Työtehtävien delegointi - Mitä kaikkea voit delegoida?

Työn murros ja työelämän tulevaisuus ovat olleet pinnalla jo muutaman vuoden ajan. Digitalisaatio ja teknologian kehittyminen luovat sekä uusia uhkia että myös mahdollisuuksia liiketoiminnalle samalla pakottaen yrityksiä ja organisaatioita kilpailemaan yhä rajummin sekä tehokkuudessa että nopeassa liiketoiminnan kehityksessä. Se, mikä oli vuosi sitten kustannustehokkain ratkaisu, ei ole välttämättä enää tänään: voisiko vuoden 2020 trendi olla delegointi?

“Totutun kokoaikaisen, työsuhteisen kahdeksasta neljään tehtävän työn rinnalle onkin syntynyt kirjava kattaus erilaisia työn muotoja. Joissain niistä on enemmän, joissain vähemmän perinteisen työsuhteen tunnusmerkkejä. Tämä tarkoittaa merkittäviä muutoksia niin rakenteiden, toimintatapojen ja johtamisen kannalta.” (Lähde: Työn murros Suomessa 2020)


Uudenlaista työtä tehdään myös monin eri tavoin ja organisaatiorakenteet ovat muuttuneet, mikä onkin vaikuttanut useaan työhön liittyvän alueeseen:

  • Osaamisvaatimukset ovat kasvaneet ja tarve jatkuvaan uudistumiseen on läsnä koko ajan
  • Työssä vaaditaan yhä enemmän tiedonhankintaan ja ­tulkintaan liittyviä taitoja
  • Työn luonteen takia vaaditaan kykyä ja taitoja säädellä omaa työkuormaa

Vaikka useat asiantuntjiaorganisaatiot ovat rohkeasti muovanneet kultturiaan ketterämmäksi ja kokeilevammaksi, nähdään silti työsuhde edelleen hyvin perinteiseen tapaan: työtä tehdään työsuhteessa, jossa useimmiten henkilön rooli, työtehtävät sekä näihin tarvittava osaaminen ovat varsin tarkkaan määriteltyjä.

 

“Työn murros tulee kuitenkin ravistelemaan ja laajentamaan tätä perinteistä käsitystä. Tulevaisuuden työlle onkin leimallista, että työtä tehdään yhä enemmän organisaation sisäisissä matriiseissa sekä ulkopuoliset rajat ylittävissä verkostoissa.” (Lähde: Työn murros Suomessa 2020)


Jatkuva muuttuminen, tarve olla tavoitettavissa 24/7 ja aivotyö tekevät työstä koko ajan kuormittavampaa, mikä vaatii asiantuntijalta kykyä ja taitoja säädellä omaa työkuormaansa.
Työkyky on kuitenkin viime kädessä se, jolla turvataan yritysten ja organisaatioiden kilpailukyky, työurat ja yhteiskunnallinen hyvinvointi.

Miltä työn tekeminen näyttää siis teidän yrityksessä tällä hetkellä? Mikäli haluat pysyä työn murroksessa mukana myös tulevalla vuosikymmenellä (ja turvata sinun ja työntekijöidesi  jaksamisen), tämä artikkeli on sinua varten.

Lue lisää: Teetkö taas töitä, joita sinun ei kuuluisi tehdä? 3 keinoa kuinka ratkaista tilanne


3 Merkkiä siitä, että delegointi auttaa sinua ja yritystäsi 


Vaikka työn tekeminen olisikin pääosin innostavaa, (ja tykkäät siitä tunteesta, kun saat paljon aikaiseksi) niin jatkuva työn tekeminen iltaisin ja viikonloppuisin saattaa jossain kohtaa vain olla liikaa.

Silloin, kun pääset tekemään juuri niitä asioita, missä olet parhaimmillasi, kuvailet usein työskentelyäsi näin: sain aikaan paljon, olin innostunut, sain työstä energiaa, olin luova, nauroin ja hymyilin päivän aikana ja koin vapauden tunnetta.

Seuraavat merkit puolestaan paljastavat, että työkuormasi on liian suuri ja delegoimalla osan siitä pois, voit parantaa työsi mielekkyyttä ja tehokkuutta sekä turvata työkykysi tulevaisuudessakin:


1. Työpäivän aikana ja jälkeen olet usein henkisesti tai fyysisesti väsynyt

Asiantuntija ei lannistu, mutta väsyneenä, stressaantuneena ja loputtoman työkuorman alle hautautuneena hymy ei välttämättä ole aina kovin herkässä. Väsymys voi toki johtua useasta eri asiasta, ja varsinkin henkisen väsymyksen tunnusmerkit ovat haastavia huomata.

Oman työmäärän johtaminen on taitolaji, jota kuitenkin jokainen pystyy harjoittamaan. Sen lähtökohtana on, että osaat erotella työkuormastasi ne tehtävät, joilla on suurin vaikutus siihen, mitä haluat saavuttaa.

Työn mielekkyyden näkökulmasta on tärkeää kirkastaa itselle, mitkä työtehtävät aidosti innostavat, antavat energiaa ja tukevat luontaisia vahvuuksiasi. Hyvä merkki siitä, että joku muu voisi hoitaa työtehtäväsi paremmin on se, että sen tekeminen tuntuu sinulle pakkopullalta tai jopa vastenmieliseltä.


2. Sunnuntai-iltaisin sinua ahdistaa ajatus maanantai-aamusta

Kiire, liian suuri muistettavien asioiden määrä ja huoli siitä, että saako kaiken tehdyksi ajallaan lisäävät työn henkistä kuormittavuutta. Mikäli sunnuntai-iltana ajatus työviikon alkamisesta ahdistaa tai stressaa, saattaa se olla merkki siitä, että hallinnan tunteesi on alkanut pettää.

Tuntuuko sinusta, että nykyisillä henkilöstöresursseilla ei ole mahdollista päästä liiketoiminnalisiin tavoitteisiin (omaa hyvinvointia unohtamatta)?

Silloin sellaisten tehtävien, joita et halua tai sinun ei kuuluisi tehdä, delegoiminen voisi olla se juttu.


3. Koet yhä harvemmin flow-tilaa työskennellessäsi

Flow-tila on hyvä merkki siitä, että saat tehdä työtäsi levänneenä, rauhassa ja keskeytyksettä. Flown saavuttamista saattavat häiritä monet sisäiset ja ulkoiset tekijät. Esimerkiksi riittämätön työn johtaminen, epäinspiroivat työtehtävät ja kiire harvoin johtavat mielekkääseen ajatusprosessiin.

Milloin olet viimeksi ollut flow-tilassa? Onko fokus ollut viime aikoina kadoksissa vai onko työ esimerkiksi kiireen tai stressin takia tuntunut viime aikoina pakkopullalta?

Mikäli työtä on liikaa yhden ihmisen hoidettavaksi, voi pieni lisäapu olla paikallaan. Pyri siis järjestämään työtehtäväsi niin, että voit tehdä suurimman osan ajasta mahdollisimman inspiroivia projekteja, sillä silloin olet tehokkaimmillasi. Delegointi on erinomainen työkalu sinulle, mikäli haluat kokea enemmän innostusta ja aikaansaamisen tunnetta työpäivän aikana.


Jos tunnistit itsesi yhdestäkin näistä kohdista, niin jatka lukemista👇🏼


Mitä kaikkea voit (ja sinun kannattaa) delegoida?


Delegointi voi tuntua ajatustasolla haastavalta, mikäli kärsit #supersankarisyndroomasta. Muutoksen tekeminen voi tuntua aina alkuun työläältä tai jopa pelottavalta, mutta kun muistutat itseäsi
delegoinnin hyödyistä pitkällä tähtäimellä, niin se motivoi aloittamaan! 

Minkälaisia tehtäviä voit (ja kannattaa) delegoida?

  • tehtäviä, joita joku muu voisi tehdä paremmin, nopeammin tai halvemmalla
  • tehtäviä, joiden tekemisestä et nauti tai jotka tuntuu sinusta pakkopullalta
  • sinulle ajautuneet tehtävät, jotka eivät vastaa työnkuvaasi
  • kiireiset tai rutiininomaiset tehtävät, jotka keskeyttävät työntekoasi

Haluaisitko siis konkreettisia esimerkkejä kaikista niistä tehtävistä, joita voisit delegoida eteenpäin?

Kokosimme yhteen kaikkia niitä rutiini- ja tukitehtäviä, joita ulkoistamalla asiakkaamme ovat saaneet työpäiviinsä lisää aikaa, energiaa ja mielekkyyttä. Mihin alla olevista sinulla menee liikaa aikaa, tai joita et ehdi tehdä (riittävän hyvin)?

Lue, kuinka Neuvoa Advisors saavutti merkittävää hyötyä ulkoistamalla aikaa vievät markkinointikampanjat luotettavalle assistenttipalvelulle.

 

Sähköposti ja kalenterin hallinnointi:

  • Sähköpostien organisointi päivittäin
  • Sähköposteihin vastaaminen ja ohjaaminen
  • Kalenterikutsujen laatiminen ja tapaamisaikojen sopiminen

Asiakaspalvelu:

  • Asiakaspalvelutikettien laatiminen
  • Asiakaspalvelutikettien koordinointi ja rutiinitikettien käsittely
  • Asiakaspuheluihin vastaaminen ja käyttötuki sähköpostilla ja chatissa
  • Myynnin tuki asiakaskontaktoinnissa

Matkojen ja tilaisuuksien organisointi:

  • Matkajärjestelyjen kilpailuttaminen, varaaminen ja organisointi kalenteriin
  • Tapahtumien ja tilaisuuksien järjestely alusta loppuun
  • Kutsujen lähettäminen ja henkilöiden kontaktointi

Taloushallinnon tukitehtävät:

  • Myynti- ja ostolaskujen tekeminen
  • Kulu- ja matkalaskujen tekeminen
  • Kuittien käsittely
  • Osti- ja myyntireskontra

Henkilöstöhallinto:

  • Hakijoiden suodattaminen, kontaktointi ja haastatteluajan sopiminen
  • Palkkamateriaalien valmistelu, lomalaskelmat
  • Työaikaseuranta ja tuntien kirjaaminen
  • Työterveyshuollon ja liikuntaetujen hoitaminen
  • Työsopimusten ja työtodistusten käsittely ja täyttäminen

Dokumentointi ja raportointi:

  • Dokumenttien puhtaaksikirjoitus ja tarkastus
  • Listojen generointi
  • Datan kerääminen ja raporttien tuottaminen
  • Myynnin tapaamisten ja memojen dokumentointi

Sosiaalinen media:

  • Sisällöntuotanto eri kanaviin
  • Postausten julkaisu ja ajastaminen
  • Kanavien hallinnointi ja seuranta

Uutiskirjeiden tekeminen:

  • Uutiskirjeiden listan generointi
  • Sisällön tuottaminen
  • Uutiskirjeiden julkaisu ja ajastaminen

Blogiartikkeleiden kirjoittaminen:

  • Blogikirjoitusten sisällöntuotanto ja tiedonhaku
  • Blogikirjoitusten puhtaaksikirjoitus raakamateriaaleista, kuten artikkeleista
  • Kuvien etsiminen
  • Blogikirjoitusten editointi, julkaisu ja ajastaminen

Presentaatioiden tekeminen:

  • Esitysten sisällön tuottaminen ja puhtaaksikirjoitus
  • Esitysten visuaalisen ilmeen laatiminen

Viimeisen parin vuoden aikana työn tehokkuuteen liittyvä keskustelu on pyörinyt hyvin paljon juuri ajankäytön ympärillä: voiko työpäivää oikeasti tehostaa pelkästään työaikaa lyhentämällä?

 

Kirjoitimmekin ajankohtaisen ja kattavan artikkelin siitä, kuinka voit lähteä tehostamaan työpäivää etätyöntekijän avulla (ja ehkä jopa huomaamatta siirtyä kohti sitä kuuluisaa kuuden tunnin työpäivää) 👉🏼

Toivottavasti tämä artikkeli auttoi sinua ymmärtämään paremmin, mitä kaikkea voit delegoida💡

Psssst….Haluaisitko käydä läpi delegoinnin aloittamista asiantuntijan kanssa, jotta pääsisit alkuun?

Tiedät, mitä tehdä👇🏼