Female-Hands-on-Laptop

Smoothlyn asiakkaat delegoivat korona-aikana enemmän kuin koskaan

Etätyötrendi ei ole ainoastaan koronakevään ansiota, mutta hallituksen suositus kiihdytti työpaikkojen siirtymistä joustavampaan työskentelyyn ja kotitoimistoihin. Nopea siirtymä sataprosenttiseen etätyöhön maalis-huhtikuussa aiheutti monelle yritykselle ja työntekijälle harmaita hiuksia ja uusia toimintatapoja jouduttiin kehittämään nopealla aikataululla, mutta esimerkiksi lehdistön toteuttamien kyselytutkimusten mukaan suurella osalla kokemukset ovat olleet hyviä.

Etätyöskentely vaatii vain totuttelua ja parhaiden käytäntöjen löytämistä, kuten muutkin uudet työskentelyn tavat.

Smoothlylla ja Smoothlyn asiakkailla oli etulyöntiasema etätyöhön siirtymisessä. Smoothly työskentelee täysin etänä ja panostamme jokapäiväisessä työssämme siihen, että tuemme asiakkaitamme digitaalisten työkalujen hyödyntämiseen ja liikkuvaan työhön. Pyrimme neuvomaan niin Smoothlyn tiimiläisiä kuin asiakkaitammekin ottamaan käyttöön parhaiksi osoittautuneita käytäntöjä ja arvioimme myös jatkuvasti sitä, millaiset työskentelyn ja delegoinnin tavat saavat aikaan parhaita tuloksia.

Etätyö vaatii suunnittelua ja totuttelua.

Sekä Smoothlyn tiimimme etätyöntekijät että asiakkaamme olivat jo ennen koronaa etätyön ammattilaisia ja hyödynsivät monipuolisesti hyväksi havaittuja etätyön käytäntöjä kuten videopalavereita, tehtävänhallintaan tarkoitettuja työkaluja, pikaviestintäsovelluksia ja pilvipalveluita. Tämä kokemus ja kokemuksen kautta kertynyt osaaminen osoittautui arvokkaaksi asiakasyrityksissämme, sillä koronakriisistä ja poikkeustilasta huolimatta – tai ehkä siitä johtuenkin – asiakkaamme tekivät palvelun käytön määrässä ennätyksen huhtikuussa! Ennätys saavutettiin kotitoimistoista käsin, keskellä epidemian huippua.

Smoothlyn delegointipalvelun käyttöaste nousi helmikuusta huhtikuuhun huimat 170%

Asiakasyrityksistämme suuri osa digitaalisia moderneja organisaatioita, jotka työskentelevät toimialoilla, joille etätyö on luontevaa. Siksi siirtymä etätyöhön onkin ollut monille asiakkaillemme kevyt muutos. Etä- ja liikkuvaa työtä on monessa organisaatiossa tehty säännöllisesti jo ennen yhteistyön aloittamista Smoothlyn kanssa. Useimmat asiakkaamme suhtautuvat myös nykyaikaisiin digitaalisiin työkaluihin avoimin mielin eli valmiuksia etätyön hyödyntämiseen on jo olemassa.

Kun koronakevät toi mukanaan etätyösuosituksen, suurin osa asiakasyrityksistämme koki siirtymän etätyöhön helppona. Meidän etätyöntekijätiimillemme asiakasyritysten siirtyminen etätöihin ei välttämättä näyttäytynyt muuten kuin lisääntyneenä ajatustenvaihtona Slack-kanavilla kahvihuonekeskustelujen sijaan.

Smoothlyn toimistolla vetäydyimme myös kokonaan etätöihin kolmeksi kuukaudeksi, mutta se ei vaikuttanut omaan arkeemme kovinkaan paljoa, sillä olemme kaikki tottuneet työskentelemään etänä niin tiimimme sisällä, kuin asiakkaidemmekin kanssa. Videopalaverit ja kotitoimistolta työskentely ovat olleet meille jo pitkään arkipäivää ja meillä oli jo valmiiksi käytössä modernit ja toimivat, tarkoituksenmukaiset työkalut ja toimintatavat etätyöhön. Konkreettisena lisänä toimme työviikkoihimme yhteisiä virtuaalisia kahvihetkiä vapaampaan kuulumisten ja ajatusten vaihtoon, tavanomaisten asiapitoisten palaverien rinnalle.

Keskityimme koronakriisin pahimmassa vaiheessa ennen kaikkea pitämään yllä olemassaolevia asiakassuhteita tarjoamalla jopa tavallista enemmän neuvoja ja tukea etätyön järjestämiseen. Näin autoimme asiakkaitamme siirtymään etätyöhön jouhevammin, ja onnistuimme solmimaan jopa uusia asiakassuhteita kriisistä huolimatta. Asiakkaamme ottivat poikkeuksellisen tilanteen vastaan osoittaen ihailtavaa resilienssiä, ennakkoluulottomuutta ja luovuutta.

Monet asiakkaistamme ottivat etätyösuosituksen jopa mahdollisuutena kehittää omia etätyöprosessejaan ja käytäntöjään. Huomasimme, että asiakkaat tutustuivat entistä enemmän etätyöhön, parhaisiin työtapoihin ja työkaluihin ja keksivät myös itse uusia tehokkaampia tapoja delegoida ja monipuolisempia tehtäviä delegoitavaksi Smoothlylle.

Etätyöhön siirtyminen vaatii avointa mieltä uusien digitaalisten työkalujen käyttöönottoon

Siirtymä kokoaikaiseen etätyöhön tuli monelle työntekijälle ja organisaatiolle keväällä shokkina ja etätöihin siirryttiin pahimmillaan jopa päivän varoitusajalla. Saimmekin lukea lehdistä etätyön aiheuttamasta uupumuksesta ja apatiasta sekä työ- ja vapaa-ajan stressaavasta sekoittumisesta. Erityisesti lapsiperheissä kevät saattoi olla haastava lasten opiskellessa etäkoulussa ja vanhempien tehdessä samalla töitä kotona.

Smoothlyn keskeisimpiä neuvoja etätyötä aloitteleville yrityksille ovat nykyaikaisten toimiviksi todettujen työkalujen käyttöönotto ja entistä suurempi panostus toimivan viestinnän kehittämiseen.

Suosittelemmekin kaikille asiakkaillemme säännöllistä videopalaveria yrityksen oman tiimin sekä Smoothlyn etätyöntekijöiden kanssa. Vaikka aina palaverin agendassa ei näyttäisi olevan mitään akuuttia, on hyvä säännöllisesti vaihtaa kuulumisia ja ajatuksia, ikään kuin toimiston käytävällä tai kahvihuoneessa.

Oikeat valinnat toimiviksi ja tarkoituksenmukaisiksi työkaluiksi riippuvat tiimin koosta ja siitä, kuinka paljon viestintää ja yhteistyötä tyäkalujen avulla on tarkoitus toteuttaa. Kaikille organisaatioille hyödyllisiä työvälineitä voivat olla esimerkiksi pikaviestisovellukset, kuten Slack tai Microsoft Teams. Tehtävien ja projektin hallintaohjelma, esimerkiksi Asana tai Trello, tulee tarpeeseen erityisesti isommissa tiimeissä. Nämä työkalut mahdollistavat digitaalisen yhteistyön, jossa kaikkien osapuolten on helppo tarkistaa, missä vaiheessa mikäkin työtehtävä on. Projektinhallintatyökalun avulla tehtäviä on helppo delegoida selkein tehtävänannoin Smoothlylle, asettaa deadlinet ja tavoitteet sekä toimittaa tehtävän suorittamiseen tarvittavat materiaalit. Projektinhallintatyökalun avulla on myös helppo hahmottaa toistuvia rutiinitehtäviä, jotka alkavat nopeasti rullaamaan omalla painollaan.

Etätyöhön siirryttäessä on tärkeää sopia selkeistä toimintatavoista ja esimerkiksi siitä, mihin kellonaikoihin työntekijöiden on suotavaa olla tavoitettavissa. Vaikka töitä tehdään kotoa, ei työpuhelinta tarvitse tarkistaa enää iltamyöhään tai sähköposteihin vastata iltapuuroa keitellessä. Lisäksi, kuten aina isojen muutosten aikana, on hyvä pitää mieli avoinna uusille toimintatavoille: uudet tavat tehdä töitä voivat tuoda yllättäviä oivalluksia ja tehostaa työskentelyä odottamattomilla tavoilla.

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *