email-marketing--person-on-laptop-sending-virtual-envelopes

Delegoinnin artikkeli: Uutiskirjeiden säännöllinen delegointi

Näillä vinkeillä saat aikaan säännöllisen delegoinnin uutiskirjeiden luomiseen ja lähettämiseen, ja säästät omaa aikaa.

Miksi lähettää uutiskirjeitä?

Uutiskirjeiden avulla pidät asiakkaasi ja muut sidosryhmäsi ajan tasalla yrityksesi ajankohtaisista tapahtumista, palvelua koskevista uudistuksista ja tuotekehityksestä. Uutiskirjeen lähettäminen hyödyttää parhaimmillaan yrityksen asiakassuhteita, vahvistaa yrityskuvaa ja mahdollistaa paremman näkyvyyden lisämyynnille. 

Usein uutiskirjeen laatiminen ja lähettäminen säännöllisesti ei kuitenkaan ole prioriteettilistan kärjessä, ja jää muiden kiireiden alle.

Uutiskirjeiden luominen ja lähettäminen on suoraviivainen rutiini, joka on mahdollista toteuttaa delegoimalla ilman suurta työpanosta.
Miten siis muodostaa uutiskirjeen lähettämisestä selkeä rutiini, jota on helppo toteuttaa säännöllisesti?

Uutiskirjeen delegoinnin vaiheet

VAIHE 1: Tarvittavat työkalut ja materiaalit

Uutiskirjeiden lähettämiseen ja analytiikkaan tarvitaan oikeat työkalut. Parhaita ja suositeltuja työkaluja tähän ovat ainakin Mailchimp, Active Campaign ja SendGrid. Nämä työkalut ovat pienellä volyymillä ilmaisia ja suuremmallakin kontaktilistalla kuukaudessa hyvin kohtuuhintaisia. Jos käytössäsi ei ole vielä sopivaa työkalua, kyseisen työkalun käyttöönottoon kuluu aikaa vain noin viisi minuuttia.

Uutiskirjeiden visuaalisen ilmeen luomiseen tarvitaan graafinen aineisto, jos sellainen on. Tämä sisältää yleensä yrityksenne käyttämät logot, kuvapankin ja bränditeemat kuten värikoodit, joita hyödynnetään uutiskirjeiden sisällöissä. Jos yrityksellänne ei ole vielä yhtenäistä sijaintia näille materiaaleille, on hyvä luoda esimerkiksi Google Driveen jaettava kansio, josta on helppo jakaa tarpeelliset materiaalit.

VAIHE 2: Uutiskirjeen aiheet ja kohderyhmä

Uutiskirjeiden aiheiden keksiminen voi tuntua aluksi työläältä, mutta aiheet ovat todellisuudessa hyvinkin helposti kerättävissä. Paras tapa ideoida sopivia aiheita uutiskirjeille on säännöllisesti jakaa ajatuksia yhteiseen pilvilpalveluun kuukauden mittaan. Aiheet voivat sisältää  esimerkiksi yritykseenne liittyviä uutisia tai julkaisuja, merkittäviä saavutuksia, uusia rekrytointeja tai palvelunne uusia ominaisuuksia tai toiminnallisuuksia. Uutiskirjeet yhdistävät myös muita markkinointiviestinnän sisältöjä, eli tuottamanne blogikirjoitukset tai sosiaalisen median päivitykset ovat hyvin hyödynnettävissä myös uutiskirjeiden sisällöissä. 

Täydennä aina kuukauden mittaan yhteiseen pilvipalveluun, kuten Asanaan tai Trelloon, yllämainitun kaltaisia aihioita sopivista ideoista, ja osaava henkilö voi napata raaka-aiheista sopivia kirjoituksia, joista rakentaa kokonaisia sisältöjä. 

Delegoidessa kannattaa myös tarkentaa kenelle uutiskirje lähetetään ja kertoa millä nimellä vastaanottajalista löytyy sähköpostimarkkinoinnin työkalustanne. Näin otetaan huomioon myös tekstien muotoilussa kohderyhmä, jota puhutellaan, ja viestintä on asianmukaista. Kohderyhmien ja kontaktilistojen luominen ja päivittäminen on myös osa delegoitavaa rutiinia, joka toteutuu helposti  osaavalta henkilöltä. 

VAIHE 3: Tarkista luonnos ja kerro tarvittavat muutokset

Kun uutiskirje on luonnosteltu, on hyvä varata noin 15 min itseltäsi uutiskirjeen sisällön tarkastamiseen ja tekstien lukemiseen. Voit huomata näin viime hetken täsmennyksiä, joita haluat vielä sisällyttää, tai vain ihastella laadukkaita sisältöjä jotka ovat valmiita lähetykseen. 

VAIHE 4: Lähetys

Kun tarvittavat muutokset luonnokseen on tehty, kuittaa että uutiskirje on valmis lähetykseen. Saat lähetyksen jälkeen säännöllisen raportoinnin uutiskirjeen analytiikasta, ja lukijoiden määristä. Näiden perusteella on hyvä tehdä hienosäätöjä tuleviin uutiskirjeisiin, kun saa tarkennusta, millaiset aiheet vetoavat yleisöön ja millaiset sisällöt ovat hyödyllisimpiä lukijoillesi. 

Rutiinin automatisointi

Ensimmäinen uutiskirje on nyt lähetetty. Olisitko uskonut, että se onnistuu näin pienellä vaivalla? Valmistaudu yllättymään iloisesti, sillä seuraavan uutiskirjeen kohdalla aikaa kuluu vielä vähemmän, kun rutiini automatisoituu.

Jatkuvuuden kannalta on oleellista, että on säännölliset lähetysajat kullekin kuukausittaiselle uutiskirjeelle. Näin uutiskirjeet tulee aina lähetetyksi oikeaan aikaan ja sinun ei tarvitse olla huolissasi, että tehtävät jäisivät tekemättä.

Ensimmäisistä uutiskirjeistä antamasi palautteen perusteella osaava uutiskirjeitäsi laativa henkilö saa käsityksen, millaista tyyliä ja viestintää sisällöissä kannattaa käyttää ja pystyy näin kirje kirjeeltä tuottamaan yhä valmiimpia tekstejä. Lisäksi saatat itse huomata, että aiheiden keksiminen rutinoituu, eikä senkään eteen tarvitse nähdä enää niin paljon vaivaa. 


Smoothly on erikoistunut suorittamaan yritysten tuki -ja rutiinitehtäviä tehokkaasti, ottaen huomioon yrityksenne tarpeet.
Aloita uutiskirjeiden delegointi helposti Smoothlyn palvelun avulla.

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *