et halua, tai sinun ei kuuluisi ehkä tehdä?

Haluaisitko kuulla ihan konkreettisia esimerkkejä kaikista niistä tehtävistä, joita voisit delegoida eteenpäin?💡

Kirjoitimme hyödyllisen artikkelin työn murroksesta 2020-luvulla sekä kokosimme yhteen kaikkia niitä rutiini- ja tukitehtäviä, joita ulkoistamalla asiakkaamme ovat saaneet työpäiviinsä lisää aikaa, energiaa ja mielekkyyttä >>>

Pssst… Jos tämän harjoituksen tekeminen tuntuu työläältä, teimme myös yksinkertaisen ja nopean testin, minkä avulla voit saada selville pahimmat aikasyöppösi vain muutamassa minuutissa. Testaa nyt!👇🏼

Seuraava kuuma trendi tuottavuudessa 2020-luvulla

Mikä on seuraava trendi tuottavuudessa 2020-luvulla?

Työn tekemisen vaatimukset 2020-luvulla voisi pukea yhdeksi kysymykseksi: kuinka saada enemmän aikaiseksi lyhyemmässä ajassa?

Yritysjohdon ainainen unelmointi kustannustehokkuudesta on ymmärrettävää.

Mutta minkälaisilla keinoilla edellä mainittu yhtälö on mahdollista saavuttaa niin, että tuottavuus säilyy myös pitkällä tähtäimellä?

“Moni työnantaja nostaa viiden vuoden aikaikkunassa toiveen turbulenssin tasaantumisesta”

On syytä muistaa, että jos henkilöstö nähdään pelkästään kulueränä, voi olla haastavaa rakentaa kulttuuria, jossa sekä hyvinvointi että tuottavuus kukoistaisivat.

Tämän vuoksi työn tekemisessä trendinä tulee olemaan maksimaalisen tuottavuuden tavoittelu työntekijän hyvinvointia unohtamatta: tavoitteiden eteen tehdään sitkeästi töitä, mutta kaoottisen sinkoilun sijaan halutaankin jatkossa tyyneyttä, selkeyttä ja fokusoitumista.

Minkälaisilla askeleilla tämän saavuttaminen on sitten mahdollista?👇🏼


Tie tuottavampaan työhön 2020-luvulla


Tekoälyn hyödyntäminen

2020 alkuvuoden pandemian aiheuttamat poikkeusolot puskevat digitalisaatiota eteenpäin vauhdilla. Teknologia onkin läsnä työn murroksessa mahdollistavana tekijänä, ja useat asiantuntijaorganisaatiot ovatkin jo oppineet, kuinka teknologiaa voi hyödyntää itse työtehtäviin ja erityisesti rutiinityön automatisointiin.

Tutkimuksen mukaan 42% työntekijöistä kokee, että työpaikalla menee liikaa aikaa epäolennaisiin asioihin. Toisaalta taas projektimaisen työn rinnalla oleva kehitystyö nähdään motivaatiota ja merkityksellisyyttä lisäävänä tekijänä.

Kuitenkin, jos päivästä kuluu paljon aikaa rutiininomaisiin töihin, jotka eivät motivoi – mutta jotka on silti tehtävä, ei aikaa jää välttämättä innostavaan kehitystyöhön. Tästä voi syntyä pahimmillaan noidankehä, missä omasta työstä katoaa merkityksellisyys ja aito innostus, ja osaavan työntekijän potentiaalista valuu suurin osa hukkaan.

Tulevaisuudessa lisäapuna tullaan käyttämään enemmän ja enemmän virtuaaliassistentteja ja nimenomaan “intelligent digital assistants” rutiininomaisien töiden hoitamiseen.

Haasteena tässä tulee olemaan kehitysvaihe, missä robotit tekevät paljon virheitä: olennaista on se, millaisia virheitä tekoälylle sallitaan.

Ihmismieli on yllättävän kärsimätön virheille. Yhdestä puuttuvasta varauksesta johtuva sotku voi hyvinkin olla työläämpi kuin kymmenen varauksen tekeminen itse.

Ehkä muistat myös tapauksen, missä asiakas ilmoitti lapsen syntymästä vakuutusyhtiölle, ja chattirobotti vastasi: ”Ikävä kuulla, että sinulle on sattunut vahinko”

Onneksi robottiassistenttien sijaan on olemassa edelleen ihmisiä, jotka voivat hoitaa rutiinitehtävät ja vapauttaa näin aikaa kehitystyölle. Mikäli siis tekoälyllä toimivat virtuaaliassistentit kuulostavat liian hurjalta tässä kohtaa, voi palveluna hankittava etätyöntekijä olla pehmeämpi lasku tähän muutokseen >>>


Parhaimmat työkalut projektinhallinnassa

Työkalut ja välineet ovat usein hyvinvointia ja tuottavuttaa lisääviä tekijöitä. Kuitenkin, jos jokin ei toimi, se aiheuttaa merkittävästi ongelmia työtyytyväisyyden kannalta.

Toisaalta jos muut asiat eivät ole kunnossa, toimivat työkalut ja välineet eivät yksinään riitä takamaan hyvinvoivaa ja tuottavaa henkilöstöä.

Minkälaisia työkaluja me Smoothlylla suositellaan käytettäväksi projektinhallintaan?

ASANA on ehdottomasti yksi parhaista keinoista hallita omia projekteja ja omaa ajankäyttöä.

Tyyneys, selkeys ja fokus tulevat siitä, että omaa työtään osaa organisoida. Toisaalta kiire ja kaoottisuus tulevat siitä, että omaa työtä ei ole osattu järjestellä ja aikatauluttaa.

Lisäksi kaikkien asioiden mielessä pitäminen lisää huomattavasti stressiä ja huolta siitä, tuleekohan kaikki asiat muistettua ja tehdyksi.

ASANA:sta löytyy maksuton versio, mikä riittää oikein hyvin oman työn järjestelyyn. Kuitenkin asiantuntijatiimeillä olisi hyvä olla käytössä maksullinen versio, missä tehtäviä pystyy delegoimaan helposti eteenpäin kollegoilleen.


Siirtyminen #singletaskingiin

Viimeistään vuonna 2020 on aika unohtaa multitasking, ja siirtyä singletaskingiin.

Multitasking tarkoittaa kahden tai useamman tehtävän suorittamista samanaikaisesti. Se voi myös tarkoittaa tehtävästä toiseen hyppelemistä tai usean tehtävän peräkkäistä tekemistä lyhyessä ajassa. 

Vaikka tuntuisi siis siltä, että pystyt tekemään kahta asiaa samanaikaisesti, todellisuudessa ajatustoimintasi hyppelehtii edestakaisin. Vaikka nämä yksittäisen hypyt kestäisivät vain murto-osan sekunnista, niin pitkässä juoksussa multitasking vie jopa 40% enemmän aikaa, kuin yhden tehtävän kerralla loppuun asti suorittaminen. Tämän lisäksi multasking kuluttaa aivokapasiteettisiasi huomattavasti enemmän, mikä vähentää jo itsessään tuottavuutta.

Aivot nauttivat työtehtävien loppuun asti viemisestä. Silloin, kun saat yhden tehtävän tehtyä, aivosi rekisteröivät onnistumisen tunteen. Tämän lisäksi, yhteen asiaan keskittymällä saavutat helpommin flow-tilan. Toisaalta taas silloin, kun et saa mitään konkreettisesti valmiiksi, tunnet enemmän epäonnistumisen tunteita ja nostat stressitasojasi huomaamattasi. Jos sinulla on liian paljon asioita hoidettavana samanaikaisesti, alat kiirehtimään ja teet enemmän virheitä.

Yksinkertaisuudessaan singletasking tarkoittaa sitä, että keskityt kerralla yhteen asiaan, ja viet sen loppuun asti. Vasta tämän jälkeen sinulla on “lupa” siirtyä seuraavan tehtävän pariin. Käytännössä intensiivisen fokuksen saavuttaminen vaatii myös sen, että et bookkaa kalenteriasi liian täyteen.

Mikäli huomaat jatkuvasti sortuvasi tekemään useaa asiaa samaan aikaan (kyllä, me kaikki sorrumme siihen aina silloin tällöin) niin silloin on syytä pohtia, onko työtä yksinkertaisesti liikaa yhden hengen hartioille?

Voit keskittyä paremmin yhteen asiaan kerrallaan, kun jatkuva kiire loppuu, ja kun käytössäsi on hyviä ja tehokkaita ajanhallintastrategioita. Lisäksi tehdessäsi sinua aidosti innostavaa työtä, missä olet parhaimmillasi, saavutat tuottavan flow-tilan helpommin. 


Etätyöntekijän lisääminen tiimiin

Vuosi 2020 tulee olemaan etätyön vuosi useiden yrityksien siirtyessä etätyöhön ihan pakosta. #lockdown

Lukuisat tutkimukset ovat jo vuosia todistaneet etätyön tehokkuuden, ja nyt monet ensikertalaisetkin ovat päässeet kokemaan sen ihan käytännössä.

Minkälaisia vaikutuksia tällä tulee olemaan työn tekemiseen tulevana vuosikymmenenä?

Varmasti yhä useampi asiantuntija haluaa jatkossakin työskennellä osan työviikosta kotoa tai mökiltä käsin – mutta toisaalta se lisää myös kiinnostusta etätyöntekijöiden hankkimiseen ulkopuolisena palveluna. Lisäavun hankkiminen palveluna perinteisen työntekijän sijaan, saattaa olla juuri asiantuntijalle tai asiantuntijatiimille se kustannustehokkain (sekä tuottavin) ratkaisu.

Kirjoitimmekin aikaisemmin työn murroksesta ja siitä, kuinka työn tekeminen tulee muuttumaan merkittävästi vuonna 2020. Digitalisaatio ja teknologian kehittyminen luovat sekä uusia uhkia että myös mahdollisuuksia liiketoiminnalle samalla pakottaen yrityksiä ja organisaatioita kilpailemaan yhä rajummin sekä tehokkuudessa että nopeassa liiketoiminnan kehityksessä. Se, mikä oli vuosi sitten kustannustehokkain ratkaisu, ei ole välttämättä enää tänään: voisiko vuoden 2020 trendi olla delegointi?

“Tee sitä, minkä vain sinä osaat + ulkoista kaikki muu = kestävä liiketoiminnan kasvu”

Työpäivän lyhentämiseen ja ajankäytön tehostamiseen liittyy myös voimakkaasti ajatus siitä, että pelkkä tuottava työ ei enää riitä vuonna 2020. Työn tekemisen pitää myös tuntua hyvältä, ja sen lisäksi aikaa (ja voimavaroja) tulisi riittää myös elämän muille osa-alueille.

Ja tässä etätyöntekijän lisääminen tiimiinne voi auttaa >>>


Moderni organisaatiokulttuuri

Minkälainen organisaatiokulttuuri sitten tukee tuottavuutta myös tulevaisuudessa?

Jäykät ja hitaat organisaatiot saavat väistyä ja tilalle tulee entistä enemmän matalampaa ja modernimpaa rakennetta ja kulttuuria, jossa tuottavuus kukoistaa ja työntekijät saavat itsestään parhaan mahdollisen irti.

Eteenpäin vievä kulttuuri ja työyhteisön myönteisyys muutosta kohtaan on avaintekijänä muutoksessa selviämiseen. Lisäksi työntekijöiden myönteinen ja innostunut asenne koetaan oleellisena eteenpäin vievänä voimana epävarmuuden ja muutosten keskellä.

Kokeilukulttuuri tulee ehdottomasti säilymään tärkeänä jatkossakin myös tuottavuuden näkökulmasta. Se ei synny kuitenkaan sanojen kautta vaan tarvitaan aidosti asenteiden ja uskomusten muutosta: joskus asiat voidaan todeta toimivaksi tai toimimattomaksi vain rehellisesti kokeilemalla. 

Jatkuva muuttuminen, tarve olla tavoitettavissa 24/7 ja aivotyö tekevät työstä koko ajan kuormittavampaa, mikä vaatii asiantuntijalta kykyä ja taitoja säädellä omaa työkuormaansa.

Vuoden 2020 trendinä jatkuu siis edelleen työ-elämä-tasapainon tavoittelu: minkälaisella työmäärällä on mahdollista päästä liiketoiminnallisiin tavoitteisiin niin, että intoa ja jaksamista on jäljellä vielä seuraavillekin vuosikymmenille?

5 Syytä, miksi digitaalinen delegointi parantaa tuottavuuttasi

 

Tuottavuus on jokaisen konsultin elämän suola. Kun teet sitä, mitä rakastat, pääset todennäköisemmin flow-tilaan, jossa ajantaju häviää, kaikki tuntuu hyvältä ja stressistä ei ole tietoakaan. Mutta minkä vuoksi et ole kuitenkaan aina parhaimmillasi ja tuottavimmillasi?

Keskeyttävätkö kiireelliset tehtävät sinut koko ajan ja estävät sinua syventymästä käsillä olevaan työhön? Silloin, kun työtä on yksinkertaisesti liikaa yhden ihmisen harteille, ollaan vaarallisilla vesillä.

Työt alkavat kasaantua, to do -listasi kasvaa nopeammin, kuin se ehtii pienentyä, alat multitaskaamaan ja olet ärtynyt, et hoida asioita loppuun ja teet kaikki asiakkaasi tyytymättömiksi.

Entä jos kukaan asiakas ei enää palaa luoksesi ja pahimmillaan he kertovat huonon kokemuksensa eteenpäin? Puhumattakaan siitä, kuinka tämä kaikki vaikuttaa sinun ihmissuhteisiisi ja omaan hyvinvointiisi.

Tuntuuko sinusta, että hukut työhösi ja olet alkanut harkita lisäavun palkkaamista? Tässä artikkelissa saat selville 5 syytä, miksi virtuaaliassistentti parantaa tuottavuuttasi [sekä voisitko tuplata tuottavan työsi määrän hänen avullaan].

Tuottavuus = Tulokset

Faktahan on se, että mitä tuottavammin työsi hoidat, sitä parempi tulos näkyy viivan alla. Ja eikö tavoitteena olekin saada mahdollisimman paljon aikaan mahdollisimman lyhyessä ajassa? Jo Pareton periaatteen mukaisestikin sinun kannattaa keskittyä niihin hommiin, joihin käyttämällä aikaa 20% saat 80% tuloksista. Siitä on tuottavuudessa pohjimmiltaan kyse!

Silloin, kun olet tuottavimmillasi, sinulla on koko ajan hyvä hallinnan tunne ja stressi pysyy kurissa. Asiakkaasi rakastavat sinua ja hehkuttavat palveluasi sosiaalisessa mediassa, kun kerta toisensa jälkeen pysyt deadlineissa ja pystyt tarjoamaan kaupan päälle aivan timanttista palvelua. Samalla teet järkyttävän kovaa tulosta ilman, että sinusta edes tuntuu, että tekisit töitä!

Miltä tuntuisi elää ilman jatkuvaa kiirettä ja kaaosta ja loistaa kaikessa siinä, mitä teet? Seuraavaksi kerron sinulle viisi syytä, miksi virtuaaliassistentti auttaa sinua olemaan tuottavampi ja saavuttamaan kaiken tämän!

5 Syytä, miksi digitaalinen delegointi lisää tuottavuuttasi


#1 Sinulle vapautuu aikaa tehdä sitä työtä, joka näkyy eniten viivan alla

Suurin syy sille, että et ole tuottavimmillasi on se, että sinulla ei ole aikaa tehdä sitä työtä, joka näkyy kaikista eniten viivan alla. Mikäli rutiininomaiset työt keskeyttävät aina tuottavan työn tekemisen, voisi lisäavun hankkiminen olla paikallaan.

Silloin, kun käytät 50% potentiaalistasi saat 50% tuloksia. Kun käytät 100% potentiaaliasi myös tuloksesi ovat  parhaita mahdollisia!

Onko rutiininomaisten töiden tekeminen oikeasti sitä, mihin haluat potentiaaliasi käyttää? Entä jos delegoisit kaikki sellaiset työt, joita et halua tai sinun ei kannata tehdä, ja alkaisit saada sellaisia tuloksia, joita täydellä potentiaalilla saavuttaisit? Osaava virtuaaliassistenttisi hoitaa puolestasi kaikki ne tehtävät, jotka estävät sinua hyödyntämästä koko potentiaaliasi – ja saavuttamasta kaikista parhaita tuloksia.


#2 Vihdoin joku hoitaa puolestasi ne työt, jotka jäävät aina tekemättä

Tutkimuksien mukaan asiantuntijoista 67% tekee liian montaa päällekkäistä työtehtävää ja jopa 50% ei koe tekevänsä työtään niin hyvin, kuin haluaisi. Mikä on siis tällä hetkellä sinun suurin kompastuskivesi?

Jääkö tuottavuutesi puolitiehen vain siksi, että sinulla jää aina ne samat hommat tekemättä? Jäikö sinulta esimerkiksi kauppa taas klousaamatta, koska et yksinkertaisesti ehtinyt kaiken kiireen keskellä kirjoittamaan tylsää ja aikaa vievää tarjousta?

Kylmä fakta on kuitenkin se, että asiakkaasi siirtyvät välittömästi kilpailijalle, jos hommat eivät tule hoidetuksi – varsinkaan riittävän nopeasti! Vapauta siis itsellesi aikaa delegoimalla virtuaaliassistentillesi kaikki ne kiireelliset tehtävät, jotka aina keskeyttävät sinut sekä ne työt, jotka jäävät yksinkertaisesti tekemättä. Tuottavuus nousee dramaattisesti jo siitä syystä, että hommat tulee yksinkertaisesti hoidetuksi!


#3 Assistenttisi tuntee prosessit yhtä hyvin, kuin omat taskunsa

Onko sinulla vaikeuksia aloittaa jokin tärkeä ja kiireellinen homma vain, koska et ole ihan varma, mistä pitäisi aloittaa? Tai tuntuuko aloittaminen vain hankalalta, koska mielessä pyörii tuhat ja sata muutakin asiaa, jotka pitäisi saada hoidetuksi – ja pian?

Loppujen lopuksi jokainen hoidettava homma on oma prosessinsa: mitä pienemmiksi askeleiksi osaat nuo tehtävät pilkkoa, sitä tehokkaammin työsi hoidat ja sitä tuottavampi olet. Esimerkiksi yhden blogiartikkelin tekeminen saattaa kuulostaa yksinkertaiselta hommalta, mutta sekin koostuu oikeastaan useasta eri askeleesta.

Tuottavuutesi kasvaa roimasti jo sillä, että teet vain kaikista rutiininomaisista hommista omat selkeät prosessinsa.

No time? No problem! Assistentillasi on käytössään prosessityökalu, jonka avulla hän saa tehtyä useat rutiininomaiset hommat jopa tuottavammin kuin sinä itse tai perinteinen työntekijä! Virtuaaliassistenttisi tehtävät ovat hänen omaa ydinosaamistaan ja yksinkertaiset prosessit tekevät hänen työskentelystään todella tehokasta.


#4 Virtuaaliassistenttisi on tuottavampi, kuin sinä itse

Loppujen lopuksi tuottavuudellakaan ei ole väliä, jos tulosta ei synny. Laskutettava työ on se, mikä näkyy välittömästi viivan alla. Kaikista isoin hälytyskello pitäisi soida silloin, kun sinulla ei ole edes aikaa tehdä tarjousta uuden asiakkaan hankkimiseksi tai jos sinulla ei ole aikaa hoitaa asiakkuuksiasi riittävän hyvin.

Suhteellisen edun mukaan kahden osapuolen kannattaa molempien keskittyä omaan ydinosaamiseensa, vaikka kaiken tekeminen itse olisi halvempaa.

Laskutettavasta työstä saat kuitenkin kaikista eniten tuottoa, josta osan voi käyttää muiden tehtävien ulkoistamiseen. Aika on rahaa, joten miksi käyttää aikaa asioihin, jotka eivät tuo maksimaalista hyötyä? Sen sijaan, että pähkäilet rutiininomaisten tehtävien parissa, voit käyttää aikasi siihen, mikä tuo eniten rahaa yrityksellesi.

Jos siis joku saa hommat hoidetuksi edullisemmin, kuin mitä saisit laskutettavasta tunnista, niin eikö sellaiset hommat kannattaisi delegoida? Kuvittele, miltä tuntuisi, kun sinulle vapautuisi yhtäkkiä aikaa taas ideointiin ja suunnitteluun sekä kaikelle sille, mitä teet kaikista mieluiten.


#5 Pystyt keskittymään paremmin, kun mielessäsi ei pyöri tuhat ja sata asiaa

Tiedätkö sen tunteen kun uppoudut tehtävään niin syvällisesti, että muu maailma unohtuu täysin ja ajantaju häviää. Muistatko vielä kun keskittymisesi oli ennätyksellisen optimaalisella tasolla, huomasit puuhastelleesi tämän asian parissa monia tunteja ja lopulta koit ennennäkemätöntä mielihyvää aikaansaannoksestasi? Kyllä, kyse on kuuluisasta flow-tilasta!

Ja kuuluisa se ei ole ihan syyttä: tuottavuuden lisäksi, flow-tilassa opit nopeammin, olet luovempi ja kykenet ratkaisemaan monimutkaisempia ongelmia. Flown saavuttamista saattavat kuitenkin häiritä monet tekijät, ja niistä yksi pahimmista on erilaiset keskeytykset.

Jos työpäivissäsi on paljon aikaa vieviä ja rutiininomaisia tehtäviä, jotka estävät sinua saavuttamasta tuottavinta flow-tilaa, voisi virtuaaliassistentti palvelu olla sinulle juuri oikea ratkaisu. Delegoimalla rutiininomaisia ja toistuvia prosesseja saat helposti lisättyä kustannustehokuutta, tuottavuutta sekä tehostettua ajanhallintaa ja pääset itse keskittymään siihen mikä on tärkeintä.

On siis sanomattakin selvää, että tuottavuus on se juttu, mihin niitä paukkuja kannattaa käyttää. Ja joskus enemmän on vaan enemmän.

Tarvitset sitten sisällöntuottajaa, taloushallinnon asiantuntijaa tai myynnin tukea, niin meiltä saat kaikki ja vielä saman katon alta. Monen eri ammattilaisen palkkaaminen on vaivalloista ja riskialtista, ja et välttämättä edes tarvitse kaikkia kokoaikaisesti tai edes puolipäiväisesti. Kannattavinta on maksaa vain tehokkaista työtunneista.

Virtuaaliassistenttipalvelulla saat käyttöösi monta osaamista, mutta maksat vain käytetyistä työtunneista. Lisäksi sinun ei tarvitse huolehtia työnantajan velvoitteista eikä stressata siitä, riittääkö työtä varmasti kaikille koko aikaa. Kätevää, eikö?

Lue lisää, mitä kaikkea voit delegoida? >>>

Delegoi Tehokkaammin Ja Ansaitse Enemmän

Oletko henkilö, jonka tavoitteena on edistyä mahdollisimman hyvin liiketoiminnassa ja tehdä jopa muutama euro voittoa siinä sivussa? Siinä tapauksessa olet mahdollisesti pohtinut erilaisia keinoja siihen, kuinka voisit maksimoida ajankäyttösi ja tuottavuutesi.

Onko mielestäsi haastavaa päästää omista työtehtävistäsi irti ja delegoida niitä toisille? Yrittäjillä ja asiantuntijoilla on usein vaikeuksia delegoida työtehtäviään, sillä vastuun jakaminen toiselle henkilölle saattaa tuntua vieraalta tai jopa pelottavalta.

Delegoiminen on taitolaji.

Ulkoistamista estää usein myös se tosiasia, että ei ole tarpeeksi tietoa siitä, miten sitä tulisi tehdä. Jos delegoiminen tuntuu vain omaa tekemistä hidastavalta tukifunktiolta, ei ole mikään ihme, jos ulkoistaminen ahdistaa ja jää yksinkertaisesti tekemättä.

Kuitenkin fakta on se, että pystyäksesi saavuttamaan kaiken sen, minkä haluat niin työelämässä, kuin sen ulkopuolella, on sinusta tultava delegoimisen mestari. Iloinen uutinen on se, että delegoiminen onkin itseasiassa opeteltavissa oleva taitolaji. On olemassa useita tapoja muuttaa oma työskentely tuottavammaksi tehokkaan ulkoistamisen ja delegoimisen kautta.

Tämän artikkelin jälkeen tiedät, kuinka voit parhaimmillaan tuplata tuloksesi (ja hyvinvointisi) opettelemalla delegoimaan tehokkaasti.

Miksi delegoiminen on niin kannattavaa?


Tiesitkö, että tehokas delegointi on avain maksimaaliseen tuottavuuteen ja sen avulla voi tienata selvästi enemmän rahaa?
 Asiantuntijat sortuvat liian usein #supersankarisyndroomaan, jossa kuvittelee olevansa tehokkaimmillan, kun tekee kaiken itse.

Teetkö taas töitä, joita sinun ei kuuluisi tehdä? 3 keinoa kuinka ratkaista tilanne >>>

Yrityksen kasvumahdollisuudet ja halu kasvattaa liiketoimintaa ovat yleensä olemassa, mutta usein tarvittavat resurssit sen toteuttamiseksi puuttuvat.

Mutta entä jos et tekisikään ihan kaikkea itse, vaan keskittyisit pelkästään ydintoimintoihisi? Miten tämä voisikaan vaikuttaa liiketoimintaasi?

Jos siis käytät viikkotasolla rutiininomaisiin tehtäviinkuten myyntiraporttien luomiseen, asiakasrekisterin ylläpitoon, liidien kontaktoimiseen, laskutukseen tai sähköpostien vastaamiseen vaikkapa 5 tuntia viikossa, niin kuinka paljon enemmän tienaisit, jos ulkoistaisit kaikki tai edes osan näistä tehtävistä käyttämällä etäassistenttipalvelua?

Otetaanpa esimerkki:

Jos esimerkiksi laskutat 150€ tunnilta ja ulkoistat rutiininomaisia tehtäviä Smoothlyn virtuaaliassistenttipalvelun avulla hintaan 40€/tunti ja käytät kaiken tämän vapautuneen ajan laskutettavaan työhön, niin tienaat jokaiselta tunnilta 110€ enemmän, kuin tehdessäsi kaiken itse.

Ulkoistaessasi esimerkiksi 5h viikossa virtuaaliassistentille, jotta voisit tehdä 5 tuntia enemmän laskutettavaa työtä, tienaat 550€ enemmän joka viikko! Miltä siis kuulostaisi 36% palkankorotus?

Tienaamisen lisäksi, voit sijoittaa vapautunutta aikaa esimerkiksi ydinliiketoiminnan kehittämiseen ja kasvumahdollisuuksien parantamiseen. Yrityksen kasvumahdollisuudet ja halu kasvattaa liiketoimintaa ovat yleensä olemassa, mutta usein tarvittavat resurssit sen toteuttamiseksi puuttuvat.

Delegoi oikeita tehtäviä (oikealla tavalla) = optimoi tehokkuutesi


Tehokkaan ulkoistamisprosessin edellytys on oikeanlaisten tehtävien delegoiminen. 
Sinun kannattaa ulkoistaa kaikki sellaiset tehtävät, jotka eivät ole kustannustehokkaita silloin, jos tekisit ne itse: rutiininomaiset tehtävät, aikaa vievät prosessit sekä tehtävät, jotka toinen henkilö pystyisi tekemään nopeammin tai paremmin, ovat hyviä esimerkkejä erinomaisista delegoitavista tehtävistä.

Laskutettava työ on se, josta tilinauhasi suuruus määräytyy. Aika on rahaa, joten miksi käyttää aikaa asioihin, jotka eivät tuo maksimaalista hyötyä? Sen sijaan, että pähkäilet rutiininomaisten tehtävien parissa, voit käyttää aikasi siihen, mikä tuo eniten rahaa yrityksellesi.

Työtehtävien delegointi – Mitä kaikkea voit delegoida? >>>

Kuinka sitten delegoida tehokkaasti? Ulkoistamisprosessin aikana on hyvä ottaa muutama seikka huomioon, jotta tehtävien suorittaminen sujuu mutkitta ja kustannustehokkaasti.

1.Täydellinen match

On erittäin tärkeää, että ulkoistettavaan tehtävään valitaan oikea henkilö, sillä yksi suurimmista aikasyöpöistä on työtehtävien delegoiminen väärälle henkilölle. Jos taloushallintoon erikoistunut numeronpyörittäjä alkaa väsäämään blogiartikkelia, ei lopputulos ole varmastikaan yhtä tehokas, kuin markkinointiin erikoistuneen superstaran käsissä?

2. Selkeä kommunikointi ja tehtävänanto

Delegoimisessa ohjeiden antaminen suoritettavaa tehtävää varten on se, mikä ratkaisee kaiken. Vaikka työtehtävä saattaa vaikuttaa sinulle itsestäänselvyydeltä, on hyvä käydä tehtävä kattavasti läpi välttyäksesi turhilta väärinkäsityksiltä. Jotta tehtävänanto sujuu mutkitta, tulisi työntekijän osata kysyä juuri oikeat kysymykset ja delegoijan sanoa juuri oikeat asiat. (Ja siksi meidän assistentit käyttävätkin tehokasta kysymyspatteristoa apunaan.)

3. Deadline

Deadline on sekä delegoijaa että tehtävän suorittajaa varten. Molemmilla on oltava yhteisymmärrys siitä, että tehtävä on mahdollista suorittaa toivotussa ajassa sekä suunnitelma siltä varalta, jos tuohon aikatauluun ei päästäkään. On suositeltavaa antaa tehtäville selkeät aikataulut, jotta tehtävän suorittaja osaa suunnitella ajankäyttöään ja saa tehtävän valmiiksi vaaditussa ajassa.

4. Tehokas kommunikointi

Kommunikointi on avain menestykseen myös delegoimisessa. Kun ilmapiiri on hyvä, on tehtävän suorittajan helpompi sanoa suoraan, jos hän ei ole esimerkiksi ymmärtänyt tehtävänantoa kunnolla. Suurin osa väärinkäsityksistä ja konflikteista voitaisiin ennaltaehkäistä (tai ratkaista) viestinnällisten taitojen avulla.

5. Muista antaa palautetta (ja ottaa sitä vastaan!)

Hyvin tehdystä työstä on aina hyvä antaa palautetta. Kuitenkin yhteistyön sujuminen vaatii aina alkuun hieman aikaa, joten avoin palautteiden vaihtaminen puolin ja toisin edistää delegoimisprosessia todella tehokkaasti.


Kenelle kannattaa delegoida? Moderni delegointipalvelu VS perinteinen työntekijä

Miksi valita digitaalinen delegointipalvelu työntekijän palkkaamisen sijaan? Syitä on monia, mutta tässä muutama:

1. Maksat delgointipalvelulla vain tehdystä työstä – sen sijaan, että maksaisit kahvitauoista sekä niistä hetkistä, kun sinulla ei ole antaa mitään uutta tehtävää.

2. Voit vain istua alas ja ottaa rennosti, sillä Smoothly hoitaa koko rekrytointiprosessin puolestasi. Sinun tarvitse pelätä virherekrytoinnin mahdollisuutta tai käyttää kallisarvoista aikaasi työnhakuilmoitusten laatimiseen tai työntekijän haastattelemiseen sekä perehdyttämiseen.

3. Sitoudut vain kuukausitasolla. Mikään ei ole ärsyttävämpää, kuin yrittää päästä tarpeettomaksi osoittautuneesta työntekijästä eroon.

4. Hoidamme kaikki työntekijään liittyvät kustannukset puolestasi. Sinun ei tarvitse huolehtia lomista, vakuutusmaksuista, työterveydestä tai sairauspoissaolosta.

5. Saat käyttöösi usean ihmisen osaamisen yhden työntekijän ammattitaidon sijaan. Vaikka se kuulostaakin liian hyvältä ollakseen totta!

5 Syytä, miksi virtuaaliassistentti parantaa tuottavuuttasi >>>

Kaipaatko osaavaa etätyöntekijää hoitamaan markkinointisi, jotta sinulle vapautuu aikaa ydinosaamisesi hoitamiseen? Etätyöntekijäsi hallitsevat timanttisen sisällöntuotannon juuri oikeisiin kanaviin, juuri oikeaan aikaan ja voit olla varma, että yrityksesi markkinoinnin prosessit sujuvat huolettomasti. Aloita delegointi valitsemalla ne tehtävät, joita et halua tai sinun ei kuulu tehdä👇🏼

Miten tehostaa työpäivää etätyöntekijän avulla?

“Jos sen voi tehdä kuudessa tunnissa, miksi käyttää enempää aikaa?”

-VapaMedia

Aika itsessään ei tuota yritysmaailmassa arvoa. Se, mitä sillä tehdään, luo tuloksia.

Viimeisen parin vuoden aikana työn tehokkuuteen liittyvä keskustelu on pyörinyt hyvin paljon juuri ajankäytön ympärillä: voiko työpäivää oikeasti tehostaa pelkästään työaikaa lyhentämällä?

Microsoft lyhensi työviikon nelipäiväiseksi testimielessä tavoitellessaan voimakkaampaa tehokkuutta. Kokeilun tuloksena tuottavuus kasvoi 40 prosenttia ja myös työntekijöiden hyvinvointi kehittyi merkittävästi. Nyt suomalainen Vapa Media kokeilee tismalleen samaa.

Mistä on oikein kysymys?

Kirjoitimmekin aikaisemmin työn murroksesta ja siitä, kuinka työn tekeminen tulee muuttumaan merkittävästi vuonna 2020.  Työn tekemisen tavat ja tarvittavat uudet työelämätaidot kehittyvät nopeammin kuin koskaan, mutta jostain syystä käsitys työajasta junnaa edelleen sitkeästi paikallaan.

Työpäivän lyhentämiseen ja ajankäytön tehostamiseen liittyy myös voimakkaasti ajatus siitä, että pelkkä tuottava työ ei enää riitä vuonna 2020. Työn tekemisen pitää myös tuntua hyvältä, ja sen lisäksi aikaa (ja voimavaroja) tulisi riittää myös elämän muille osa-alueille.

On ymmärrettävää, että kuuden tunnin työpäivään siirtyminen voi tuntua liian hurjalta askeleelta otettavaksi, mutta se ei silti tarkoita, etteikö mitään olisi tehtävissä.

Seuraavaksi kerromme sinulle, kuinka voit lähteä tehostamaan työpäivää etätyöntekijän avulla, ja ehkä jopa huomaamatta siirtyä kohti sitä kuuluisaa kuuden tunnin työpäivää💡

Tee sitä, minkä vain sinä osaat + ulkoista kaikki muu = kestävä liiketoiminnan kasvu

Mitä jos kaikki keskittyisivät vain siihen työhön, missä ovat parhaimmillaan? Mitä jos kaikki tekisivät vain sitä työtä, mikä innostaa ja antaa energiaa? Miltä maailma silloin näyttäisi?

Emme ehkä osaa täysin sanoa, miltä koko maailma näyttäisi, mutta ainakin työn tekeminen näyttäisi erilaiselta. Kun hyödynnät luontaisia vahvuuksiasi sekä teet työtä, mikä aidosti innostaa, olet luovempi ja tehokkaampi – jolloin myös  työn tekeminen on nautinnollista ja merkityksellisempää.

Toisaalta on hyvä tiedostaa, että myös hyvältä tuntuva tila on stressiä keholle, mistä tulee palautua. Siinä mielessä ajankäyttö liittyy aika merkittävästikin työn tuottavuuteen. Väsyneenä ja jatkuvassa kiireessä on vaikea pitää kaikki langat käsissä sekä ajatus kasassa.

Mikäli siis kaikki illat ja viikonloput kuluvat sinulla siihen, että organisoit aikatauluasi, päivität somea vasemmalla kädellä tai vastailet sähköpostiviesteihin, joihin kuka vain pystyy vastaamaan, voisi työn tekeminen olla kohdallasi tehokkaampaa etätyöntekijän avulla.

Kun jatkuva kiire loppuu (tai ainakin helpottuu) on strategisten tavoitteiden kannalta merkityksellisiin projekteihin helpompi keskittyä, jolloin alat huomata myös saavasi enemmän aikaiseksi.

Joskus myös pelkkä tieto siitä, että sinulla on mahdollisuus saada apua nopeallakin varoitusajalla, antaa mielenrauhaa ja auttaa näin pitämään fokuksen oikeissa asioissa.

Me Smoothlylla haluamme auttaa asiantuntijoita vapauttamaan itsellensä aikaa ydinosaamiseensa, jotta työ tuntuisi merkityksellisemmältä & inspiroisi enemmän. #betterdaysatwork

Jos sinusta tuntuu, että haluaisit ehkä vähentää osan työkuormastasi pois ja katsoa, voisitko tehostaa työpäivääsi sen avulla, niin jatka lukemista👇🏼



Palvelun Aloittaminen Askel Askeleelta

Vaihe #1:

Mieti, mitä tehtäviä voisit delegoida (aka mistä tehtävistä haluaisit päästä eroon)

Yhteistyö lähtee liikkeelle siitä, että kartoitat tämän lomakkeen avulla alustavasti ne tehtävät, joita haluaisit delegoida. Tämän jälkeen asiantuntijamme ovat sinuun yhteydessä ASAP, jotta saatte sovittua yhteisen etäpalaverin, missä sinulle kerrotaan askel askeleelta, kuinka delegoida ja käyttää Smoothlyn digitaalista palvelua.

Mikäli olet tämänkin jälkeen sitä mieltä, että palvelu voisi olla juuri sinulle sopiva fitti, siirryt vaiheeseen kaksi👇🏼

Vaihe #2:

Yhdistämme sinulle tarpeitasi vastaavan etätyöntekijän tai etätyöntekijätiimin (vuorokauden!!) sisällä.

Tässä kohtaa voit vain istua alas ja ottaa rennosti, sillä me hoidamme koko rekrytointiprosessin puolestasi. Matchaamme juuri sinun tarpeitasi vastaavan etätyöntekijän vuorokauden sisällä, jotta pääset aloittamaan palvelun (lähes) heti.

Tässä kohtaa Account Managerisi sopii kanssasi kalenteriajan 1 tunnin mittaiseen maksuttomaan kick-off aloituspalaveriin, joka toteutetaan videopalaverina silloin, kun sinulle se parhaiten sopii.

No mitä kaikkea tuohon tunnin mittaiseen kick-off aloituspalaveriin sisältyy?👇🏼

Vaihe #3:

Palvelun aloittaminen maksuttomassa kick-off videopalaverissa etätyöntekijäsi ja Smoothlyn Account Managerin kanssa.

Kun kaikki pakolliset paperiasiat on hoidettu, palvelu starttaa ihan virallisesti: pääset tapaamaan tulevan etätyöntekijäsi yhdessä Account Managerisi kanssa videon välityksellä.

Aloituspalaverissa käydään yhdessä läpi delegoitava työnkuva sekä tarpeelliset järjestelmät ja työkalut tehtävien suorittamiseen. Eli suomeksi sanottuna kaikki ne asiat, joita tarvitaan toimivan yhteistyön rakentamiseksi.

Tämän palaverin jälkeen sinulla pitäisi olla selkeä kuva siitä, kuinka viestit etätyöntekijäsi kanssa ja miten hän lähtee suorittamaan ensimmäistä tehtäväänsä. 

Vaihe #4:

Just delegate it! (lue: vapauta itsellesi aikaa ja lisäenergiaa delegoimalla säännöllisesti tehtäviä etätyöntekijällesi)

Palvelu lähtee hyvin luonnollisesti ja omalla painollaan liikkeelle yhteisen aloituspalaverin jälkeen. Tärkeintä on, että lähdet liikkeelle vain jostain: kun huomaat etätyöntekijäsi osaavan hommat paremmin, kuin ehkä osasit odottaa, voit alkaa pikkuhiljaa delegoimaan enemmän ja enemmän.

Ja muista, et ole palvelun kanssa todellakaan yksin! Account Managerisi on tukenasi aina, kun tarvitset apua. Lisäksi hän auttaa mielellään edistämään ja tehostamaan palvelun käyttöäsi.

Vieläkö joku mietityttää palveluun liittyen? Lue lisää Smoothlyn FAQ 👉🏼

Multitasking Tuhoaa Työtehosi – Miksi Teemme Sitä (ja Kuinka Korjata Tilanne)

Tiesitkö, että multitasking vaikuttaa negatiivisesti mm. lyhytkestoiseen muistiin, luovuuteen sekä sen käyttäminen ajanhallinnan työkaluna saattaa johtaa jopa lisääntyneeseen ahdistuneisuuteen?

Me voisimme päättää olla katsomatta sähköpostia joka kolmas minuutti ja laittaa notifikaatiot pois päältä älylaitteista keskittyäksemme paremmin siihen, mitä olemme sillä hetkellä tekemässä. Jostain syystä emme kuitenkaan pysty siihen, vaan taiteilemme samanaikaisesti monien tehtävien kanssa. Miksi siis käyttäydymme näin ja miksi multitasking vaikuttaa olevan niin koukuttavaa?

Tässä artikkelissa sinulle selviää:

  • Mistä paljon puhutussa multitaskingissa on kyse
  • Miksi ajaudumme käyttämään sitä ajanhallinnan metodina
  • Tulisiko sitä oikeasti välttää vai ei


Multitasking on haitallista aivotoiminnallesi


Multitasking tarkoittaa kahden tai useamman tehtävän suorittamista samanaikaisesti. Se voi myös tarkoittaa tehtävästä toiseen hyppelemistä tai usean tehtävän peräkkäistä tekemistä lyhyessä ajassa. Kun aivot yrittävät tehdä kahta asiaa samaan aikaan, se jakaa puolet aivojen harmaasta alueesta kullekin tehtävälle. Monien tehtävien samanaikainen tekeminen muuttaa siis aivojesi toimintaa!

Kun keskityt tiettyyn tehtävään, se aktivoi osan aivojesi motivaatiojärjestelmästä. National Academy of Sciences:n tekemän tutkimuksen mukaan, ihmiset jotka luokiteltiin ”raskaan sarjan multitaskereiksi” suoriutuivat huomattavasti huonommin yksinkertaisistakin muistitehtävistä. Tutkimuksessa havaittiin myös, että tehtävästä toiseen siirtyminen oli huomattavasti hitaampaa tällä ryhmällä.

Keskittyessäsi yhteen tehtävään, aivojen etuotsalohkon vasen sekä oikea puoli toimivat yhdessä. Toisaalta taas tehdessäsi useita tehtäviä samanaikaisesti, nämä puolet yrittävät työskennellä itsenäisesti. Vaikka tuntuisi siis siltä, että pystyt tekemään kahta asiaa samanaikaisesti, todellisuudessa ajatustoimintasi hyppelehtii etuotsalohkon vasemman ja oikean puolen välillä. Vaikka tämä yksittäinen ”hyppy” kestää vain murto-osan sekunnista, niin pitkässä juoksussa multitasking vie jopa 40% enemmän aikaa, kuin yhden tehtävän kerralla loppuun asti suorittaminen. Todellisuudessa siis joka kerta, kun multitaskaat, heität vain arvokasta aikaa (rahaa) hukkaan.

ACTION STEP #1 : Aikatauluta työntekoasi ja jaa päivän tehtävät selkeisiin lohkoihin.

  • Tehosta ajanhallintaasi keskittymällä yhteen asiaan kerrallaan. Tee etukäteen suunnitelma, kuinka paljon aikaa haluat käyttää valittuihin tehtäviin, ja aikatauluta työntekoasi.
  • Jaa päivän tehtävät eri tunneille. Muista jättää kalenteriin tilaa myös kiireellisille asioille, joita saattaa ilmaantua äkillisesti. Voit kokeilla esimerkiksi puolen tunnin tai tunnin lohkoja, riippuen siitä, mikä sopii työn luonteeseesi parhaiten.


Ajatteletko jotain aivan muuta, kuin mitä olet parhaillaan tekemässä?


Harvardissa tehdyn tutkimuksen mukaan 47% ihmisistä ajattelee heidän hereilläoloajastaan aivan jotain muuta, kuin mitä he ovat sillä hetkellä tekemässä. Ajatusten hallitsematonta vaeltamista esiintyy yleensä rutiininomaisissa aktiviteeteissa, joissa valppaus on vähäistä (esim. ajaminen, lukeminen, työnteko). Ajatukset lähtevät helposti sivuraiteille, jos aktiviteetti ei vaadi 100% valppautta tai jos mielessä pyörii paljon stressaavia asioita. Kuulostaako tutulta?

Kun suoritat tehtäviä armottomalla tahdilla pois to-do listaltasi (vaikkakin vain yksi tehtävä kerrallaan), niin saatat silti kärsiä multitaskingin aiheuttamista haitoista, kuten kohonneista stressileveleistä, heikentyneestä muistista, sekä keskittymiskyvyn puutteesta. 

Emme ole koneita, vaikka nyky-yhteiskunta ja työelämä lähes robottimaista käytöstä ajoittain vaatiikiin. Vaihtaessamme keskittymisen kohdetta, vie se aivoiltamme aikaa päästä mukaan. Ideoita ja perässä laahaavia ajatuksia edellisestä aiheesta esiintyy silloinkin, kun olemme jo siirtyneet seuraavaan asiaan. Jokainen kerta vaihtaessasi tehtävää, pakotat aivosi toimeenpanotoiminnot (jotka hoitavat miten, milloin ja missä järjestyksessä teet tehtäviä) käymään läpi seuraavat kaksi energiaintensiivistä prosessia:

  1. Tavoitteenvaihto. Tämän prosessin aikana päätät tehdä yhden asian toisen sijasta.
  2. Roolin aktivointi. Tässä vaiheessa aktivoit aivot edellisen tehtävän säännöistä ja kontekstista kokonaan uudenlaiseen tehtävä kokonaisuuteen.

ACTION STEP #2 : Sähköpostiviestit ovat yksi suurimmista multitaskingin aiheuttajista. Aiheutat itsellesi aina uuden keskeytyksen, jos vilkuilet ja vastailet sähköposteihin pitkin päivää.

  • Mikäli haluat olla tehokkaimmillasi, varaa tietty lohko päivästä sähköpostien läpikäyntiin, esimerkiksi puoli tuntia pari kertaa päivässä.
  • Eliminoi sisäiset häiriötekijät. Jos ajatukset harhailevat, on äärimmäisen vaikeaa saavuttaa työn tekemisessä hyvä flow. Mieltä voi rauhoittaa esimerkiksi meditoimalla tai kirjoittamalla ajatuksia paperille. Yleensä harhaileville ajatuksille on jokin syy, esimerkiksi liiallinen kiire tai stressi. Panosta stressinhallintaan, jotta saat sisäiset häiriötekijät taltutettua.


Viisinkertaista (todistetusti) työtehosi saavuttamalla flow-tila


Aivot nauttivat työtehtävien loppuun asti viemisestä. Silloin, kun saat yhden tehtävän tehtyä, aivosi rekisteröivät onnistumisen tunteen. Tämän lisäksi, yhteen asiaan keskittymällä saavutat helpommin flow-tilan. Toisaalta taas silloin, kun et saa mitään konkreettisesti valmiiksi, tunnet enemmän epäonnistumisen tunteita ja nostat stressitasojasi huomaamattasi. Jos sinulla on liian paljon asioita hoidettavana samanaikaisesti, alat kiirehtimään ja teet enemmän virheitä.

Voit keskittyä paremmin yhteen asiaan kerrallaan, kun luot uusia ajanhallintastrategioita. Flow-tilan saavuttaminen tehostaa työpanosta, parantaa työnlaatua sekä nopeuttaa aivotoimintaa, minkä ansiosta tiedonkäsittely muuttuu vaivattomammaksi. Tämä puolestaan johtaa syvempään ajatusprosessiin ja pystyt näkemään yksityiskohdat huomattavasti paremmin.

Tutkimuksen mukaan johtajat ja asiantuntijat, jotka saavuttavat flow-tilan työskennellessään, ovat viisinkertaisesti tehokkaampia kuin kollegansa. Lisätessäsi työskentelyä flow-tilassa 15-20 prosentilla, tuplaat tehokkuutesi.
 

ACTION STEP #3 : Näillä askelilla saavutat flow-tilan:

  • Eliminoi ulkoiset häiriötekijät. Flow-tila on mahdollista saavuttaa keskittymällä yhteen asiaan vähintään 10-15 minuuttia ilman mitään häiriötekijöitä.
  • Työnalla olevan tehtävän täytyy olla sopivan haastava ja kiinnostava, jotta olet täysin sitoutunut sillä hetkellä. Liian haastava tehtävä taas johtaa turhautumiseen ja stressireaktioon.
  • Työskentele itsellesi oikeaan aikaan silloin, kun olet parhaimmillasi, sillä optimaalisen tehon saavuttaminen on helpointa energisenä. Useimmille paras aika tavoitella flow-tilaa onkin aamuisin.


Optimoi ajankäyttösi ulkoistamalla rutiininomaiset prosessit


Strategisella delegointiprosessilla optimoit työpanoksesi ja vähennät monien asioiden samanaikaista suorittamista. Kuvittele, jos sinun ei tarvitsisi käyttää enää lainkaan aikaa rutiininomaisiin, tylsiin ja aikaa vieviin prosesseihin, jotka aina keskeyttävät sinut siltä työltä, joka näkyy tuloksessa.Voisit käyttää kaiken sen ajan oikeasti sinulle arvokkaaseen työhön, oli se sitten yritystoimintasi kehittämistä tai laskutettavan työn määrän kasvattamista. 

Kuinka paljon aikaa käytät esimerkiksi sisällöntuotantoon, sähköposteihin vastaamiseen, tutkimus- ja selvitystyöhön, laskutuksen hallinnointiin tai muihin hallinnollisiin tehtäviin viikko- tai kuukausitasolla? Kaikista näistä tehtäväkokonaisuuksista on mahdollista ulkoistaa osa tai jopa koko prosessi osaavalle virtuaaliassistentille.

Kuuluko sinulla paljon aikaa edellä oleviin tehtäviin? Siinä tapauksessa virtuaaliassistentin palkkaamista kannattaa harkita, sillä miksi käyttää aikaa asioihin, joissa ei ole maksimaalinen tuottosuhde tai jotka eivät johda siihen tulevaisuudessa?


ACTION STEP #4: Tee lista kaikista rutiininomaisista aikaa vievistä työtehtävistä viikon ajan. Meneekö sinulla esimerkiksi päivittäin 60 minuuttia sähköposteihin vastaamiseen? 30 minuuttia liidilistojen laatimiseen ja niiden generointiin? Ja 15 minuuttia raportointiin? Listaa ne ylös, ja viikon päästä saatat yllättyä kuinka paljon aikaa olet kuluttanut kyseisiin tehtäviin.

Työtehtävien delegointi – Mitä kaikkea voit delegoida?

Työn murros ja työelämän tulevaisuus ovat olleet pinnalla jo muutaman vuoden ajan. Digitalisaatio ja teknologian kehittyminen luovat sekä uusia uhkia että myös mahdollisuuksia liiketoiminnalle samalla pakottaen yrityksiä ja organisaatioita kilpailemaan yhä rajummin sekä tehokkuudessa että nopeassa liiketoiminnan kehityksessä. Se, mikä oli vuosi sitten kustannustehokkain ratkaisu, ei ole välttämättä enää tänään: voisiko vuoden 2020 trendi olla delegointi?

“Totutun kokoaikaisen, työsuhteisen kahdeksasta neljään tehtävän työn rinnalle onkin syntynyt kirjava kattaus erilaisia työn muotoja. Joissain niistä on enemmän, joissain vähemmän perinteisen työsuhteen tunnusmerkkejä. Tämä tarkoittaa merkittäviä muutoksia niin rakenteiden, toimintatapojen ja johtamisen kannalta.” (Lähde: Työn murros Suomessa 2020)


Uudenlaista työtä tehdään myös monin eri tavoin ja organisaatiorakenteet ovat muuttuneet, mikä onkin vaikuttanut useaan työhön liittyvän alueeseen:

  • Osaamisvaatimukset ovat kasvaneet ja tarve jatkuvaan uudistumiseen on läsnä koko ajan
  • Työssä vaaditaan yhä enemmän tiedonhankintaan ja ­tulkintaan liittyviä taitoja
  • Työn luonteen takia vaaditaan kykyä ja taitoja säädellä omaa työkuormaa

Vaikka useat asiantuntjiaorganisaatiot ovat rohkeasti muovanneet kultturiaan ketterämmäksi ja kokeilevammaksi, nähdään silti työsuhde edelleen hyvin perinteiseen tapaan: työtä tehdään työsuhteessa, jossa useimmiten henkilön rooli, työtehtävät sekä näihin tarvittava osaaminen ovat varsin tarkkaan määriteltyjä.

“Työn murros tulee kuitenkin ravistelemaan ja laajentamaan tätä perinteistä käsitystä. Tulevaisuuden työlle onkin leimallista, että työtä tehdään yhä enemmän organisaation sisäisissä matriiseissa sekä ulkopuoliset rajat ylittävissä verkostoissa.” (Lähde: Työn murros Suomessa 2020)


Jatkuva muuttuminen, tarve olla tavoitettavissa 24/7 ja aivotyö tekevät työstä koko ajan kuormittavampaa, mikä vaatii asiantuntijalta kykyä ja taitoja säädellä omaa työkuormaansa.
 Työkyky on kuitenkin viime kädessä se, jolla turvataan yritysten ja organisaatioiden kilpailukyky, työurat ja yhteiskunnallinen hyvinvointi.

Miltä työn tekeminen näyttää siis teidän yrityksessä tällä hetkellä? Mikäli haluat pysyä työn murroksessa mukana myös tulevalla vuosikymmenellä (ja turvata sinun ja työntekijöidesi  jaksamisen), tämä artikkeli on sinua varten.

Lue lisää: Teetkö taas töitä, joita sinun ei kuuluisi tehdä? 3 keinoa kuinka ratkaista tilanne


3 Merkkiä siitä, että delegointi auttaa sinua ja yritystäsi 


Vaikka työn tekeminen olisikin pääosin innostavaa, (ja tykkäät siitä tunteesta, kun saat paljon aikaiseksi) niin jatkuva työn tekeminen iltaisin ja viikonloppuisin saattaa jossain kohtaa vain olla liikaa.

Silloin, kun pääset tekemään juuri niitä asioita, missä olet parhaimmillasi, kuvailet usein työskentelyäsi näin: sain aikaan paljon, olin innostunut, sain työstä energiaa, olin luova, nauroin ja hymyilin päivän aikana ja koin vapauden tunnetta.

Seuraavat merkit puolestaan paljastavat, että työkuormasi on liian suuri ja delegoimalla osan siitä pois, voit parantaa työsi mielekkyyttä ja tehokkuutta sekä turvata työkykysi tulevaisuudessakin:


1. Työpäivän aikana ja jälkeen olet usein henkisesti tai fyysisesti väsynyt

Asiantuntija ei lannistu, mutta väsyneenä, stressaantuneena ja loputtoman työkuorman alle hautautuneena hymy ei välttämättä ole aina kovin herkässä. Väsymys voi toki johtua useasta eri asiasta, ja varsinkin henkisen väsymyksen tunnusmerkit ovat haastavia huomata.

Oman työmäärän johtaminen on taitolaji, jota kuitenkin jokainen pystyy harjoittamaan. Sen lähtökohtana on, että osaat erotella työkuormastasi ne tehtävät, joilla on suurin vaikutus siihen, mitä haluat saavuttaa.Työn mielekkyyden näkökulmasta on tärkeää kirkastaa itselle, mitkä työtehtävät aidosti innostavat, antavat energiaa ja tukevat luontaisia vahvuuksiasi. Hyvä merkki siitä, että joku muu voisi hoitaa työtehtäväsi paremmin on se, että sen tekeminen tuntuu sinulle pakkopullalta tai jopa vastenmieliseltä.

2. Sunnuntai-iltaisin sinua ahdistaa ajatus maanantai-aamusta

Kiire, liian suuri muistettavien asioiden määrä ja huoli siitä, että saako kaiken tehdyksi ajallaan lisäävät työn henkistä kuormittavuutta. Mikäli sunnuntai-iltana ajatus työviikon alkamisesta ahdistaa tai stressaa, saattaa se olla merkki siitä, että hallinnan tunteesi on alkanut pettää.

Tuntuuko sinusta, että nykyisillä henkilöstöresursseilla ei ole mahdollista päästä liiketoiminnalisiin tavoitteisiin (omaa hyvinvointia unohtamatta)?

Silloin sellaisten tehtävien, joita et halua tai sinun ei kuuluisi tehdä, delegoiminen voisi olla se juttu.

3. Koet yhä harvemmin flow-tilaa työskennellessäsi

Flow-tila on hyvä merkki siitä, että saat tehdä työtäsi levänneenä, rauhassa ja keskeytyksettä. Flown saavuttamista saattavat häiritä monet sisäiset ja ulkoiset tekijät. Esimerkiksi riittämätön työn johtaminen, epäinspiroivat työtehtävät ja kiire harvoin johtavat mielekkääseen ajatusprosessiin.

Milloin olet viimeksi ollut flow-tilassa? Onko fokus ollut viime aikoina kadoksissa vai onko työ esimerkiksi kiireen tai stressin takia tuntunut viime aikoina pakkopullalta?

Mikäli työtä on liikaa yhden ihmisen hoidettavaksi, voi pieni lisäapu olla paikallaan. Pyri siis järjestämään työtehtäväsi niin, että voit tehdä suurimman osan ajasta mahdollisimman inspiroivia projekteja, sillä silloin olet tehokkaimmillasi. Delegointi on erinomainen työkalu sinulle, mikäli haluat kokea enemmän innostusta ja aikaansaamisen tunnetta työpäivän aikana.


Jos tunnistit itsesi yhdestäkin näistä kohdista, niin jatka lukemista👇🏼


Mitä kaikkea voit (ja sinun kannattaa) delegoida?


Delegointi voi tuntua ajatustasolla haastavalta, mikäli kärsit #supersankarisyndroomasta. Muutoksen tekeminen voi tuntua aina alkuun työläältä tai jopa pelottavalta, mutta kun muistutat itseäsi delegoinnin hyödyistä pitkällä tähtäimellä, niin se motivoi aloittamaan! 

Minkälaisia tehtäviä voit (ja kannattaa) delegoida?

  • tehtäviä, joita joku muu voisi tehdä paremmin, nopeammin tai halvemmalla
  • tehtäviä, joiden tekemisestä et nauti tai jotka tuntuu sinusta pakkopullalta
  • sinulle ajautuneet tehtävät, jotka eivät vastaa työnkuvaasi
  • kiireiset tai rutiininomaiset tehtävät, jotka keskeyttävät työntekoasi

Haluaisitko siis konkreettisia esimerkkejä kaikista niistä tehtävistä, joita voisit delegoida eteenpäin?

Kokosimme yhteen kaikkia niitä rutiini- ja tukitehtäviä, joita ulkoistamalla asiakkaamme ovat saaneet työpäiviinsä lisää aikaa, energiaa ja mielekkyyttä. Mihin alla olevista sinulla menee liikaa aikaa, tai joita et ehdi tehdä (riittävän hyvin)?

Lue, kuinka Neuvoa Advisors saavutti merkittävää hyötyä ulkoistamalla aikaa vievät markkinointikampanjat luotettavalle assistenttipalvelulle.

Sähköposti ja kalenterin hallinnointi:

  • Sähköpostien organisointi päivittäin
  • Sähköposteihin vastaaminen ja ohjaaminen
  • Kalenterikutsujen laatiminen ja tapaamisaikojen sopiminen

Asiakaspalvelu:

  • Asiakaspalvelutikettien laatiminen
  • Asiakaspalvelutikettien koordinointi ja rutiinitikettien käsittely
  • Asiakaspuheluihin vastaaminen ja käyttötuki sähköpostilla ja chatissa
  • Myynnin tuki asiakaskontaktoinnissa

Matkojen ja tilaisuuksien organisointi:

  • Matkajärjestelyjen kilpailuttaminen, varaaminen ja organisointi kalenteriin
  • Tapahtumien ja tilaisuuksien järjestely alusta loppuun
  • Kutsujen lähettäminen ja henkilöiden kontaktointi

Taloushallinnon tukitehtävät:

  • Myynti- ja ostolaskujen tekeminen
  • Kulu- ja matkalaskujen tekeminen
  • Kuittien käsittely
  • Osti- ja myyntireskontra

Henkilöstöhallinto:

  • Hakijoiden suodattaminen, kontaktointi ja haastatteluajan sopiminen
  • Palkkamateriaalien valmistelu, lomalaskelmat
  • Työaikaseuranta ja tuntien kirjaaminen
  • Työterveyshuollon ja liikuntaetujen hoitaminen
  • Työsopimusten ja työtodistusten käsittely ja täyttäminen

Dokumentointi ja raportointi:

  • Dokumenttien puhtaaksikirjoitus ja tarkastus
  • Listojen generointi
  • Datan kerääminen ja raporttien tuottaminen
  • Myynnin tapaamisten ja memojen dokumentointi

Sosiaalinen media:

  • Sisällöntuotanto eri kanaviin
  • Postausten julkaisu ja ajastaminen
  • Kanavien hallinnointi ja seuranta

Uutiskirjeiden tekeminen:

  • Uutiskirjeiden listan generointi
  • Sisällön tuottaminen
  • Uutiskirjeiden julkaisu ja ajastaminen

Blogiartikkeleiden kirjoittaminen:

  • Blogikirjoitusten sisällöntuotanto ja tiedonhaku
  • Blogikirjoitusten puhtaaksikirjoitus raakamateriaaleista, kuten artikkeleista
  • Kuvien etsiminen
  • Blogikirjoitusten editointi, julkaisu ja ajastaminen

Presentaatioiden tekeminen:

  • Esitysten sisällön tuottaminen ja puhtaaksikirjoitus
  • Esitysten visuaalisen ilmeen laatiminen

Viimeisen parin vuoden aikana työn tehokkuuteen liittyvä keskustelu on pyörinyt hyvin paljon juuri ajankäytön ympärillä: voiko työpäivää oikeasti tehostaa pelkästään työaikaa lyhentämällä?

Kirjoitimmekin ajankohtaisen ja kattavan artikkelin siitä, kuinka voit lähteä tehostamaan työpäivää etätyöntekijän avulla (ja ehkä jopa huomaamatta siirtyä kohti sitä kuuluisaa kuuden tunnin työpäivää) 👉🏼

Toivottavasti tämä artikkeli auttoi sinua ymmärtämään paremmin, mitä kaikkea voit delegoida💡