smoothly_3

Kuinka saada oikeasti jotain aikaiseksi (ja pysyä järjissään), kun et saa poistua kotoa?

Sinulla on tärkeä puhelu menossa asiakkaasi kanssa, ja yhtäkkiä koira alkaa haukkumaan vieressä ja lapset yrittävät saada sinua leikkimään. Yrität samaan aikaan puhua kolmelle eri ihmiselle ja koiralle, kunnes huomaat yhteyden katkenneen asiakkaaseen.

Kuulostaako tutulta?

Oli sinulla lapsia, koira tai ei kumpaakaan, niin kuluneet viikot ovat varmasti aiheuttaneet päänvaivaa, erilaisia ja epätoivottuja muutoksia, epävarmuutta ja kipeitä päätöksiä.

Ehkä sinulta on vielä viety kaiken tämän lisäksi parhaat keinot selvitä stressaavista tilanteista…

…ja nyt sinun pitäisi pysyä vielä järjissäsi.

Yhtälö ei varmastikaan ole helppo, mutta paljon on silti tehtävissä. Vaikka tällä hetkellä 2020 tavoitteisiin pääseminen voi tuntua utopistiselta ajatukselta, niin tämän artikkelin avulla voit saada edes pienen ripauksen toivoa siitä, että se voisi olla edelleen mahdollista.

On aika puhaltaa yhteen hiileen

Näinä epävarmoina hetkinä on hyvä ottaa hetki itselle ja olla tietoinen siitä, että oli tilanne mikä tahansa kohdallasi, et ole varmasti haasteidesi kanssa yksin. Me Smoothlylla toivomme lämpimästi, että sinä ja läheisesi pysytte terveinä ja turvassa.

Vaikka ympärillä on paljon epävarmuutta ja kysymyksiä, joihin ei löydy vielä vastauksia, silti edelleen on sellaisia asioita, joista voit olla varma:

  1. Olet vahva – ja yhdessä olemme vielä vahvempia. Nyt on aika puhaltaa yhteen hiileen ja etsiä luovia ratkaisuja kiperiinkin tilanteisiin.
  2. On täysin OK nähdä asioissa hyvää ja olla optimistinen kaaoksen keskellä… Ja on sinusta kiinni, valitsetko nähdä hyvän.
  3. Vaikka olet ehkä fyysisesti erillään asiakkaistasi, työntekijöistäsi ja monista muista ihmisistä, ei sinun tarvitse silti eristäytyä koko maailmasta. Voit edelleen pitää yhteyttä muihin käyttämällä hyväksi todettuja työkaluja, kuten Slackiä, Teamsiä tai Zoomia.

Tässä muuttuvassa tilanteessa halusimme koota yhteen Smoothlyn tiimin kanssa parhaat vinkit siihen, miten työpäivästä saa irti parhaan mahdollisen etänä. Koko liiketoimintamme perustuu moderniin etätyöhön, ja olemmekin vuosien varrelta löytäneet ne työkalut ja tavat, joiden avulla innostus ja tuottavuus pysyvät mukana työn tekemisessä myös etänä.

Tässä artikkelissa saat selville:

» Kuinka keskittyä työhön kotona kiireen ja kaaoksen keskellä?

» Kuinka omaa aikaa kannattaa nyt optimoida?

» Erinomaisia keinoja siihen, kuinka voit tukea työntekijöitäsi tai tiimiäsi myös etänä

» Miten pitää yllä korkeaa mielialaa?

Etätyöskentelyn hyödyt

  1. Tiesitkö, että etätyöskentely voi tehostaa työn tuottavuutta jopa 13%? Vaikka nyt sinusta ehkä tuntuu, että työn tekeminen on kaikkea muuta kuin tehokasta, niin pahimman muutosvaiheen pyyhkiytyessä pois saatat huomata työn tehostuneen aikaisemmasta ihan mukavastikin.
  2. Kun työpaikalle siirtymiseen menee normaalisti jopa tunteja, voit nyt käyttää ylimääräisen ajan näinä etäpäivinä itsestäsi huolehtimiseen ja läheistesi kanssa ajan viettämiseen (Psst! Saunominen yhdessä toimii aina, vaikka kotoa ei pääsisi pois)
  3. Saatat huomata keskittymiskyvyn lisääntyvän hurjasti, kun ei ole koko ajan keskeytyksiä (kuulet ihan pian vinkit siihen, miten lapset, puoliso ja koira pysyvät aisoissa työskennellessäsi)

Nyt kun sinulla on mahdollisesti jo muutama etätyöviikko takana, niin onko jotain, mihin olet ollut ihan huomaamatta tyytyväinen #karanteenissa?

Miten saada aikaiseksi etänä, vaikka kaikki tuntuu olevan mullin mallin?

Ehkä työskentelet nyt ensimmäistä kertaa etänä, ja et ole ihan varma, miten hallitsisit ajankäyttöäsi. Tai sitten ajanhallintasi on kunnossa, mutta et ole tottunut siihen, että ympärilläsi pyörii koko ajan puoliso ja lapset.

Lue lisää: Ajanhallinta Hukassa? 5 Askelta Tuottavampaan päivään

Tässä muutama käytännön vinkki siihen, miten pysyä tuottavana ja keskittyneenä kotona työskennellessäsi:

» Hyödynnä toimivia digitaalisia työkaluja, kuten Slack, Teams ja Zoom työkavereidesi ja asiakkaidesi kanssa viestimiseen. Vaikka olet eristyksissä, sinun ei tarvitse tuntea oloasi muista eristäytyneeksi. Ehkä voisitte porukalla käydä lenkillä “yhdessä” ja näin yhdistää palaverin liikkumiseen?

» Mikäli kotona on nyt vähän normaalia ruuhkaisempaa, pidä huolta, että kaikki tietävät työskentelytuntisi. Voit kuitenkin hyvällä omalla tunnolla nauttia tauoista ja kahvihetkistä läheistesi kanssa, ja löytää ehkä heihinkin aivan uudenlaisen yhteyden.

» Tee itsellesi selkeä työpiste, joka on erillään kaikista muista kodin toiminnoista. Kun lopetat työt, sinun ei tarvitse enää palata työpisteellesi. Näin pystyt tekemään selkeän eron työn tekemisen ja vapaa-ajan välille.

» Käy tauoilla ulkoilemassa ja haukkaamassa happea, saatat huomata sillä olevan positiivisia vaikutuksia tuottavuuteesi! Varsinkin nyt hyötyliikunta saattaa vähentyä merkittävästi, ja sinun täytyy kiinnittää erityishuomiota siihen, että saat myös kerrytettyä askeleita mittariin päivän aikana. Voit myös laittaa herätyskellon soimaan aina tasatunnein: kellon soidessa teet 100 x-hyppyä.

» Suunnittele päivän To Do jo edellisenä iltana, jolloin aamusta ei valu hukkaan tunteja “mitähän sitä voisi tänään tehdä” ajatteluun. Kun saat heti aamusta hyvin aikaiseksi, saat hyvän draivin ja tekemisen meiningin päälle. Pssst! Nyt viimeistään kannattaa ottaa ASANA käyttöön ajankäytön tehostamiseksi ja päivän tavoitteiden kirkastamiseksi. Voit myös hyödyntää esim. Full Focus Planneria päivän tavoitteiden kirkastamiseksi. 

» Muista olla itsellesi armollinen ja päästää irti työstä, kun olet saanut hommat hoidettua. Etänä työskennellessä palaa helposti loppuun, jos ei osaa erottaa vapaa-aikaa työstä. Muista, sinun ei tarvitse todistaa kellekään, että “olen myös tehokas etänä”. Tutkimukset hoitavat sen kyllä puolestasi. Saatat jopa huomata, että käytössäsi on enemmän tehokasta työaikaa, kun ylimääräiset palaverit tippuvat kalenterista.

» Kiitollisuuden harjoittaminen voi tuntua pilipalihommalta, mutta haastavina aikoina positiivisten tunteiden harjoittaminen korostuu. Sen sijaan, että työpäivän aikana eksyisit selaamaan uusimmat tilannepäivitykset uutisista, niin sulje silmäsi ja hengitä syvään. Mieti kolme asiaa, joista olet kiitollinen elämässäsi. Vaikka ympärillä moni asia muuttuu ja menee uusiksi, voit silti joka päivä tehdä päätöksen siitä, mihin kiinnität huomiotasi: uhkiin vai mahdollisuuksiin.

» Mikäli tehtävänkuvasi on kokenut dramaattisen muutoksen viimeisten viikkojen aikana ja olet joutunut laittamaan selviytymismoodin päälle, niin nyt voi olla se hetki, kun päästät irti niistä tehtävistä, joita et ihan oikeasti ehdi tekemään.

Työtehtävien delegointi – Mitä kaikkea voit delegoida? >>>

Delegoi oikeita tehtäviä (oikealla tavalla) = optimoi tehokkuutesi

Kun lähes kaikki työskentelevät etänä, tehtävien antamisen taito (aka delegointi) korostuu. 

Kuinka sitten delegoida tehokkaasti? Ulkoistamisprosessin aikana on hyvä ottaa muutama seikka huomioon, jotta tehtävien suorittaminen sujuu mutkitta ja kustannustehokkaasti.

1.Täydellinen match

On erittäin tärkeää, että ulkoistettavaan tehtävään valitaan oikea henkilö, sillä yksi suurimmista aikasyöpöistä on työtehtävien delegoiminen väärälle henkilölle. Jos taloushallintoon erikoistunut numeronpyörittäjä alkaa väsäämään blogiartikkelia, ei lopputulos ole varmastikaan yhtä iskevä tai synny yhtä näppärästi, kuin markkinointiin erikoistuneen superstaran käsissä?

2. Selkeä kommunikointi ja tehtävänanto

Delegoimisessa ohjeiden antaminen suoritettavaa tehtävää varten on se, mikä ratkaisee kaiken. Vaikka työtehtävä saattaa vaikuttaa sinulle itsestäänselvyydeltä, on hyvä käydä tehtävä kattavasti läpi välttyäksesi turhilta väärinkäsityksiltä. Jotta tehtävänanto sujuu mutkitta, tulisi työntekijän osata kysyä juuri oikeat kysymykset ja delegoijan sanoa juuri oikeat asiat. (Ja siksi meidän assistentit käyttävätkin tehokasta kysymyspatteristoa apunaan.)

3. Deadline

Deadline on sekä delegoijaa että tehtävän suorittajaa varten. Molemmilla on oltava yhteisymmärrys siitä, että tehtävä on mahdollista suorittaa toivotussa ajassa sekä suunnitelma siltä varalta, jos tuohon aikatauluun ei päästäkään. On suositeltavaa antaa tehtäville selkeät aikataulut, jotta tehtävän suorittaja osaa suunnitella ajankäyttöään ja saa tehtävän valmiiksi vaaditussa ajassa.

4. Tehokas kommunikointi

Kommunikointi on avain menestykseen myös delegoimisessa. Kun ilmapiiri on hyvä, on tehtävän suorittajan helpompi sanoa suoraan, jos hän ei ole esimerkiksi ymmärtänyt tehtävänantoa kunnolla. Suurin osa väärinkäsityksistä ja konflikteista voitaisiin ennaltaehkäistä (tai ratkaista) viestinnällisten taitojen avulla.

5. Muista antaa palautetta (ja ottaa sitä vastaan!)

Hyvin tehdystä työstä on aina hyvä antaa palautetta. Kuitenkin yhteistyön sujuminen vaatii aina alkuun hieman aikaa, joten avoin palautteiden vaihtaminen puolin ja toisin edistää delegoimisprosessia todella tehokkaasti.

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *