Miten tehostaa työpäivää etätyöntekijän avulla?

“Jos sen voi tehdä kuudessa tunnissa, miksi käyttää enempää aikaa?”

-VapaMedia

Aika itsessään ei tuota yritysmaailmassa arvoa. Se, mitä sillä tehdään, luo tuloksia.

Viimeisen parin vuoden aikana työn tehokkuuteen liittyvä keskustelu on pyörinyt hyvin paljon juuri ajankäytön ympärillä: voiko työpäivää oikeasti tehostaa pelkästään työaikaa lyhentämällä?

Microsoft lyhensi työviikon nelipäiväiseksi testimielessä tavoitellessaan voimakkaampaa tehokkuutta. Kokeilun tuloksena tuottavuus kasvoi 40 prosenttia ja myös työntekijöiden hyvinvointi kehittyi merkittävästi. Nyt suomalainen Vapa Media kokeilee tismalleen samaa.

Mistä on oikein kysymys?

Kirjoitimmekin aikaisemmin työn murroksesta ja siitä, kuinka työn tekeminen tulee muuttumaan merkittävästi vuonna 2020.  Työn tekemisen tavat ja tarvittavat uudet työelämätaidot kehittyvät nopeammin kuin koskaan, mutta jostain syystä käsitys työajasta junnaa edelleen sitkeästi paikallaan.

Työpäivän lyhentämiseen ja ajankäytön tehostamiseen liittyy myös voimakkaasti ajatus siitä, että pelkkä tuottava työ ei enää riitä vuonna 2020. Työn tekemisen pitää myös tuntua hyvältä, ja sen lisäksi aikaa (ja voimavaroja) tulisi riittää myös elämän muille osa-alueille.

On ymmärrettävää, että kuuden tunnin työpäivään siirtyminen voi tuntua liian hurjalta askeleelta otettavaksi, mutta se ei silti tarkoita, etteikö mitään olisi tehtävissä.

Seuraavaksi kerromme sinulle, kuinka voit lähteä tehostamaan työpäivää etätyöntekijän avulla, ja ehkä jopa huomaamatta siirtyä kohti sitä kuuluisaa kuuden tunnin työpäivää💡

Tee sitä, minkä vain sinä osaat + ulkoista kaikki muu = kestävä liiketoiminnan kasvu

Mitä jos kaikki keskittyisivät vain siihen työhön, missä ovat parhaimmillaan? Mitä jos kaikki tekisivät vain sitä työtä, mikä innostaa ja antaa energiaa? Miltä maailma silloin näyttäisi?

Emme ehkä osaa täysin sanoa, miltä koko maailma näyttäisi, mutta ainakin työn tekeminen näyttäisi erilaiselta. Kun hyödynnät luontaisia vahvuuksiasi sekä teet työtä, mikä aidosti innostaa, olet luovempi ja tehokkaampi – jolloin myös  työn tekeminen on nautinnollista ja merkityksellisempää.

Toisaalta on hyvä tiedostaa, että myös hyvältä tuntuva tila on stressiä keholle, mistä tulee palautua. Siinä mielessä ajankäyttö liittyy aika merkittävästikin työn tuottavuuteen. Väsyneenä ja jatkuvassa kiireessä on vaikea pitää kaikki langat käsissä sekä ajatus kasassa.

 

Mikäli siis kaikki illat ja viikonloput kuluvat sinulla siihen, että organisoit aikatauluasi, päivität somea vasemmalla kädellä tai vastailet sähköpostiviesteihin, joihin kuka vain pystyy vastaamaan, voisi työn tekeminen olla kohdallasi tehokkaampaa etätyöntekijän avulla.

 

Kun jatkuva kiire loppuu (tai ainakin helpottuu) on strategisten tavoitteiden kannalta merkityksellisiin projekteihin helpompi keskittyä, jolloin alat huomata myös saavasi enemmän aikaiseksi.

Joskus myös pelkkä tieto siitä, että sinulla on mahdollisuus saada apua nopeallakin varoitusajalla, antaa mielenrauhaa ja auttaa näin pitämään fokuksen oikeissa asioissa.

 

Me Smoothlylla haluamme auttaa asiantuntijoita vapauttamaan itsellensä aikaa ydinosaamiseensa, jotta työ tuntuisi merkityksellisemmältä & inspiroisi enemmän. #betterdaysatwork

Jos sinusta tuntuu, että haluaisit ehkä vähentää osan työkuormastasi pois ja katsoa, voisitko tehostaa työpäivääsi sen avulla, niin jatka lukemista👇🏼



Palvelun aloittaminen askel askeleelta

Vaihe #1:

Mieti, mitä tehtäviä voisit delegoida (aka mistä tehtävistä haluaisit päästä eroon)

Yhteistyö lähtee liikkeelle siitä, että kartoitat tämän lomakkeen avulla alustavasti ne tehtävät, joita haluaisit delegoida. Tämän jälkeen asiantuntijamme ovat sinuun yhteydessä ASAP, jotta saatte sovittua yhteisen etäpalaverin, missä sinulle kerrotaan askel askeleelta, kuinka delegoida ja käyttää Smoothlyn digitaalista palvelua.

Mikäli olet tämänkin jälkeen sitä mieltä, että palvelu voisi olla juuri sinulle sopiva fitti, siirryt vaiheeseen kaksi👇🏼

Vaihe #2:

Yhdistämme sinulle tarpeitasi vastaavan etätyöntekijän tai etätyöntekijätiimin (vuorokauden!!) sisällä.

Tässä kohtaa voit vain istua alas ja ottaa rennosti, sillä me hoidamme koko rekrytointiprosessin puolestasi. Matchaamme juuri sinun tarpeitasi vastaavan etätyöntekijän vuorokauden sisällä, jotta pääset aloittamaan palvelun (lähes) heti.

Tässä kohtaa Account Managerisi sopii kanssasi kalenteriajan 1 tunnin mittaiseen maksuttomaan kick-off aloituspalaveriin, joka toteutetaan videopalaverina silloin, kun sinulle se parhaiten sopii.

No mitä kaikkea tuohon tunnin mittaiseen kick-off aloituspalaveriin sisältyy?👇🏼

Vaihe #3:

Palvelun aloittaminen maksuttomassa kick-off videopalaverissa etätyöntekijäsi ja Smoothlyn Account Managerin kanssa.

Kun kaikki pakolliset paperiasiat on hoidettu, palvelu starttaa ihan virallisesti: pääset tapaamaan tulevan etätyöntekijäsi yhdessä Account Managerisi kanssa videon välityksellä.

Aloituspalaverissa käydään yhdessä läpi delegoitava työnkuva sekä tarpeelliset järjestelmät ja työkalut tehtävien suorittamiseen. Eli suomeksi sanottuna kaikki ne asiat, joita tarvitaan toimivan yhteistyön rakentamiseksi.

Tämän palaverin jälkeen sinulla pitäisi olla selkeä kuva siitä, kuinka viestit etätyöntekijäsi kanssa ja miten hän lähtee suorittamaan ensimmäistä tehtäväänsä. 

 

Vaihe #4:

Just delegate it! (lue: vapauta itsellesi aikaa ja lisäenergiaa delegoimalla säännöllisesti tehtäviä etätyöntekijällesi)

Palvelu lähtee hyvin luonnollisesti ja omalla painollaan liikkeelle yhteisen aloituspalaverin jälkeen. Tärkeintä on, että lähdet liikkeelle vain jostain: kun huomaat etätyöntekijäsi osaavan hommat paremmin, kuin ehkä osasit odottaa, voit alkaa pikkuhiljaa delegoimaan enemmän ja enemmän.

Ja muista, et ole palvelun kanssa todellakaan yksin! Account Managerisi on tukenasi aina, kun tarvitset apua. Lisäksi hän auttaa mielellään edistämään ja tehostamaan palvelun käyttöäsi.

 

 

 

Vieläkö joku mietityttää palveluun liittyen? Lue lisää Smoothlyn FAQ 👉🏼

Näin asiakkaamme sanovat meistä

Mietitkö tässä kohtaa, voisiko etätyöntekijän hankkiminen palveluna olla sinulle hyvä fitti? Tarkista tästä:👇🏼

  • Haluaisit vähentää työkuormaasi tai antaa osan (ei-niin-mielekkäistä) työtehtävistä pois, mutta perinteiseen työntekijään sitoutuminen jännittää eikä sinulla ole aikaa etsiä osaajaa saati perehdyttää sitä
  • Haluaisit pystyä keskittymään työhösi ilman jatkuvia keskeytyksiä ja toisaalta mahdollisuuden delegoida kiireellisiä tehtäviä eteenpäin tarpeen tullen, jotta sinulla ei olisi jatkuva huoli siitä, tuleeko kaikki tehdyksi
  • Haluaisit enemmän vapaa-aikaa päiviisi ja mielenrauhan siitä, että kaikki tulee tehdyksi, mutta sinulla ei ole aikaa pitkiin ja aikaa vieviin rekrytointiprosesseihin
  • Perinteisen työntekijän hankkiminen on sinulle liian kallis tai työläs vaihtoehto (työkalujen hankkiminen, perehdyttäminen ja kouluttaminen, kiinteä kuukausipalkka) mutta olet valmis sijoittamaan ainakin 440€/kk siitä, että pystyt keskittymään enemmän niihin töihin, missä olet parhaimmillasi​

Jos nyökkäsit hyväksyvästi edellisten kohdalla, seuraava askel onkin looginen👇🏼