Ajanhallinta Hukassa? 5 Askelta Tuottavampaan Työpäivään

Kiire, väsyttää, to-do lista kasvaa ja sen myötä myös stressi. Kuulostaako tutulta?

Tiesitkö, että olet todennäköisesti tehokas keskimäärin vain 3 tuntia päivässä? Tehdessäsi pitkiä päiviä tavoitteiden saavuttamiseksi, kuinka pystyt saavuttamaan ne, jos todellisuudessa heität yli puolet tehokkaasta työajasta ajasta hukkaan? Tässä postauksessa käymme läpi tutkitusti viisi parasta tapaa tuottavuuden lisäämiseen. Niiden avulla pystyt optimoimaan käytettävissä olevan työajan niin, että saat siitä maksimaalisen hyödyn irti.

Tottakai haluamme olla mahdollisimman tehokkaita, sillä miksi kuluttaa liian paljon aikaa tiettyihin prosesseihin, jos ne on mahdollista saada tehtyä nopeasti ja tehokkaasti. Aika on tärkein resurssimme, eikä siis ole ihme, että etsimme jatkuvasti uusia tapoja tehdä myös työpäivistämme tuottavampia.

Miten sinä voisit saada enemmän irti työpäivistäsi? Kokeile näitä neuvoja seuraavan kuukauden ajan ja katso miten saat tehostettua omaa tuottavuuttasi.

5 Askelta Tuottavampaan Työpäivään

1. Multitasking – Ajanhallintaa vai ajanhukkaa?

On houkuttelevaa tehdä montaa asiaa samaan aikaan (tai yrittää tehdä) ja se saatetaan jopa nähdä arvokkaana taitona, mutta kannattaako se todella? Tutkimusten mukaan ei. Psykologit ovat havainneet, että useiden asioiden samanaikainen tekeminen saattaa johtaa menetettyyn aikaan ja laskea tuottavuutta jopa 40%. Tee siis yksi asia kerrallaan loppuun ja huomaat, kuinka paljon tehokkaampi todellisuudessa olet.

Tiesitkö, että multitasking voi olla addiktoivaa ja tehdä sinut jopa tyhmemmäksi? Kun teet monia asioita samanaikaisesti, teet todennäköisemmin virheitä riittämättömän huomion ja huonon keskittymiskyvyn vuoksi. Turhat häiriöt keskeyttävät fokuksen ja tehtävien uudestaan aloittaminen voi vaatia yllättävänkin paljon ponnistelua. Tunnista mitkä tekijät vaikuttavat negatiivisesti fokukseen ja keskeyttävät työflown. Yleisimpiä häiriötekijöitä ovat esimerkiksi melu, älypuhelimet, kyvyttömyys tehdä päätöksiä, sähköposti ja epäjärjestys.


ACTION STEP #1:
 Eliminoi häiriötekijät hyvällä suunnittelulla. On hyvä idea poistaa notifikaatiot älypuhelimesta kokonaan ja laittaa se lentokonetilaan työskennellessäsi. Sano ei kaikille tekijöille, joille sinulla ei ole aikaa. Jos se ei mahdu päivääsi, niin kieltäydy. Työskentele hiljaisessa tilassa ja aikatauluta työntekoasi, niin saat paremman käsityksen siitä, kuinka paljon aikaa tietyt tehtävät vievät. Näin pidät kiinni nerokkaista ideoista paremmin ja ilman keskeytyksiä.

2. Priorisoi ajankäyttöäsi ja eliminoi aikasyöpöt

Onko sinulla kiire? Meillä kaikilla on käytettävissä sama määrä aikaa päivittäin, mutta kiire ja miten sen koet, on yksilöllistä. Priorisointi auttaa sinua suunnittelemaan päiväsi, hahmottamaan tärkeimmät tehtävät ja käyttämään enemmän aikaa oikeisiin asioihin. Priorisoiminen lievittää stressiä, lisää tuottavuutta ja auttaa sinua keskittymään paremmin. Oikein toteutettuna vapautat lisää aikaa itsellesi, vältät tehtävien tekemisen pitkittymistä ja lisäät motivaatiota, kun työprojektit etenevät odotettua nopeammin ja paremmin. Näin säästyt turhalta työltä ja saat hommat tehtyä jopa etuajassa.

Aloita priorisointi tekemällä lista kaikista tehtävistäsi ja tunnista tehtävien kiireellisyys ja tärkeys. Arvioi, kuinka paljon aikaa jokainen tehtävä vie ja muista että suunnitelmat saattavat muuttua lyhyelläkin varoitusajalla. Ole realistinen ja tunnista, pystytkö oikeasti tekemään kaiken vaaditussa ajassa.

ACTION STEP #2: Eliminoi aikasyöpöt ABCDE metodin avulla. Jaa työtehtävät seuraaviin ryhmiin:

  • A-ryhmä: tehtävät, jotka täytyy tehdä tänään ja niiden tekemättä jättämisellä on vakavia seurauksia.
  • B-ryhmä: tehtävät, jotka kannattaa tehdä tänään ja niiden tekemättä jättämisellä on lieviä seurauksia.
  • C-ryhmä: tehtävät, jotka voi tehdä tänään ja niiden tekemättä jättämisellä ei ole seurauksia.
  • D-ryhmä: tehtävät, jotka voi delegoida tai ulkoistaa muille.
  • E-ryhmä: tehtävät, jotka voi poistaa ja jättää tekemättä.

3. Delegoi tehokkaasti ja tee enemmän laskutettavaa työtä

Tuntuuko, että sinulla menee kohtuuttoman paljon aikaa rutiininomaisiin työtehtäviin, esim. sähköposteihin, laskutukseen, asiakaspalveluun tai hallinnollisiin tehtäviin? Mitä jos tehostaisit ajanhallintaasi ulkoistamalla tietyt prosessit ja pystyisit tekemään enemmän laskutettavaa työtä? Ulkoistamalla voit myös keskittyä tekemään enemmän sitä, mistä oikeasti nautit ja mistä saat eniten hyötyä irti. Joitain tehtäviä ei yksinkertaisesti kannata aina tehdä itse.

Kuvittele kuinka paljon enemmän pystyisit saavuttamaan, jos keskittyisit niihin osa-alueisiin omassa työssäsi, joissa on maksimaalinen tuottosuhde? Tehokkaan delegoimisen avulla pystyt keskittymään täysillä vaativampiin asiantuntijatehtäviin ja samalla tehostamaan toimintaasi. Onnistuneella ulkoistamisprosessilla vapautat itsellesi aikaa juuri siihen, johon sitä sillä hetkellä tarvitset.

ACTION STEP #3: Delegoi tehtävät, joita et halua, osaa tai muuten saa tehdyksi. Käyttämällä virtuaaliassistenttipalvelua sinun ei tarvitse käyttää aikaa virtuaaliassistentin kouluttamiseen tai stressata, tuleeko työt tehtyä, sillä hän hoitaa annetut tehtävät sujuvasti ja aikataulussa.

4. Take a break! Tehosta tuottavuuttasi strategisilla tauoilla

Onko sinulle käynyt koskaan niin, että ajatus on takkuillut, mutta pienen tauon jälkeen ratkaisu ongelmaan löytyikin ihan kuin itsestään? Tällaisissa tilanteissa taukojen merkitys havainnollistuu. Vaikka tekisi mieli paiskia töitä monta tuntia putkeen, niin valitettavasti aivoja ei ole suunniteltu keskittymään pitkiksi ajoiksi kerrallaan. Liian pitkäaikainen keskittyminen saattaa laittaa aivosi ylirasitustilaan, joka taas tuhoaa luovuutesi ja tarkkuutesi.

Ajatustyö tapahtuu aivojen etuotsalohkossa. Tämä aivojen etuotsalohko pitää huolen tavoitteisiin keskittymisestä, kun suoritat päämäärätietoisesti tehtävää, joka vaatii tarkkaa keskittymistä. Tämän lisäksi etuotsalohko on vastuussa loogisesta ajattelusta, päätöksenteosta, sekä palkitsevasta ja rankaisevasta suunnitelmallisesta käytöksestä. Tätä aivojen osaa kutsutaankin ”aivojen toimitusjohtajaksi”. Aika paljon vastuuta yhdelle aivojen osa-alueelle, joten muista pitää taukoja tasaisin väliajoin, ettei ajatus takkuilisi!

ACTION STEP #4: Ota 5-15 minuutin pituinen lyhyt tauko vähintään joka toinen tunti ja liiku vähän, näin pidät mielen virkeänä ja tehokkuuden optimaalisena. Tutkimusten mukaan liian pitkään paikallaan istuminen on tuottavuudelle haitallista, jopa silloin vaikka liikkuisit vapaa-ajallasi paljon. Joten ota tavaksi aina ottaa vähintään muutama askel aina silloin, kun pidät taukoa.

5. Ethän heitä elämääsi hukkaan nukkumalla?

Hyvälaatuisen unen merkitystä ei voi koskaan ylikorostaa. Ensimmäinen ja suurin este tuottavuudelle on riittämätön uni. Kun nukut huonosti, sinulla on vähemmän energiaa ja reagoit hitaammin. Tämän lisäksi huono uni vaikuttaa negatiivisesti mielialaan, luovuuteen ja kognitiivisiin kykyihin.

Monilla menestyjillä on yksi yhteinen tekijä, he heräävät aikaisin. Tiesitkö, että tutkimusten mukaan suurin osa ihmisistä on tuotteliaimmillaan kaksi tuntia heräämisestä. Heräämällä aikaisin saat luotua itsellesi voittajan mindsetin heti aamusta. Sillä on oikeasti merkitystä, miten aloitat päiväsi.

Jos aamut alkavat usein kiireellä ja kaaoksella, miten luulet sen vaikuttavan loppupäivään? Onnistuminen ruokkii onnistumista ja kun pystyt luomaan itsellesi toimivat aamurutiinit, huomaat miten saat lisättyä kontrollia muihinkin elämän osa-alueisiin.

ACTION STEP #5: Voittajan aamurutiini:

  • Aloita päiväsi liikkumalla! 10 minuutin liikuntatuokio riittää vapauttamaan GABA:a (eli gamma-aminovoihappoa) aivoissasi. Kun ajoitat liikkumisen heti aamun, parannat itsekontrollia ja energiatasoja koko päiväksi.
  • Altista itseäsi auringonvalolle heti aamusta. Näin virkistät itseäsi ja ylläpidät optimaalista vuorokausirytmiä luonnollisesti.
  • Älä koske älylaitteisiin ennen aamiaista. Aamun ensimmäiset hetket kannattaa pyhittää täysin itselle ja aloittaa päivä tehden jotain sellaista, joka virittää sinut rauhalliseen ja positiiviseen tilaan.
  • Pidä unirytmi ja unen määrä säännöllisenä, myös viikonloppuisin. Säännöllinen unirytmi parantaa unen laatua huomattavasti. Muutaman viikon päästä aloituksesta et välttämättä tarvitse enää herätyskelloa ollenkaan!
  • Nukkumaan kannattaa mennä kello 20.00-24.00 välillä, sillä tähän aikaan keho pystyy ottamaan parhaiten hyötyä eri unen vaiheista. Voimakkain unen jakso ajoittuu kello 02.00-04.00 välille, joten silloin viimeistään kannattaa olla unten mailla!

Miten tehostaa työpäivää etätyöntekijän avulla?

“Jos sen voi tehdä kuudessa tunnissa, miksi käyttää enempää aikaa?”

-VapaMedia

Aika itsessään ei tuota yritysmaailmassa arvoa. Se, mitä sillä tehdään, luo tuloksia.

Viimeisen parin vuoden aikana työn tehokkuuteen liittyvä keskustelu on pyörinyt hyvin paljon juuri ajankäytön ympärillä: voiko työpäivää oikeasti tehostaa pelkästään työaikaa lyhentämällä?

Microsoft lyhensi työviikon nelipäiväiseksi testimielessä tavoitellessaan voimakkaampaa tehokkuutta. Kokeilun tuloksena tuottavuus kasvoi 40 prosenttia ja myös työntekijöiden hyvinvointi kehittyi merkittävästi. Nyt suomalainen Vapa Media kokeilee tismalleen samaa.

Mistä on oikein kysymys?

Kirjoitimmekin aikaisemmin työn murroksesta ja siitä, kuinka työn tekeminen tulee muuttumaan merkittävästi vuonna 2020.  Työn tekemisen tavat ja tarvittavat uudet työelämätaidot kehittyvät nopeammin kuin koskaan, mutta jostain syystä käsitys työajasta junnaa edelleen sitkeästi paikallaan.

Työpäivän lyhentämiseen ja ajankäytön tehostamiseen liittyy myös voimakkaasti ajatus siitä, että pelkkä tuottava työ ei enää riitä vuonna 2020. Työn tekemisen pitää myös tuntua hyvältä, ja sen lisäksi aikaa (ja voimavaroja) tulisi riittää myös elämän muille osa-alueille.

On ymmärrettävää, että kuuden tunnin työpäivään siirtyminen voi tuntua liian hurjalta askeleelta otettavaksi, mutta se ei silti tarkoita, etteikö mitään olisi tehtävissä.

Seuraavaksi kerromme sinulle, kuinka voit lähteä tehostamaan työpäivää etätyöntekijän avulla, ja ehkä jopa huomaamatta siirtyä kohti sitä kuuluisaa kuuden tunnin työpäivää💡

Tee sitä, minkä vain sinä osaat + ulkoista kaikki muu = kestävä liiketoiminnan kasvu

Mitä jos kaikki keskittyisivät vain siihen työhön, missä ovat parhaimmillaan? Mitä jos kaikki tekisivät vain sitä työtä, mikä innostaa ja antaa energiaa? Miltä maailma silloin näyttäisi?

Emme ehkä osaa täysin sanoa, miltä koko maailma näyttäisi, mutta ainakin työn tekeminen näyttäisi erilaiselta. Kun hyödynnät luontaisia vahvuuksiasi sekä teet työtä, mikä aidosti innostaa, olet luovempi ja tehokkaampi – jolloin myös  työn tekeminen on nautinnollista ja merkityksellisempää.

Toisaalta on hyvä tiedostaa, että myös hyvältä tuntuva tila on stressiä keholle, mistä tulee palautua. Siinä mielessä ajankäyttö liittyy aika merkittävästikin työn tuottavuuteen. Väsyneenä ja jatkuvassa kiireessä on vaikea pitää kaikki langat käsissä sekä ajatus kasassa.

Mikäli siis kaikki illat ja viikonloput kuluvat sinulla siihen, että organisoit aikatauluasi, päivität somea vasemmalla kädellä tai vastailet sähköpostiviesteihin, joihin kuka vain pystyy vastaamaan, voisi työn tekeminen olla kohdallasi tehokkaampaa etätyöntekijän avulla.

Kun jatkuva kiire loppuu (tai ainakin helpottuu) on strategisten tavoitteiden kannalta merkityksellisiin projekteihin helpompi keskittyä, jolloin alat huomata myös saavasi enemmän aikaiseksi.

Joskus myös pelkkä tieto siitä, että sinulla on mahdollisuus saada apua nopeallakin varoitusajalla, antaa mielenrauhaa ja auttaa näin pitämään fokuksen oikeissa asioissa.

Me Smoothlylla haluamme auttaa asiantuntijoita vapauttamaan itsellensä aikaa ydinosaamiseensa, jotta työ tuntuisi merkityksellisemmältä & inspiroisi enemmän. #betterdaysatwork

Jos sinusta tuntuu, että haluaisit ehkä vähentää osan työkuormastasi pois ja katsoa, voisitko tehostaa työpäivääsi sen avulla, niin jatka lukemista👇🏼



Palvelun Aloittaminen Askel Askeleelta

Vaihe #1:

Mieti, mitä tehtäviä voisit delegoida (aka mistä tehtävistä haluaisit päästä eroon)

Yhteistyö lähtee liikkeelle siitä, että kartoitat tämän lomakkeen avulla alustavasti ne tehtävät, joita haluaisit delegoida. Tämän jälkeen asiantuntijamme ovat sinuun yhteydessä ASAP, jotta saatte sovittua yhteisen etäpalaverin, missä sinulle kerrotaan askel askeleelta, kuinka delegoida ja käyttää Smoothlyn digitaalista palvelua.

Mikäli olet tämänkin jälkeen sitä mieltä, että palvelu voisi olla juuri sinulle sopiva fitti, siirryt vaiheeseen kaksi👇🏼

Vaihe #2:

Yhdistämme sinulle tarpeitasi vastaavan etätyöntekijän tai etätyöntekijätiimin (vuorokauden!!) sisällä.

Tässä kohtaa voit vain istua alas ja ottaa rennosti, sillä me hoidamme koko rekrytointiprosessin puolestasi. Matchaamme juuri sinun tarpeitasi vastaavan etätyöntekijän vuorokauden sisällä, jotta pääset aloittamaan palvelun (lähes) heti.

Tässä kohtaa Account Managerisi sopii kanssasi kalenteriajan 1 tunnin mittaiseen maksuttomaan kick-off aloituspalaveriin, joka toteutetaan videopalaverina silloin, kun sinulle se parhaiten sopii.

No mitä kaikkea tuohon tunnin mittaiseen kick-off aloituspalaveriin sisältyy?👇🏼

Vaihe #3:

Palvelun aloittaminen maksuttomassa kick-off videopalaverissa etätyöntekijäsi ja Smoothlyn Account Managerin kanssa.

Kun kaikki pakolliset paperiasiat on hoidettu, palvelu starttaa ihan virallisesti: pääset tapaamaan tulevan etätyöntekijäsi yhdessä Account Managerisi kanssa videon välityksellä.

Aloituspalaverissa käydään yhdessä läpi delegoitava työnkuva sekä tarpeelliset järjestelmät ja työkalut tehtävien suorittamiseen. Eli suomeksi sanottuna kaikki ne asiat, joita tarvitaan toimivan yhteistyön rakentamiseksi.

Tämän palaverin jälkeen sinulla pitäisi olla selkeä kuva siitä, kuinka viestit etätyöntekijäsi kanssa ja miten hän lähtee suorittamaan ensimmäistä tehtäväänsä. 

Vaihe #4:

Just delegate it! (lue: vapauta itsellesi aikaa ja lisäenergiaa delegoimalla säännöllisesti tehtäviä etätyöntekijällesi)

Palvelu lähtee hyvin luonnollisesti ja omalla painollaan liikkeelle yhteisen aloituspalaverin jälkeen. Tärkeintä on, että lähdet liikkeelle vain jostain: kun huomaat etätyöntekijäsi osaavan hommat paremmin, kuin ehkä osasit odottaa, voit alkaa pikkuhiljaa delegoimaan enemmän ja enemmän.

Ja muista, et ole palvelun kanssa todellakaan yksin! Account Managerisi on tukenasi aina, kun tarvitset apua. Lisäksi hän auttaa mielellään edistämään ja tehostamaan palvelun käyttöäsi.

Vieläkö joku mietityttää palveluun liittyen? Lue lisää Smoothlyn FAQ 👉🏼

Multitasking Tuhoaa Työtehosi – Miksi Teemme Sitä (ja Kuinka Korjata Tilanne)

Tiesitkö, että multitasking vaikuttaa negatiivisesti mm. lyhytkestoiseen muistiin, luovuuteen sekä sen käyttäminen ajanhallinnan työkaluna saattaa johtaa jopa lisääntyneeseen ahdistuneisuuteen?

Me voisimme päättää olla katsomatta sähköpostia joka kolmas minuutti ja laittaa notifikaatiot pois päältä älylaitteista keskittyäksemme paremmin siihen, mitä olemme sillä hetkellä tekemässä. Jostain syystä emme kuitenkaan pysty siihen, vaan taiteilemme samanaikaisesti monien tehtävien kanssa. Miksi siis käyttäydymme näin ja miksi multitasking vaikuttaa olevan niin koukuttavaa?

Tässä artikkelissa sinulle selviää:

  • Mistä paljon puhutussa multitaskingissa on kyse
  • Miksi ajaudumme käyttämään sitä ajanhallinnan metodina
  • Tulisiko sitä oikeasti välttää vai ei


Multitasking on haitallista aivotoiminnallesi


Multitasking tarkoittaa kahden tai useamman tehtävän suorittamista samanaikaisesti. Se voi myös tarkoittaa tehtävästä toiseen hyppelemistä tai usean tehtävän peräkkäistä tekemistä lyhyessä ajassa. Kun aivot yrittävät tehdä kahta asiaa samaan aikaan, se jakaa puolet aivojen harmaasta alueesta kullekin tehtävälle. Monien tehtävien samanaikainen tekeminen muuttaa siis aivojesi toimintaa!

Kun keskityt tiettyyn tehtävään, se aktivoi osan aivojesi motivaatiojärjestelmästä. National Academy of Sciences:n tekemän tutkimuksen mukaan, ihmiset jotka luokiteltiin ”raskaan sarjan multitaskereiksi” suoriutuivat huomattavasti huonommin yksinkertaisistakin muistitehtävistä. Tutkimuksessa havaittiin myös, että tehtävästä toiseen siirtyminen oli huomattavasti hitaampaa tällä ryhmällä.

Keskittyessäsi yhteen tehtävään, aivojen etuotsalohkon vasen sekä oikea puoli toimivat yhdessä. Toisaalta taas tehdessäsi useita tehtäviä samanaikaisesti, nämä puolet yrittävät työskennellä itsenäisesti. Vaikka tuntuisi siis siltä, että pystyt tekemään kahta asiaa samanaikaisesti, todellisuudessa ajatustoimintasi hyppelehtii etuotsalohkon vasemman ja oikean puolen välillä. Vaikka tämä yksittäinen ”hyppy” kestää vain murto-osan sekunnista, niin pitkässä juoksussa multitasking vie jopa 40% enemmän aikaa, kuin yhden tehtävän kerralla loppuun asti suorittaminen. Todellisuudessa siis joka kerta, kun multitaskaat, heität vain arvokasta aikaa (rahaa) hukkaan.

ACTION STEP #1 : Aikatauluta työntekoasi ja jaa päivän tehtävät selkeisiin lohkoihin.

  • Tehosta ajanhallintaasi keskittymällä yhteen asiaan kerrallaan. Tee etukäteen suunnitelma, kuinka paljon aikaa haluat käyttää valittuihin tehtäviin, ja aikatauluta työntekoasi.
  • Jaa päivän tehtävät eri tunneille. Muista jättää kalenteriin tilaa myös kiireellisille asioille, joita saattaa ilmaantua äkillisesti. Voit kokeilla esimerkiksi puolen tunnin tai tunnin lohkoja, riippuen siitä, mikä sopii työn luonteeseesi parhaiten.


Ajatteletko jotain aivan muuta, kuin mitä olet parhaillaan tekemässä?


Harvardissa tehdyn tutkimuksen mukaan 47% ihmisistä ajattelee heidän hereilläoloajastaan aivan jotain muuta, kuin mitä he ovat sillä hetkellä tekemässä. Ajatusten hallitsematonta vaeltamista esiintyy yleensä rutiininomaisissa aktiviteeteissa, joissa valppaus on vähäistä (esim. ajaminen, lukeminen, työnteko). Ajatukset lähtevät helposti sivuraiteille, jos aktiviteetti ei vaadi 100% valppautta tai jos mielessä pyörii paljon stressaavia asioita. Kuulostaako tutulta?

Kun suoritat tehtäviä armottomalla tahdilla pois to-do listaltasi (vaikkakin vain yksi tehtävä kerrallaan), niin saatat silti kärsiä multitaskingin aiheuttamista haitoista, kuten kohonneista stressileveleistä, heikentyneestä muistista, sekä keskittymiskyvyn puutteesta. 

Emme ole koneita, vaikka nyky-yhteiskunta ja työelämä lähes robottimaista käytöstä ajoittain vaatiikiin. Vaihtaessamme keskittymisen kohdetta, vie se aivoiltamme aikaa päästä mukaan. Ideoita ja perässä laahaavia ajatuksia edellisestä aiheesta esiintyy silloinkin, kun olemme jo siirtyneet seuraavaan asiaan. Jokainen kerta vaihtaessasi tehtävää, pakotat aivosi toimeenpanotoiminnot (jotka hoitavat miten, milloin ja missä järjestyksessä teet tehtäviä) käymään läpi seuraavat kaksi energiaintensiivistä prosessia:

  1. Tavoitteenvaihto. Tämän prosessin aikana päätät tehdä yhden asian toisen sijasta.
  2. Roolin aktivointi. Tässä vaiheessa aktivoit aivot edellisen tehtävän säännöistä ja kontekstista kokonaan uudenlaiseen tehtävä kokonaisuuteen.

ACTION STEP #2 : Sähköpostiviestit ovat yksi suurimmista multitaskingin aiheuttajista. Aiheutat itsellesi aina uuden keskeytyksen, jos vilkuilet ja vastailet sähköposteihin pitkin päivää.

  • Mikäli haluat olla tehokkaimmillasi, varaa tietty lohko päivästä sähköpostien läpikäyntiin, esimerkiksi puoli tuntia pari kertaa päivässä.
  • Eliminoi sisäiset häiriötekijät. Jos ajatukset harhailevat, on äärimmäisen vaikeaa saavuttaa työn tekemisessä hyvä flow. Mieltä voi rauhoittaa esimerkiksi meditoimalla tai kirjoittamalla ajatuksia paperille. Yleensä harhaileville ajatuksille on jokin syy, esimerkiksi liiallinen kiire tai stressi. Panosta stressinhallintaan, jotta saat sisäiset häiriötekijät taltutettua.


Viisinkertaista (todistetusti) työtehosi saavuttamalla flow-tila


Aivot nauttivat työtehtävien loppuun asti viemisestä. Silloin, kun saat yhden tehtävän tehtyä, aivosi rekisteröivät onnistumisen tunteen. Tämän lisäksi, yhteen asiaan keskittymällä saavutat helpommin flow-tilan. Toisaalta taas silloin, kun et saa mitään konkreettisesti valmiiksi, tunnet enemmän epäonnistumisen tunteita ja nostat stressitasojasi huomaamattasi. Jos sinulla on liian paljon asioita hoidettavana samanaikaisesti, alat kiirehtimään ja teet enemmän virheitä.

Voit keskittyä paremmin yhteen asiaan kerrallaan, kun luot uusia ajanhallintastrategioita. Flow-tilan saavuttaminen tehostaa työpanosta, parantaa työnlaatua sekä nopeuttaa aivotoimintaa, minkä ansiosta tiedonkäsittely muuttuu vaivattomammaksi. Tämä puolestaan johtaa syvempään ajatusprosessiin ja pystyt näkemään yksityiskohdat huomattavasti paremmin.

Tutkimuksen mukaan johtajat ja asiantuntijat, jotka saavuttavat flow-tilan työskennellessään, ovat viisinkertaisesti tehokkaampia kuin kollegansa. Lisätessäsi työskentelyä flow-tilassa 15-20 prosentilla, tuplaat tehokkuutesi.
 

ACTION STEP #3 : Näillä askelilla saavutat flow-tilan:

  • Eliminoi ulkoiset häiriötekijät. Flow-tila on mahdollista saavuttaa keskittymällä yhteen asiaan vähintään 10-15 minuuttia ilman mitään häiriötekijöitä.
  • Työnalla olevan tehtävän täytyy olla sopivan haastava ja kiinnostava, jotta olet täysin sitoutunut sillä hetkellä. Liian haastava tehtävä taas johtaa turhautumiseen ja stressireaktioon.
  • Työskentele itsellesi oikeaan aikaan silloin, kun olet parhaimmillasi, sillä optimaalisen tehon saavuttaminen on helpointa energisenä. Useimmille paras aika tavoitella flow-tilaa onkin aamuisin.


Optimoi ajankäyttösi ulkoistamalla rutiininomaiset prosessit


Strategisella delegointiprosessilla optimoit työpanoksesi ja vähennät monien asioiden samanaikaista suorittamista. Kuvittele, jos sinun ei tarvitsisi käyttää enää lainkaan aikaa rutiininomaisiin, tylsiin ja aikaa vieviin prosesseihin, jotka aina keskeyttävät sinut siltä työltä, joka näkyy tuloksessa.Voisit käyttää kaiken sen ajan oikeasti sinulle arvokkaaseen työhön, oli se sitten yritystoimintasi kehittämistä tai laskutettavan työn määrän kasvattamista. 

Kuinka paljon aikaa käytät esimerkiksi sisällöntuotantoon, sähköposteihin vastaamiseen, tutkimus- ja selvitystyöhön, laskutuksen hallinnointiin tai muihin hallinnollisiin tehtäviin viikko- tai kuukausitasolla? Kaikista näistä tehtäväkokonaisuuksista on mahdollista ulkoistaa osa tai jopa koko prosessi osaavalle virtuaaliassistentille.

Kuuluko sinulla paljon aikaa edellä oleviin tehtäviin? Siinä tapauksessa virtuaaliassistentin palkkaamista kannattaa harkita, sillä miksi käyttää aikaa asioihin, joissa ei ole maksimaalinen tuottosuhde tai jotka eivät johda siihen tulevaisuudessa?


ACTION STEP #4: Tee lista kaikista rutiininomaisista aikaa vievistä työtehtävistä viikon ajan. Meneekö sinulla esimerkiksi päivittäin 60 minuuttia sähköposteihin vastaamiseen? 30 minuuttia liidilistojen laatimiseen ja niiden generointiin? Ja 15 minuuttia raportointiin? Listaa ne ylös, ja viikon päästä saatat yllättyä kuinka paljon aikaa olet kuluttanut kyseisiin tehtäviin.

Teetkö taas töitä, joita sinun ei kuuluisi tehdä? 3 keinoa kuinka ratkaista tilanne

Tiedätkö sen fiiliksen, kun on jatkuva kiire, työt kasaantuvat ja to-do lista kasvaa?

Vaikka työn tekeminen olisikin sinusta pääosin innostavaa (ja tykkäät siitä tunteesta, kun saat paljon aikaiseksi) niin jatkuva työn tekeminen iltaisin ja viikonloppuisin saattaa jossain kohtaa vain olla liikaa.

Autopilotilla työskennellessä sitä saattaa unohtaa välillä pysähtyä ja arvioida niitä työelämän peruskysymyksiä:

  • Onko työn tekeminen sellaista, kuin mitä se parhaimmillaan voisi olla?
  • Onko työ-elämäni sellaisessa balanssissa, kuin mitä haluaisin sen olevan?

On ihan ok, että työn tekeminen lähtee välillä vähän käsistä ja sitä huomaa olevansa pikkuisen väsynyt.

Mutta jos joka päivä huomaat tontillesi ajautuvan tehtäviä, joita sinun ei edes kuuluisi tehdä, niin silloin voi ottaa vähän happea ja pysähtyä miettimään, mitä eri vaihtoehtoja sinulla on (koska niitä on!) ratkaista tämä tilanne.

Haluaisitko, että sinulla olisi enemmän aikaa keskittyä niihin tehtäviin, jotka innostavat, antavat energiaa ja joista oikeasti nautit?

Tässä artikkelissa saat selville:

  • 3 Syytä, miksi kannattaa keskittyä siihen työhön, missä olet parhaimmillasi
  • 3 Keinoa saada itselle lisää aikaa, vapautta ja työniloa


3 Syytä, miksi kannattaa keskittyä siihen työhön, missä olet parhaimmillasi

1. Kun työ on mielekästä,  työ on merkityksellistä

Asiantuntija ei lannistu, mutta väsyneenä, stressaantuneena ja loputtoman työkuorman alle hautautuneena hymy ei välttämättä ole aina kovin herkässä.

Tehokkuus on viime kädessä se, mikä tekee työn tekemisestä merkityksellistä. Se tunne, kun työt häviävät to do -listalta hurjaa vauhtia, on vain yksinkertaisesti parasta! Eikö vain? Mutta toisaalta taas silloin, kun työt jäävät (jatkuvasti) roikkumaan, on usein fiilis ihan päin vastainen: ahdistus kasvaa ja hallinnan tunne alkaa kadota.

Oman työmäärän johtaminen on taitolaji, jota kuitenkin jokainen pystyy harjoittamaan. Sen lähtökohtana on, että osaat erotella työkuormastasi ne tehtävät, joilla on suurin vaikutus siihen, mitä haluat saavuttaa. 

Tekemällä selkeän suunnitelman sille, mitä asioita aiot tänään tehdä ja arvioit, kuinka kauan niiden toteuttamiseen menee, olet jo yllättävän pitkällä. Toki tämän kaiken tekeminen vaatii onnistuakseen rohkeutta sanoa ei asioille, jotka eivät vie sinua lähemmäksi tavoitettasi sekä priorisoimisen jaloa taitoa.

Työn mielekkyyden näkökulmasta on tärkeää kirkastaa itselle, mitkä työtehtävät aidosti innostavat, antavat energiaa ja tukevat luontaisia vahvuuksiasi. Hyvä merkki siitä, että joku muu voisi hoitaa työtehtäväsi paremmin on se, että sen tekeminen tuntuu sinulle pakkopullalta tai jopa vastenmieliseltä.


Jokaiseen työhön ja rooliin kuuluu tottakai yksittäisiä osa-alueita, jotka eivät ole sitä työn parasta suolaa…

…mutta jokaisella on silti mahdollisuus vaikuttaa siihen, että työtehtävät vastaisivat pääasiassa omaa roolia – ja siten tekisi työstä huomattavasti mielekkäämpää ja merkityksellisempää.

2. Flow = Tuottavuus

Tehdessäsi sinua aidosti innostavaa työtä, missä olet parhaimmillasi, saavutat flow-tilan helpommin. McKinseyn tekemän tutkimuksen mukaan asiantuntijat kokevat olevansa 500% tuottavampia flow-tilan aikana. 

Tuottavuuden lisäksi flow-tilassa opit nopeammin, olet luovempi ja kykenet ratkaisemaan monimutkaisempia ongelmia. Jos flow on todella näin tehokas tekniikka tuottavuuden maksimomiseen, niin miten saat lisättyä sitä prosentuaalisesti enemmän omiin päiviisi?

Flown saavuttamista saattavat häiritä monet sisäiset ja ulkoiset tekijät. Esimerkiksi riittämätön työn johtaminen, epäinspiroivat työtehtävät ja kiire harvoin johtavat mielekkääseen ajatusprosessiin. Olisi epärealistista väittää, että voit aina vaikuttaa kaikkiin näihin tekijöihin, mutta suurimman osan ajasta voit itse ottaa vastuun esimerkiksi kiireestä, työn mielekkyydestä ja sitä kautta myös sen tuloksellisuudesta.

Milloin olet viimeksi ollut flow-tilassa? Onko fokus ollut viime aikoina kadoksissa vai onko työ esimerkiksi kiireen tai stressin takia tuntunut viime aikoina pakkopullalta?

Mikäli työtä on liikaa yhden ihmisen hoidettavaksi, voi pieni lisäapu olla paikallaan. Pyri siis järjestämään työtehtäväsi niin, että voit tehdä suurimman osan ajasta mahdollisimman inspiroivia projekteja, sillä silloin olet tehokkaimmillasi.

3. Teet vähemmän virheitä

Kuluuko työpäivästäsi paljon aikaa sellaisiin tehtäviin, joissa et välttämättä ole parhaimmillasi, ja jotka rikkovat usein päivääsi? Kaikki keskeytykset vievät aina huomiosi muualle, minkä jälkeen ajatuksien palauttaminen käsillä olevaan tehtävään vaikeutuu ja lisää virheen mahdollisuutta.

Lisäksi, jotta yrityksesi voi menestyä, tulee sinun panostaa laatuun. Ja silloin, kun työtehtävän tekeminen on pakkopullaa ja haluat hoitaa sen vain alta pois, saatat herkästi alkaa tinkiä juurikin laadusta. #eikoskaan

Kun suoritat tehtäviä armottomalla tahdilla pois to-do listaltasi (vaikkakin vain yksi tehtävä kerrallaan), niin saatat kärsiä multitaskingin aiheuttamista haitoista, kuten kohonneista stressileveleistä, heikentyneestä muistista, sekä keskittymiskyvyn puutteesta. 

Aivot nauttivat työtehtävien loppuun asti viemisestä. Silloin, kun saat yhden tehtävän tehtyä, aivosi rekisteröivät onnistumisen tunteen. Tämän lisäksi, yhteen asiaan keskittymällä saavutat helpommin flow-tilan. Toisaalta taas silloin, kun et saa mitään konkreettisesti valmiiksi, tunnet enemmän epäonnistumisen tunteita ja nostat stressitasojasi huomaamattasi. 

Suomeksi: jos sinulla on liian paljon asioita hoidettavana samanaikaisesti, alat kiirehtimään ja teet enemmän virheitä.

Voit keskittyä paremmin yhteen asiaan kerrallaan, kun hallitset työkuormaasi paremmin. Flow-tilan saavuttaminen tehostaa työpanosta, parantaa työnlaatua sekä nopeuttaa aivotoimintaa, minkä ansiosta tiedonkäsittely muuttuu helpommaksi. Tämä puolestaan johtaa syvempään ajatusprosessiin ja pystyt näkemään yksityiskohdat huomattavasti paremmin.


3 Keinoa saada itselle lisää aikaa, vapautta ja työniloa

Tutkimuksien mukaan asiantuntijoista 67% tekee liian monta päällekkäistä työtehtävää ja jopa 50% ei koe tekevänsä työtä niin hyvin, kuin haluaisi. Mikä on siis tällä hetkellä sinun suurin kompastuskivesi?

Asiantuntijat sortuvat liian usein #supersankarisyndroomaan, missä kuvitellaan olevan tehokkaimmillan, kun kaikki tehdään itse. Tiesitkö, että delegoimalla tehtäviä, joita et halua tai sinun ei kuuluisi tehdä, voit itseasiassa vapauttaa itsellesi aikaa ja energiaa aivan uudella tavalla?

Entä jos et siis jatkossa tekisikään ihan kaikkea itse, vaan keskittyisit pelkästään ydintoimintoihisi delegoimalla osan työkuormastasi jollekin muulle? Mitä tämä voisikaan tehdä liiketoiminnallesi? 

Seuraavaksi esittelen sinulle kolme keinoa siihen, kuinka saat itsellesi lisää aikaa, vapautta ja työniloa delegoimalla sinulle kuulumattomia työtehtäviä haluamallasi tavalla.

#1: Delegoi osa työkuormastasi toiselle työntekijälle


Omalle kollegalle delegoiminen olisi varmasti helpoin ja nopein ratkaisu, mutta se ei taida olla kovinkaan realistista?

Todennäköisesti sinulle kuulumattomat työtehtävät ja vastuualueet (kuten markkinoinnin pyörittäminen vasemmalla kädellä) ovat ajautuneet juuri muilta työntekijöiltä.

Ylipäätään jokaisessa yrityksessä on paljon rutiini- ja tukitehtäviä, joihin asiantuntijat eivät mielellään käyttäisi omaa (kallista) aikaansa. Niiden pompottelu henkilöltä toiselle ei siis ratkaise ydinongelmaa: kuinka saada hommat hoidetuksi minimaalisella vaivalla, mutta maksimaalisella lopputuloksella?

Tässä kohtaa on siis hyvä pitää vaikka porukalla palaveri ja miettiä, mikä voisi olla paras yhtälö ihan koko yrityksen liiketoimminan kannalta.

Onko teidän esimerkiksi mahdollista päästä asettamiinne liiketoiminnaliisiin tavoitteisiin nykyisillä henkilöstöresursseilla?


Mikäli ei, keep on reading…👇🏼


#2: Palkkaa itsellesi lisäapua


Resurssipulan ratkaiseminen on ajatustasolla helppoa: jos tarvetta on lisäavulle, silloin sitä hankitaan.

Rekrytointiin liittyy kuitenkin erilaisia haasteita, mitkä saattavat estää sinuakin käärimästä hihoja uuden työntekijän löytämiseksi:

  • Rekrytointiprosessi on usein kallis, eikä siihen tunnu löytyvän aikaa
  • Oikean ja osaavan tekijän löytäminen ja perehdyttäminen ei ole niin kovin helppoa
  • Tarve työntekijälle saattaa vaihdella (tai välillä loppua), joten kiinteään palkkakuluun sitoutuminen voi jännittää
  • Työntekijästä huolehtiminen ja esimiestyö vaativat aikaa ja osaamista 

Jos siis työntekijän hankkiminen perinteiseen tapaan ei ole sinulle juuri nyt mahdollista (tai kannattavaa), niin älä heitä vielä hanskoja tiskiin. Vielä on yksi kortti katsomatta….


#3: Delegoi rutiinitehtäviä etätyöntekijälle digitaalisen palvelun avulla 
#shifthappens


Miksi valita etätyöntekijälle digitaalisen palvelun avulla perinteisen työntekijän palkkaamisen sijaan? 

Syitä on monia, mutta tässä muutama:

1. Maksat vain tehdystä työstä (sen sijaan, että maksaisit kahvitauoista sekä niistä hetkistä, kun sinulla ei ole antaa mitään uutta tehtävää)

2. Sinun ei tarvitse hoitaa aikaa vievää rekrytointiprosessia, ja esimerkiksi meillä Smoothlylla matchaamme sinulle sopivan etätyöntekijän vuorokaudessa (sinun ei siis tarvitse pelätä virherekrytoinnin mahdollisuutta tai käyttää kallisarvoista aikaasi työnhakuilmoitusten laatimiseen tai työntekijän haastattelemiseen sekä perehdyttämiseen)

3. Sitoudut vain kuukausitasolla (sinun ei tarvitse stressata enää siitä, jos tarve työntekijälle loppuu)

4. Hoidamme kaikki työntekijään liittyvät kustannukset puolestasi (jotta sinun ei tarvitse huolehtia lomista, vakuutusmaksuista, työterveydestä tai sairauspoissaolosta)

5. Saat halutessasi käyttöösi usean ihmisen osaamisen (aka tiimin) yhden työntekijän ammattitaidon sijaan (vaikka se kuulostaakin liian hyvälle ollakseen totta)


Mietitkö tässä kohtaa, voisiko etätyöntekijän hankkiminen palveluna olla sinulle hyvä fitti? Tarkista tästä:👇🏼

  • Haluaisit vähentää työkuormaasi tai antaa osan (ei-niin-mielekkäistä) työtehtävistä pois, mutta perinteiseen työntekijään sitoutuminen jännittää eikä sinulla ole aikaa etsiä osaajaa saati perehdyttää sitä 
  • Haluaisit pystyä keskittymään työhösi ilman jatkuvia keskeytyksiä ja toisaalta mahdollisuuden delegoida kiireellisiä tehtäviä eteenpäin tarpeen tullen, jotta sinulla ei olisi jatkuva huoli siitä, tuleeko kaikki tehdyksi 
  • Haluaisit enemmän vapaa-aikaa päiviisi ja mielenrauhan siitä, että kaikki tulee tehdyksi, mutta sinulla ei ole aikaa pitkiin ja aikaa vieviin rekrytointiprosesseihin 
  • Perinteisen työntekijän hankkiminen on sinulle liian kallis vaihtoehto (työkalujen hankkiminen, perehdyttäminen ja kouluttaminen, kiinteä kuukausipalkka) mutta olet valmis sijoittamaan ainakin 440€/kk siitä, että pystyt keskittymään enemmän niihin töihin, missä olet parhaimmillasi


Haluaisitko kuulla ihan konkreettisia esimerkkejä kaikista niistä tehtävistä, joita voisit delegoida eteenpäin?
💡

Kirjoitimme hyödyllisen artikkelin työn murroksesta 2020-luvulla sekä kokosimme yhteen kaikkia niitä rutiini- ja tukitehtäviä, joita ulkoistamalla asiakkaamme ovat saaneet työpäiviinsä lisää aikaa, energiaa ja mielekkyyttä >>>

Työtehtävien delegointi – Mitä kaikkea voit delegoida?

Työn murros ja työelämän tulevaisuus ovat olleet pinnalla jo muutaman vuoden ajan. Digitalisaatio ja teknologian kehittyminen luovat sekä uusia uhkia että myös mahdollisuuksia liiketoiminnalle samalla pakottaen yrityksiä ja organisaatioita kilpailemaan yhä rajummin sekä tehokkuudessa että nopeassa liiketoiminnan kehityksessä. Se, mikä oli vuosi sitten kustannustehokkain ratkaisu, ei ole välttämättä enää tänään: voisiko vuoden 2020 trendi olla delegointi?

“Totutun kokoaikaisen, työsuhteisen kahdeksasta neljään tehtävän työn rinnalle onkin syntynyt kirjava kattaus erilaisia työn muotoja. Joissain niistä on enemmän, joissain vähemmän perinteisen työsuhteen tunnusmerkkejä. Tämä tarkoittaa merkittäviä muutoksia niin rakenteiden, toimintatapojen ja johtamisen kannalta.” (Lähde: Työn murros Suomessa 2020)


Uudenlaista työtä tehdään myös monin eri tavoin ja organisaatiorakenteet ovat muuttuneet, mikä onkin vaikuttanut useaan työhön liittyvän alueeseen:

  • Osaamisvaatimukset ovat kasvaneet ja tarve jatkuvaan uudistumiseen on läsnä koko ajan
  • Työssä vaaditaan yhä enemmän tiedonhankintaan ja ­tulkintaan liittyviä taitoja
  • Työn luonteen takia vaaditaan kykyä ja taitoja säädellä omaa työkuormaa

Vaikka useat asiantuntjiaorganisaatiot ovat rohkeasti muovanneet kultturiaan ketterämmäksi ja kokeilevammaksi, nähdään silti työsuhde edelleen hyvin perinteiseen tapaan: työtä tehdään työsuhteessa, jossa useimmiten henkilön rooli, työtehtävät sekä näihin tarvittava osaaminen ovat varsin tarkkaan määriteltyjä.

“Työn murros tulee kuitenkin ravistelemaan ja laajentamaan tätä perinteistä käsitystä. Tulevaisuuden työlle onkin leimallista, että työtä tehdään yhä enemmän organisaation sisäisissä matriiseissa sekä ulkopuoliset rajat ylittävissä verkostoissa.” (Lähde: Työn murros Suomessa 2020)


Jatkuva muuttuminen, tarve olla tavoitettavissa 24/7 ja aivotyö tekevät työstä koko ajan kuormittavampaa, mikä vaatii asiantuntijalta kykyä ja taitoja säädellä omaa työkuormaansa.
 Työkyky on kuitenkin viime kädessä se, jolla turvataan yritysten ja organisaatioiden kilpailukyky, työurat ja yhteiskunnallinen hyvinvointi.

Miltä työn tekeminen näyttää siis teidän yrityksessä tällä hetkellä? Mikäli haluat pysyä työn murroksessa mukana myös tulevalla vuosikymmenellä (ja turvata sinun ja työntekijöidesi  jaksamisen), tämä artikkeli on sinua varten.

Lue lisää: Teetkö taas töitä, joita sinun ei kuuluisi tehdä? 3 keinoa kuinka ratkaista tilanne


3 Merkkiä siitä, että delegointi auttaa sinua ja yritystäsi 


Vaikka työn tekeminen olisikin pääosin innostavaa, (ja tykkäät siitä tunteesta, kun saat paljon aikaiseksi) niin jatkuva työn tekeminen iltaisin ja viikonloppuisin saattaa jossain kohtaa vain olla liikaa.

Silloin, kun pääset tekemään juuri niitä asioita, missä olet parhaimmillasi, kuvailet usein työskentelyäsi näin: sain aikaan paljon, olin innostunut, sain työstä energiaa, olin luova, nauroin ja hymyilin päivän aikana ja koin vapauden tunnetta.

Seuraavat merkit puolestaan paljastavat, että työkuormasi on liian suuri ja delegoimalla osan siitä pois, voit parantaa työsi mielekkyyttä ja tehokkuutta sekä turvata työkykysi tulevaisuudessakin:


1. Työpäivän aikana ja jälkeen olet usein henkisesti tai fyysisesti väsynyt

Asiantuntija ei lannistu, mutta väsyneenä, stressaantuneena ja loputtoman työkuorman alle hautautuneena hymy ei välttämättä ole aina kovin herkässä. Väsymys voi toki johtua useasta eri asiasta, ja varsinkin henkisen väsymyksen tunnusmerkit ovat haastavia huomata.

Oman työmäärän johtaminen on taitolaji, jota kuitenkin jokainen pystyy harjoittamaan. Sen lähtökohtana on, että osaat erotella työkuormastasi ne tehtävät, joilla on suurin vaikutus siihen, mitä haluat saavuttaa.Työn mielekkyyden näkökulmasta on tärkeää kirkastaa itselle, mitkä työtehtävät aidosti innostavat, antavat energiaa ja tukevat luontaisia vahvuuksiasi. Hyvä merkki siitä, että joku muu voisi hoitaa työtehtäväsi paremmin on se, että sen tekeminen tuntuu sinulle pakkopullalta tai jopa vastenmieliseltä.

2. Sunnuntai-iltaisin sinua ahdistaa ajatus maanantai-aamusta

Kiire, liian suuri muistettavien asioiden määrä ja huoli siitä, että saako kaiken tehdyksi ajallaan lisäävät työn henkistä kuormittavuutta. Mikäli sunnuntai-iltana ajatus työviikon alkamisesta ahdistaa tai stressaa, saattaa se olla merkki siitä, että hallinnan tunteesi on alkanut pettää.

Tuntuuko sinusta, että nykyisillä henkilöstöresursseilla ei ole mahdollista päästä liiketoiminnalisiin tavoitteisiin (omaa hyvinvointia unohtamatta)?

Silloin sellaisten tehtävien, joita et halua tai sinun ei kuuluisi tehdä, delegoiminen voisi olla se juttu.

3. Koet yhä harvemmin flow-tilaa työskennellessäsi

Flow-tila on hyvä merkki siitä, että saat tehdä työtäsi levänneenä, rauhassa ja keskeytyksettä. Flown saavuttamista saattavat häiritä monet sisäiset ja ulkoiset tekijät. Esimerkiksi riittämätön työn johtaminen, epäinspiroivat työtehtävät ja kiire harvoin johtavat mielekkääseen ajatusprosessiin.

Milloin olet viimeksi ollut flow-tilassa? Onko fokus ollut viime aikoina kadoksissa vai onko työ esimerkiksi kiireen tai stressin takia tuntunut viime aikoina pakkopullalta?

Mikäli työtä on liikaa yhden ihmisen hoidettavaksi, voi pieni lisäapu olla paikallaan. Pyri siis järjestämään työtehtäväsi niin, että voit tehdä suurimman osan ajasta mahdollisimman inspiroivia projekteja, sillä silloin olet tehokkaimmillasi. Delegointi on erinomainen työkalu sinulle, mikäli haluat kokea enemmän innostusta ja aikaansaamisen tunnetta työpäivän aikana.


Jos tunnistit itsesi yhdestäkin näistä kohdista, niin jatka lukemista👇🏼


Mitä kaikkea voit (ja sinun kannattaa) delegoida?


Delegointi voi tuntua ajatustasolla haastavalta, mikäli kärsit #supersankarisyndroomasta. Muutoksen tekeminen voi tuntua aina alkuun työläältä tai jopa pelottavalta, mutta kun muistutat itseäsi delegoinnin hyödyistä pitkällä tähtäimellä, niin se motivoi aloittamaan! 

Minkälaisia tehtäviä voit (ja kannattaa) delegoida?

  • tehtäviä, joita joku muu voisi tehdä paremmin, nopeammin tai halvemmalla
  • tehtäviä, joiden tekemisestä et nauti tai jotka tuntuu sinusta pakkopullalta
  • sinulle ajautuneet tehtävät, jotka eivät vastaa työnkuvaasi
  • kiireiset tai rutiininomaiset tehtävät, jotka keskeyttävät työntekoasi

Haluaisitko siis konkreettisia esimerkkejä kaikista niistä tehtävistä, joita voisit delegoida eteenpäin?

Kokosimme yhteen kaikkia niitä rutiini- ja tukitehtäviä, joita ulkoistamalla asiakkaamme ovat saaneet työpäiviinsä lisää aikaa, energiaa ja mielekkyyttä. Mihin alla olevista sinulla menee liikaa aikaa, tai joita et ehdi tehdä (riittävän hyvin)?

Lue, kuinka Neuvoa Advisors saavutti merkittävää hyötyä ulkoistamalla aikaa vievät markkinointikampanjat luotettavalle assistenttipalvelulle.

Sähköposti ja kalenterin hallinnointi:

  • Sähköpostien organisointi päivittäin
  • Sähköposteihin vastaaminen ja ohjaaminen
  • Kalenterikutsujen laatiminen ja tapaamisaikojen sopiminen

Asiakaspalvelu:

  • Asiakaspalvelutikettien laatiminen
  • Asiakaspalvelutikettien koordinointi ja rutiinitikettien käsittely
  • Asiakaspuheluihin vastaaminen ja käyttötuki sähköpostilla ja chatissa
  • Myynnin tuki asiakaskontaktoinnissa

Matkojen ja tilaisuuksien organisointi:

  • Matkajärjestelyjen kilpailuttaminen, varaaminen ja organisointi kalenteriin
  • Tapahtumien ja tilaisuuksien järjestely alusta loppuun
  • Kutsujen lähettäminen ja henkilöiden kontaktointi

Taloushallinnon tukitehtävät:

  • Myynti- ja ostolaskujen tekeminen
  • Kulu- ja matkalaskujen tekeminen
  • Kuittien käsittely
  • Osti- ja myyntireskontra

Henkilöstöhallinto:

  • Hakijoiden suodattaminen, kontaktointi ja haastatteluajan sopiminen
  • Palkkamateriaalien valmistelu, lomalaskelmat
  • Työaikaseuranta ja tuntien kirjaaminen
  • Työterveyshuollon ja liikuntaetujen hoitaminen
  • Työsopimusten ja työtodistusten käsittely ja täyttäminen

Dokumentointi ja raportointi:

  • Dokumenttien puhtaaksikirjoitus ja tarkastus
  • Listojen generointi
  • Datan kerääminen ja raporttien tuottaminen
  • Myynnin tapaamisten ja memojen dokumentointi

Sosiaalinen media:

  • Sisällöntuotanto eri kanaviin
  • Postausten julkaisu ja ajastaminen
  • Kanavien hallinnointi ja seuranta

Uutiskirjeiden tekeminen:

  • Uutiskirjeiden listan generointi
  • Sisällön tuottaminen
  • Uutiskirjeiden julkaisu ja ajastaminen

Blogiartikkeleiden kirjoittaminen:

  • Blogikirjoitusten sisällöntuotanto ja tiedonhaku
  • Blogikirjoitusten puhtaaksikirjoitus raakamateriaaleista, kuten artikkeleista
  • Kuvien etsiminen
  • Blogikirjoitusten editointi, julkaisu ja ajastaminen

Presentaatioiden tekeminen:

  • Esitysten sisällön tuottaminen ja puhtaaksikirjoitus
  • Esitysten visuaalisen ilmeen laatiminen

Viimeisen parin vuoden aikana työn tehokkuuteen liittyvä keskustelu on pyörinyt hyvin paljon juuri ajankäytön ympärillä: voiko työpäivää oikeasti tehostaa pelkästään työaikaa lyhentämällä?

Kirjoitimmekin ajankohtaisen ja kattavan artikkelin siitä, kuinka voit lähteä tehostamaan työpäivää etätyöntekijän avulla (ja ehkä jopa huomaamatta siirtyä kohti sitä kuuluisaa kuuden tunnin työpäivää) 👉🏼

Toivottavasti tämä artikkeli auttoi sinua ymmärtämään paremmin, mitä kaikkea voit delegoida💡

Viisinkertaista Tuottavuutesi Flow-tilan Avulla

Milloin olet viimeksi ollut flow-tilassa? Onko fokus ollut viime aikoina kadoksissa vai onko työ esimerkiksi kiireen tai stressin takia tuntunut viime aikoina pakkopullalta? Muistatko, kun lapsena yksinkertaisetkin asiat tuntuivat mielettömiltä ja uppouduit leikkeihin moniksi tunneiksi täynnä intoa, sillä olit utelias ja kaikki oli vielä uutta ja jännittävää?

Onneksi tuo sama tunne on täysin saavutettavissa uudestaan flown avulla vielä tänäkin päivänä!


Optimoi tuottavuutesi ja nosta tehokkuutesi uudelle tasolle flow-tilassa


Tiedätkö sen tunteen, kun uppoudut tehtävään niin syvällisesti, että muu maailma unohtuu täysin ja ajantaju häviää. Muistatko vielä, kun keskittymisesi oli ennätyksellisen optimaalisella tasolla ja huomasit puuhastelleesi tämän asian parissa useita tunteja ja lopulta koit ennennäkemätöntä mielihyvää aikaansaannoksestasi?

Luultavasti sinulle on joskus käynyt näin. Voi olla, että koit tämän tilan esimerkiksi urheillessa, mielenkiintoisen työprojektin parissa tai ehkä jopa rakastellessa. Onnittelut, olet silloin ollut flow-tilassa.

McKinseyn tekemän tutkimuksen mukaan asiantuntijat kokevat olevansa 500% tuottavampia flow-tilan aikana. Kuvittele, jos saisit kasvatettua tuottavuutesi viisinkertaiseksi flow-tilan avulla. Tämä merkitsisi käytännössä sitä, että saisit koko viikon työt tehtyä jo maanantaina. 

Suurin osa ihmisistä saavuttaa flown kuitenkin vain 5% työajastaan. Työn tekemisen tehokkuus tuplaantuisi, jos tuota lukua saataisin nostettua edes 20%.

McKinseyn tekemän tutkimuksen mukaan asiantuntijat kokevat olevansa 500% tuottavampia flow-tilan aikana.

Tuottavuuden lisäksi flow-tilassa opit nopeammin, olet luovempi ja kykenet ratkaisemaan monimutkaisempia ongelmia. Jos flow todella on näin tehokas tekniikka tuottavuuden maksimomiseen, niin miten saat lisättyä sitä prosentuaalisesti enemmän omiin päiviisi?

Mikä ihmeen flow? 

Flow-tila ei ole pelkästään tehokas ja super tuottelias tila, jossa kaikki sujuu, kuin tanssi. Tiesitkö, että kuitenkin usein sitä edeltää ahdistuksen tunne? Flow-tilaan pääseminen edellyttää mukaansa tempaavaa toimintaa, jossa on riittävästi haastetta. Silloin, kun kamppailet uuden ja suhteellisen vaativan tehtävän parissa, aluksi se tuntuu haastavalta, mutta tietyn ajan jälkeen taitosi karttuvat ja toiminta siirtyy aivoissa alueelle, jota kutsutaan ”kiihdytyskanavaksi”. Tämä on aivoille kaikista palkitsevin tila, sillä silloin dopamiinirata aktivoituu ja tästä seuraa mielihyvän tunne. 

Flow on henkinen toimintatila, jossa aktiviteettia suorittava henkilö nauttii kyseisestä prosessista ja samanaikaisesti tuntee itsensä energiseksi, erittäin keskittyneeksi ja täysin sitoutuneeksi toimintaan sillä hetkellä. Unkarilaisen syntyperän omaava psykologi Mihály Csíkszentmihályin on maininnut flow-tilan (optimaalinen kokemus tai virtauskokemus) ensimmäisen kerran jo vuonna 1975. Kun olet flow-tilassa täysillä keskittynyt luomaan jotain, aivosi eivät enää rekisteröi kehosi muita tarpeita, kuten nälkää tai väsymystä.

Aivotoiminta virtauskokemuksen aikana

Miten tunnistaa mikro- ja makro-flow?

Flow-kokemukset voidaan jakaa kahteen ryhmään: yksilölliset flow- kokemukset sekä yhdessä koetut flow-kokemukset, jotka tunnetaan ryhmäflow-käsitteenä. Yksilöllinen flow-kokemus tarkoittaa henkilökohtaista flow-tilaa, jonka aikana flow-tilassa oleva henkilö tuntee suorituskykynsä olevan parhaimmillaan. Ryhmäflow tarkoittaa jaettua kollektiivista kokemusta, jossa ryhmä, esim. urheilujoukkue, suoriutuu heidän tasoonsa nähden huipputasolla.

Flow-kokemukset voidaan myös luokitella niiden intensiteetin mukaan, jolloin puhutaan mikro- ja makro-flow käsitteistä. Mikro-flow:sta voidaan puhua silloin, kun olet vaipunut kevyeen virtauskokemukseen esimerkiksi intensiivisen keskustelun aikana, jolloin yksi hyvä idea tai keskustelunaihe johtaa toiseen ja yhtäkkiä havahdutkin siihen, että olet kokonaan menettänyt ajantajun.

Makro-flow:sta voidaan puhua silloin, kun saavutat erittäin kokonaisvaltaisen (lähes maagisen) flow-tilan, jonka seurauksena esimerkiksi aika hidastuu ja tunnet olevasi osa jotain suurempaa kokonaisuutta ja universumia.

Flow-tilan pahimmat viholliset

Flown saavuttamista saattavat häiritä monet sisäiset ja ulkoiset tekijät. Esimerkiksi riittämätön itsensä johtaminen, motivaattoreiden puutuminen, stressi ja epämiellyttävien asiakkaiden tai projektien kanssa painiminen harvoin johtavat mielekkääseen ajatusprosessiin. Olisi epärealistista väittää, että voit aina vaikuttaa kaikkiin näihin tekijöihin, mutta suurimman osan ajasta voit itse ottaa vastuun esimerkiksi kiireestä, työn mielekkyydestä ja sitä kautta myös sen tuloksellisuudesta.

Jos työpäivissäsi on paljon aikaa vieviä ja rutiininomaisia tehtäviä, ja mielestäsi tuon ajan voisi käyttää mielummin sellaisiin projekteihin, jotka näkyvät enemmän viivan alapuolella, kannattaa harkita tehtävien delegoimista: delegoimalla rutiininomaisia ja toistuvia tehtäviä saat helposti lisättyä kustannustehokuutta, tuottavuutta sekä tehostettua ajanhallintaasi.

Jos virtauskokemus katkeaa turhan häiriötekijän vuoksi, siihen takaisin pääsemiseen vie 5 minuutista 30 minuuttiin. Pidä siis huolta, ettei päiväsi ole täynnä alla olevia fokuksen tappajia:👇🏼

  • Keskeytykset: Jokainen kesketys tappaa fokuksesi siitä, mitä olet sillä hetkellä tekemässä. Puhelimen notifikaatiot ja sähköpostin jatkuva vilkuilu ovat hyviä esimerkkejä tästä. Notifikaatiot salakavalasti valtaavat mielen, sillä jokaisesta keskeytyksestä ”toipuminen” vie keskimäärin 25 minuuttia.
  • Aina tavoitettavissa oleminen: Kokeile rajoittaa tavoitettavuuttasi puhelimella vain tiettyihin aikoihin päivästä ja huomaat, kuinka kykysi tehdä syvää ja merkityksellistä työtä kasvaa. Kunnioita itseäsi ja älä ole aina tavoitettavissa, sillä sinun ei tarvitse.  
  • Taustamelu ja avoin toimisto: Pieni taustahälinä voi olla tietyille ihmisille inspiroivaa, mutta häiritsevät äänet katkaisevat ihan kenen tahansa ajatusprosessin. Rauhallinen työskentelytila ja inspiroiva taustamusiikki auttavat monia flow-tilan saavuttamisessa.
  • Multitasking: Keskittymällä vain yhteen asiaan kerrallaan, maksimoit mahdollisuutesi flow-tilaan pääsemiseksi. Jos teet monia asioita samanaikaisesti, heität aikaa ja rahaa hukkaan. Multitaskatessa rasitat aivojasi turhaan ja et pysty saavuttamaan tarvittavan syvää keskittymisen tilaa.
  • Liian helpot tai liian haastavat projektit: Helpot tehtävät tylsistyttävät ja liian haastavat stressaavat.  Steven Kotlerinmukaan tehtävän tulisi olla 4% haastavampi sen hetkiseen tietotaitoon nähden, jotta flow-tilaan pääseminen olisi maksimaalista.
  • Merkityksellisyyden puute: Miksi teet kyseistä projektia?  Päämäärätietoisuus ja tavoitteellisuus auttavat merkityksellisyyden lisäämisessä ja löytämisessä. Tämän lisäksi, omien arvojen mukaisesti työskentelystä voi olla apua. Milloin olet viimeksi miettinyt omia arvojasi? Merkityksellisyys ja motivaatio kulkevat käsi kädessä.  
  • Aivosumu: Et varmasti pääse flow-tilaan, jos olet ylikuormittunut tai väsynyt. Pidä huolta riittävästä palautumisesta, jotta kehosi ja aivosi toimivat optimaalisesti. 


Flown parhaat triggerit

Jos et tällä hetkellä saavuta tätä lähes maagista tilaa niin usein, kuin haluaisit, onneksi on monia tekijöitä, jotka auttavat sen aktivoimisessa.

  • Mielekäs työ – Pyri järjestämään työtehtäväsi niin, että voit tehdä suurimman osan ajasta mahdollisimman inspiroivia projekteja, sillä silloin olet tehokkaimmillasi. Tehdessäsi innostavaa työtä, saavutat flow-tilan helpommin. Opettele delegoimaan, jotta voit tehdä enemmän sinulle arvokasta työtä. 
  • Riskin syy-seuraussuhde – Kun olet laittanut itsesi täysillä likoon, on fokus myös sen mukainen. Oli se sitten rahallinen, fyysinen tai vaikkapa sosiaalinen riski. Mitä suurempi riski, sitä suurempi fokus. Flow-tilaan pääsemistä tuskin tarvitsee edes miettiä silloin, kun on kyse elämästä ja kuolemasta.
  • Optimaalinen ympäristö ja selkeä päämäärä -Tietämättä mitä seuraavaksi tapahtuu, uudet, arvaamattomat ja monimutkaiset elementit keskittävät huomion paremmin kuin tutut ja turvalliset. Kun tiedät mitä kohti olet menossa, pysyy mielesi kirkkaana ja rauhallisena.
  • Haastavuuden ja tietotaidon suhde – Tehtävän tulisi olla 4% haastavampi, kuin sen hetkinen tietotaito, jotta edellytykset ovat ideaaliset flow-tilan saavuttamiselle.
  • Intensiivinen fokus – Keskity yhteen asiaan kerrallaan. Sano ei kaikille häiriötekijöille ja multitaskingille.