Liikaa muistettavaa mielen päällä? Yksinkertainen ja nopea menetelmä, jonka avulla saat hallinnan tunteen takaisin

Onko sinusta tuntunut viime aikoina, että sinulla on liian monta asiaa hoidettavana ja jatkuvasti huoli siitä, tuleeko kaikki asiat varmasti hoidetuksi? Työpäiväsi saattaa vilahtaa ohi sumussa, kun yrität hallita kaaosta yksin. Ehkä olet myös huomannut, että et saa vietyä projekteja loppuun, sillä ne jäävät jatkuvasti puolitiehen.

Kuulostaako tutulta?

Mitä jo sinulla olisi menetelmä, jonka avulla saisit hallinnan tunteen takaisin ja löytäisit taas sen sisäisen rauhan, jossa asiat loksahtelevat paikalleen ja To-Do lista tyhjenee, kuin itsestään?

Olemme työskennelleet jo satojen asiantuntijoiden kanssa usean vuoden ajan, ja kaikki he ovat luulleet, että liiketoiminta kasvaa vain, jos työpäivät ovat tarpeeksi pitkiä ja on jatkuvasti kiire.

Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa.

Jos mielessäsi on koko ajan liikaa asioita muistettavana ja hoidettavana, stressitasot lisääntyvät, virheiden määrä kasvaa, ajatus harhailee ja sinun on vaikea keskittyä. Kaikki nämä yhdessä johtavat hyvin nopeasti tehokkuuden laskuun.

Toisaalta taas tekemällä vähemmän mutta laadukkaasti, voit saada jopa kolme tuntia enemmän aikaa päivääsi ja mikä parasta, voit käyttää sen innostavaan kehitystyöhön tai vaikka itsestäsi ja perheestäsi huolehtimiseen.

Mikäli haluat oppia tämän yksinkertaisen menetelmän, minkä avulla voit saada lisää aikaa päivääsi, niin jatka lukemista!💡

3 Suurinta myyttiä asiantuntijoiden ajanhallinnassa (ja miksi ne eivät pidä paikkaansa)

Myytti #1: Töitä pitää tehdä vähintään 9-10h päivässä, jotta on tehokas

Tiesitkö, että olet todennäköisesti tehokas keskimäärin vain 3 tuntia päivässä? On houkuttelevaa tehdä pitkiä päiviä tai montaa asiaa samaan aikaan (tai yrittää tehdä) ja se saatetaan jopa nähdä arvokkaana taitona, mutta kannattaako se todella? Tutkimusten mukaan ei.

Psykologit ovat havainneet, että pitkät työpäivät ja useiden asioiden samanaikainen tekeminen saattaa johtaa menetettyyn aikaan ja laskea tuottavuutta jopa 40%. Tee siis vain yksi asia kerrallaan loppuun ja huomaat, kuinka paljon tehokkaampi todellisuudessa olet.

Kun teet monia asioita samanaikaisesti, teet todennäköisemmin virheitä riittämättömän huomion ja huonon keskittymiskyvyn vuoksi. Turhat häiriöt keskeyttävät fokuksen ja tehtävien uudestaan aloittaminen voi vaatia yllättävänkin paljon ponnistelua. Tunnista, mitkä tekijät vaikuttavat negatiivisesti fokukseen ja keskeyttävät hyvän työn flown. Yleisimpiä häiriötekijöitä ovat esimerkiksi melu, puhelimen ja sähköpostin selaaminen sekä huonosti organisoitu työpäivä.

Asioita pitää toki tehdä, jotta voi saada jotakin aikaiseksi, mutta tehokasta työtä ei kukaan pysty tekemään 10 tuntia päivässä jatkuvasti, ilman riittävää palautumista. Mitä enemmän sinulla on asioita mielen päällä ja hoidettavana, sitä haastavampaa niistä on päästää irti ja aloittaa työpäivästä palautuminen. Kenenkään ei kannata polttaa itseään loppuun, jolloin tuottavaa työtä ei enää voi tehdä ollenkaan. 

Siksi kannattaa mieluummin tehdä töitä vähemmän, mutta tehokkaammin, ja käyttää ylimääräinen aika itsestä huolehtimiseen. Lisäksi työn kuormittavuuteen ja siitä palautumiseen vaikuttaa paljon työn mielekkyys ja merkityksellisyys: työ, mikä tuntuu hyvältä ja innostaa, kuluttaa vähemmän voimavaroja ja vaatii siten vähemmän palautumista. Kun tekemäsi työ on mielekästä, voit siis käytännössä työskennellä enemmän ja tehokkaammin.

Myytti #2: Kiire = tehokkuus

Onko sinulla jatkuvasti kiire? Edelleen monet asiantuntijat pitävät kiirettä tehokkuuden merkkinä, mutta todellisuudessa se on usein itse asiassa tehottomuuden merkki. Toki kiire ja miten sen koet, on yksilöllistä, mutta harvoin liika työmäärä yhtä ihmistä kohden vie yritystä eteenpäin.

On ymmärrettävää, että kiirettä on tiettyinä ajanjaksoina enemmän kuin toisina, ja se on ihan ok. Mutta jos joka päivä työstä tulisi selviytyä tuli takapuolen alla, saattaa into, palo ja motivaatio työtä kohtaan tippua hyvinkin pian.

Priorisointi auttaa sinua suunnittelemaan päiväsi, hahmottamaan tärkeimmät tehtävät ja käyttämään enemmän aikaa oikeisiin asioihin. Priorisoiminen lievittää myös stressiä, lisää tuottavuutta ja auttaa sinua keskittymään paremmin.

Keskittymällä oikeisiin asioihin vapautat lisää aikaa itsellesi, vältät tehtävien tekemisen pitkittymistä ja lisäät motivaatiota, kun työprojektit etenevät odotettua nopeammin ja paremmin. Näin säästyt turhalta työltä ja saat hommat tehtyä jopa etuajassa.

Myytti #3: Kaikki kannattaa tehdä itse

Oletko koskaan kuullut #supersankarisyndroomasta?

Supersankarisyndroomassa ajatellaan, että kaikessa on oltava paras ja siksi kaikki kannattaa opetella ja tehdä itse.

Työn murros on kuitenkin edennyt pisteeseen, missä näin ei enää ole. Tuottavuuden näkökulmasta aika kannattaa käyttää siihen työhön ja niihin projekteihin, jotka aidosti innostavat ja inspiroivat.

Lisäksi mikään ei maksa niin paljon, kuin tuottavan laskutettavan työajan käyttö sellaiseen työhön, mikä ei tuo euroja yrityksen liiketoimintaan.

Esimerkiksi rutiininomaiset tukitehtävät on hoidettava, jotta yrityksen pyörät pyörivät optimaalisesti, mutta kannattaako asiantuntijan käyttää omaa (kallista) aikaansa sähköposteihin vastaamiseen, matkojen suunnitteluun tai blogiartikkeleiden editoimiseen?


Lue lisää aiheesta:
Teetkö taas töitä, joita sinun ei kuuluisi tehdä? 3 keinoa kuinka ratkaista tilanne

Menetelmä, joka paljastaa pahimmat aikasyöppösi

Muistatko, kun lupasimme paljastaa sinulle menetelmän, jonka avulla saisit hallinnan tunteen ja flow-tilan takaisin?

Seuraavaksi tehtävänäsi on tehdä tämä yksinkertainen harjoitus, joka paljastaa ne aikasyöpöt, mihin työpäivästäsi hukkuu paljon aikaa.

  1. Pidä kalenteria viikon ajan ajankäytöstäsi esimerkiksi Excel taulukkoon, ASANA:n kalenteriin tai käsipelillä vihkoon.
  2. Merkitse ylös aina puolen tunnin välein, mihin tehtävään tai tehtäviin aikasi kului. Näin saat arvokasta tietoa siitä, mihin tehtäviin aikasi oikeasti kuluu ja kuinka työpäiväsi jakautuu.
  3. #BONUSTEHTÄVÄ: Jos rakastat organisointia ja järjestystä, voit myös eritellä värikoodeilla eri tehtäväkategoriat, kuten asiakastyön, markkinoinnin ja hallinnolliset tehtävät.

Mitä sitten tehdä viikon päätteeksi? On aika analysoida tuloksia!

  1. Ensimmäisenä tehtävänäsi on katsoa koko viikkoa läpi yhdellä silmäyksellä. Miltä se näyttää? Saitko tehtyä ne asiat, mitä olit suunnitellutkin?
  2. Nouseeko sieltä esille jotain yllättävää? Käytitkö esimerkiksi yllättävän paljon aikaa joihinkin tiettyihin tehtäviin? Onko niissä jotain yhtäläisyyksiä?
  3. Nyt, kun olet analysoinut viikkosi, on aika siirtyä vaiheeseen, joka on tämän koko menetelmän secret sauce


Ja tämä vaihe on nimenomaan se tekijä, joka auttaa sinua saamaan hallinnan tunteen takaisin ja jopa 4h tuntia lisää aikaa päivääsi.
Haluatko kuulla, mikä se on?

Nyt tehtävänäsi on katsoa listaasi uudestaan ja miettiä, mitkä tehtävät haluat tehdä jatkossakin. Tämän jälkeen mieti, mitkä olisivat sellaisia tehtäviä joita et halua, tai sinun ei kuuluisi ehkä tehdä?

Haluaisitko kuulla ihan konkreettisia esimerkkejä kaikista niistä tehtävistä, joita voisit delegoida eteenpäin?💡

Kirjoitimme hyödyllisen artikkelin työn murroksesta 2020-luvulla sekä kokosimme yhteen kaikkia niitä rutiini- ja tukitehtäviä, joita ulkoistamalla asiakkaamme ovat saaneet työpäiviinsä lisää aikaa, energiaa ja mielekkyyttä >>>

Pssst… Jos tämän harjoituksen tekeminen tuntuu työläältä, teimme myös yksinkertaisen ja nopean testin, minkä avulla voit saada selville pahimmat aikasyöppösi vain muutamassa minuutissa. Testaa nyt!👇🏼

Mikä estää sinua keskittymästä työhön, josta nautit eniten? Testaa, mikä on pahin pullonkaulasi!