Kuinka kasvatat sähköpostilistaasi 10x nopeammin hyödyntämällä etätyöntekijää (+miten löydät juuri oikean osaajan)

Tiedätkö sen tunteen, kun olet päättänyt tehdä tänään myyntiä hyvällä tekemisen meiningillä, kunnes tajuat, että yksi oleellinen asia puuttuu: liidit.

Liidien hankkiminen voi tuntua joskus samalta, kuin etsisi neulaa heinäsuovasta. Mutta rakentamalla toimivan ostopolun potentiaaliselle asiakkaalle, voi liidejä alkaa tulemaan säännöllisesti ja automaattisesti.

(*ka-ching!*)

Sähköpostilistan kasvattaminen on yksi markkinoinnin automaatioista, mutta vaatii toimiakseen jonkin verran manuaalista työtä alkuun.

Tässä etätyöntekijän tuoma lisäapu voi olla liiketoiminnallesi se kuuluisa #gamechangerSähköpostilistan kasvattamisessa on paljon rutiininomaisia tehtäviä somen pyörittämisestä tutkimustyöhön, joita delegoimalla pystyt tehostamaan tekemistäsi niin fyysisesti kuin tunnetasolla.

Tässä artikkelissa saat selville 25 tehtävää, joita delegoimalla saat kasvatettua sähköpostilistaasi 10 x nopeammin, kuin tekemällä kaiken itse. Lisäksi saat lopuksi kolme kysymystä (ja vastausta), jotka kysymällä tiedät, onko henkilö sinulle se oikea.

*DISCLAIMER* 

Käytät etätyöntekijää sitten 2h viikossa tai kokopäiväisesti, niin tulet huomaamaan jo hyvin nopeasti, kuinka et voisi enää kuvitellakaan tekeväsi töitä ilman lisäapua.

25 tehtävää, jotka delegoimalla etätyöntekijälle voit kasvattaa sähköpostilistaasi 10x nopeammin

Some

  • Julkaisukalenterin tekeminen
  • Tutkimustyö ja ideointi julkaisuja varten
  • Kuvien etsiminen postauksiin
  • Postauksien ajastaminen
  • Kommentteihin vastaaminen ja niistä tykkääminen somessa
  • Potentiaalisten asiakkaiden seuraaminen ja kuviin kommentoiminen
  • Muiden kanavien sisältöjen kierrättäminen tai uuden sisällön luominen vanhan pohjalta


Verkkosivut/Blogi

  • Verkkosivujen hallinnointi
  • Viikottaisen sisällön luominen ja julkaiseminen
  • Sisällön puhtaaksi kirjoittaminen
  • Kommentteihin vastaaminen
  • Tutkimustyö hyvistä aiheista tulevaisuuden sisältöä varten


Sähköpostimarkkinointi

  • Valmistele ja aikatauluta viikottain uutiskirje sen tilaajille
  • Liidimagneetin opt-in lomakkeen, kiitos sivun ja vahvistussähköpostien tekeminen
  • Uuden liidin sähköpostiautomaation tekeminen


Asiakaspalvelu

  • Vastaa kysymyksiin tuotteista tai palvelusta
  • Lähetä kiitosviestejä seuraajille ja asiakkaille
  • Facebook-ryhmän hallinnointi
  • Live webinaarissa avustaminen (kommentointi & kysymyksiin vastaaminen)


Tutkimustyö

  • Tutkimustyö ja kyselyt vieraskynäkirjoituksiin tai podcasteihin
  • Webinaarien aikatauluttaminen
  • Liidimagneettien tekeminen Canvalla
  • Avainsanojen etsiminen
  • Potentiaalisten Case Study asiakkaiden kontaktointi ja testimoniaalien tekeminen
  • Facebook markkinointi


Oletko siis valmis aloittamaan sähköpostilistan kasvattamisen etätyöntekijän avulla? 
Jos vastasit KYLLÄ, niin lue seuraava osio ajatuksella. 

Kolme kysymystä (ja vastausta), joiden avulla löydät juuri oikean osaajan

Nämä seuraavat kolme kysymystä sinun tulisi kysyä AINA potentiaaliselta kandidaatilta ennen, kuin palkkaat hänet. (Sekä kokosimme yhteen vastaukset, jotka ovat hyviä merkkejä siitä, että kandidaatti on sinulle juuri oikea)


#1 Mitä taitoja ja osaamista sinulla on etätyössä menestymiseen?

Tämän kysymyksen tarkoituksena on tunnistaa, onko henkilöllä tarvittava osaaminen ja taidot tässä työssä menestymiseen. Listasimme tähän niitä taitoja, jotka ovat aina vihreä valo siitä, että henkilö onnistuu työssään myös etänä:

  • Pysyy deadlineissa
  • Hyvä vuorovaikutusosaaminen
  • Erinomaiset organisointitaidot
  • Sopeutuu muutoksiin nopeasti
  • Ymmärtää teknologiaa
  • Ottaa hyvin vastaan palautetta
  • Hallitsee useita tehtäviä ja projekteja samanaikaisesti
  • Pitää lupauksensa
  • On tarkka yksityiskohdissa
  • Joustava työajan ja työtehtävien suhteen
  • Ongelmanratkaisukyky
  • Hyvä itsensä johtaminen
  • Erinomainen kirjoittamaan


#2 Minkälaisia työkaluja olet käyttänyt?

On ihan ok, mikäli henkilö ei ole käyttänyt tismalleen niitä työkaluja, joita teillä on käytössä. Kuitenkin esimerkiksi sähköpostilistan kasvattamiseen liittyvissä tehtävissä on tärkeää, että henkilöllä on jotain kokemusta erilaisista sähköpostiohjelmista. Listasimme alas niitä ohjelmia ja työkaluja, joita potentiaalisen hakijan olisi hyvä hallita markkinointiviestinnän työssä.


#3 Kuinka nopeasti olet valmis aloittamaan?

Mikäli tavoitteenasi on saada uusia liideja ASAP, sähköpostilistan kasvattaminen olisi pitänyt aloittaa jo eilen. Toisin sanoen: mitä nopeammin yhteistyö etätyöntekijän kanssa voi alkaa, sitä parempi. Jos siis hakijalla on pitkä irtisanomisaika tai jokin muu tekijä estää työn aloittamisen heti, kannattaa valita toinen vaihtoehto.

Oikean osaajan löytäminen voi olla haastavaa ja aikaa vievää, minkä vuoksi etätyöntekijän hankkiminen palveluna saattaa olla sinulle sopivampi ja kustannustehokkaampi vaihtoehto. Erityisesti, jos tarvitset tekijää nopeasti.

Me Smoothlylla hoidamme koko rekrytointiprosessin puolestasi ja etsimme sinulle osaavan etätyöntekijän nopeasti.

Mietitkö tässä kohtaa, voisiko etätyöntekijän hankkiminen palveluna olla sinulle hyvä fitti? Tarkista tästä:👇🏼

  • Haluaisit vähentää työkuormaasi tai antaa osan (ei-niin-inspiroivista) työtehtävistä pois, mutta perinteiseen työntekijään sitoutuminen epäilyttää eikä sinulla ole aikaa etsiä osaajaa saati perehdyttää häntä
  • Haluaisit pystyä keskittymään työhösi ilman jatkuvia keskeytyksiä ja toisaalta mahdollisuuden delegoida kiireellisiä tehtäviä eteenpäin tarpeen tullen, jotta sinulla ei olisi jatkuva huoli siitä, tuleeko kaikki tehdyksi
  • Haluaisit enemmän vapaa-aikaa päiviisi ja mielenrauhan siitä, että kaikki tulee tehdyksi, mutta sinulla ei ole aikaa pitkiin ja aikaa vieviin rekrytointiprosesseihin
  • Perinteisen työntekijän hankkiminen on sinulle liian kallis tai työläs vaihtoehto (työkalujen hankkiminen, perehdyttäminen ja kouluttaminen, kiinteä kuukausipalkka) mutta olet valmis sijoittamaan ainakin 440€/kk siitä, että pystyt keskittymään enemmän niihin töihin, missä olet parhaimmillasi



Palvelun Aloittaminen Askel Askeleelta

Vaihe #1:

Mieti, mitä tehtäviä voisit delegoida (eli mistä tehtävistä haluaisit päästä eroon)

Yhteistyö lähtee liikkeelle siitä, että kartoitat tämän lomakkeen avulla alustavasti ne tehtävät, joita haluaisit delegoida. Tämän jälkeen asiantuntijamme ovat sinuun yhteydessä ASAP, jotta saatte sovittua yhteisen etäpalaverin, missä sinulle kerrotaan askel askeleelta, kuinka delegoida ja käyttää Smoothlyn digitaalista palvelua.

Mikäli olet tämänkin jälkeen sitä mieltä, että palvelu voisi olla juuri sinulle sopiva fitti, siirryt vaiheeseen kaksi👇🏼

Vaihe #2:

Yhdistämme sinulle tarpeitasi vastaavan etätyöntekijän tai etätyöntekijätiimin vuorokauden (!) sisällä.

Tässä kohtaa voit vain istua alas ja ottaa rennosti, sillä me hoidamme koko rekrytointiprosessin puolestasi. Matchaamme juuri sinun tarpeitasi vastaavan etätyöntekijän vuorokauden sisällä, jotta pääset aloittamaan palvelun heti.

Tässä kohtaa Account Managerisi sopii kanssasi kalenteriajan 1 tunnin mittaiseen maksuttomaan kick-off aloituspalaveriin, joka toteutetaan videopalaverina silloin, kun sinulle se parhaiten sopii.

No mitä kaikkea tuohon tunnin mittaiseen kick-off aloituspalaveriin sisältyy?👇🏼

Vaihe #3:

Palvelun aloittaminen maksuttomassa kick-off videopalaverissa etätyöntekijäsi ja Smoothlyn Account Managerin kanssa.

Kun kaikki pakolliset paperiasiat on hoidettu, palvelu starttaa ihan virallisesti: pääset tapaamaan tulevan etätyöntekijäsi yhdessä Account Managerisi kanssa videon välityksellä.

Aloituspalaverissa käydään yhdessä läpi delegoitava työnkuva sekä tarpeelliset järjestelmät ja työkalut tehtävien suorittamiseen. Eli suomeksi sanottuna kaikki ne asiat, joita tarvitaan toimivan yhteistyön rakentamiseksi.

Tämän palaverin jälkeen sinulla pitäisi olla selkeä kuva siitä, kuinka viestit etätyöntekijäsi kanssa ja miten hän lähtee suorittamaan ensimmäistä tehtäväänsä. 

Vaihe #4:

Just delegate it! (eli vapauta itsellesi aikaa ja lisäenergiaa delegoimalla säännöllisesti tehtäviä etätyöntekijällesi)

Palvelu lähtee hyvin luonnollisesti ja omalla painollaan liikkeelle yhteisen aloituspalaverin jälkeen. Tärkeintä on, että lähdet vain liikkeelle jostain: kun huomaat etätyöntekijäsi osaavan hommat paremmin, kuin ehkä osasit odottaakaan, voit alkaa pikkuhiljaa delegoimaan enemmän ja enemmän.

Ja muista, et ole palvelun kanssa todellakaan yksin! Account Managerisi on tukenasi aina, kun tarvitset apua. Lisäksi hän auttaa mielellään edistämään ja tehostamaan palvelun käyttöäsi.

smoothly_3

Kuinka saada oikeasti jotain aikaiseksi (ja pysyä järjissään), kun et saa poistua kotoa?

Sinulla on tärkeä puhelu menossa asiakkaasi kanssa, ja yhtäkkiä koira alkaa haukkumaan vieressä ja lapset yrittävät saada sinua leikkimään. Yrität samaan aikaan puhua kolmelle eri ihmiselle ja koiralle, kunnes huomaat yhteyden katkenneen asiakkaaseen.

Kuulostaako tutulta?

Oli sinulla lapsia, koira tai ei kumpaakaan, niin kuluneet viikot ovat varmasti aiheuttaneet päänvaivaa, erilaisia ja epätoivottuja muutoksia, epävarmuutta ja kipeitä päätöksiä.

Ehkä sinulta on vielä viety kaiken tämän lisäksi parhaat keinot selvitä stressaavista tilanteista…

…ja nyt sinun pitäisi pysyä vielä järjissäsi.

Yhtälö ei varmastikaan ole helppo, mutta paljon on silti tehtävissä. Vaikka tällä hetkellä 2020 tavoitteisiin pääseminen voi tuntua utopistiselta ajatukselta, niin tämän artikkelin avulla voit saada edes pienen ripauksen toivoa siitä, että se voisi olla edelleen mahdollista.

On aika puhaltaa yhteen hiileen

Näinä epävarmoina hetkinä on hyvä ottaa hetki itselle ja olla tietoinen siitä, että oli tilanne mikä tahansa kohdallasi, et ole varmasti haasteidesi kanssa yksin. Me Smoothlylla toivomme lämpimästi, että sinä ja läheisesi pysytte terveinä ja turvassa.

Vaikka ympärillä on paljon epävarmuutta ja kysymyksiä, joihin ei löydy vielä vastauksia, silti edelleen on sellaisia asioita, joista voit olla varma:

  1. Olet vahva – ja yhdessä olemme vielä vahvempia. Nyt on aika puhaltaa yhteen hiileen ja etsiä luovia ratkaisuja kiperiinkin tilanteisiin.
  2. On täysin OK nähdä asioissa hyvää ja olla optimistinen kaaoksen keskellä… Ja on sinusta kiinni, valitsetko nähdä hyvän.
  3. Vaikka olet ehkä fyysisesti erillään asiakkaistasi, työntekijöistäsi ja monista muista ihmisistä, ei sinun tarvitse silti eristäytyä koko maailmasta. Voit edelleen pitää yhteyttä muihin käyttämällä hyväksi todettuja työkaluja, kuten Slackiä, Teamsiä tai Zoomia.

Tässä muuttuvassa tilanteessa halusimme koota yhteen Smoothlyn tiimin kanssa parhaat vinkit siihen, miten työpäivästä saa irti parhaan mahdollisen etänä. Koko liiketoimintamme perustuu moderniin etätyöhön, ja olemmekin vuosien varrelta löytäneet ne työkalut ja tavat, joiden avulla innostus ja tuottavuus pysyvät mukana työn tekemisessä myös etänä.

Tässä artikkelissa saat selville:

» Kuinka keskittyä työhön kotona kiireen ja kaaoksen keskellä?

» Kuinka omaa aikaa kannattaa nyt optimoida?

» Erinomaisia keinoja siihen, kuinka voit tukea työntekijöitäsi tai tiimiäsi myös etänä

» Miten pitää yllä korkeaa mielialaa?

Etätyöskentelyn hyödyt

  1. Tiesitkö, että etätyöskentely voi tehostaa työn tuottavuutta jopa 13%? Vaikka nyt sinusta ehkä tuntuu, että työn tekeminen on kaikkea muuta kuin tehokasta, niin pahimman muutosvaiheen pyyhkiytyessä pois saatat huomata työn tehostuneen aikaisemmasta ihan mukavastikin.
  2. Kun työpaikalle siirtymiseen menee normaalisti jopa tunteja, voit nyt käyttää ylimääräisen ajan näinä etäpäivinä itsestäsi huolehtimiseen ja läheistesi kanssa ajan viettämiseen (Psst! Saunominen yhdessä toimii aina, vaikka kotoa ei pääsisi pois)
  3. Saatat huomata keskittymiskyvyn lisääntyvän hurjasti, kun ei ole koko ajan keskeytyksiä (kuulet ihan pian vinkit siihen, miten lapset, puoliso ja koira pysyvät aisoissa työskennellessäsi)

Nyt kun sinulla on mahdollisesti jo muutama etätyöviikko takana, niin onko jotain, mihin olet ollut ihan huomaamatta tyytyväinen #karanteenissa?

Miten saada aikaiseksi etänä, vaikka kaikki tuntuu olevan mullin mallin?

Ehkä työskentelet nyt ensimmäistä kertaa etänä, ja et ole ihan varma, miten hallitsisit ajankäyttöäsi. Tai sitten ajanhallintasi on kunnossa, mutta et ole tottunut siihen, että ympärilläsi pyörii koko ajan puoliso ja lapset.

Lue lisää: Ajanhallinta Hukassa? 5 Askelta Tuottavampaan päivään

Tässä muutama käytännön vinkki siihen, miten pysyä tuottavana ja keskittyneenä kotona työskennellessäsi:

» Hyödynnä toimivia digitaalisia työkaluja, kuten Slack, Teams ja Zoom työkavereidesi ja asiakkaidesi kanssa viestimiseen. Vaikka olet eristyksissä, sinun ei tarvitse tuntea oloasi muista eristäytyneeksi. Ehkä voisitte porukalla käydä lenkillä “yhdessä” ja näin yhdistää palaverin liikkumiseen?

» Mikäli kotona on nyt vähän normaalia ruuhkaisempaa, pidä huolta, että kaikki tietävät työskentelytuntisi. Voit kuitenkin hyvällä omalla tunnolla nauttia tauoista ja kahvihetkistä läheistesi kanssa, ja löytää ehkä heihinkin aivan uudenlaisen yhteyden.

» Tee itsellesi selkeä työpiste, joka on erillään kaikista muista kodin toiminnoista. Kun lopetat työt, sinun ei tarvitse enää palata työpisteellesi. Näin pystyt tekemään selkeän eron työn tekemisen ja vapaa-ajan välille.

» Käy tauoilla ulkoilemassa ja haukkaamassa happea, saatat huomata sillä olevan positiivisia vaikutuksia tuottavuuteesi! Varsinkin nyt hyötyliikunta saattaa vähentyä merkittävästi, ja sinun täytyy kiinnittää erityishuomiota siihen, että saat myös kerrytettyä askeleita mittariin päivän aikana. Voit myös laittaa herätyskellon soimaan aina tasatunnein: kellon soidessa teet 100 x-hyppyä.

» Suunnittele päivän To Do jo edellisenä iltana, jolloin aamusta ei valu hukkaan tunteja “mitähän sitä voisi tänään tehdä” ajatteluun. Kun saat heti aamusta hyvin aikaiseksi, saat hyvän draivin ja tekemisen meiningin päälle. Pssst! Nyt viimeistään kannattaa ottaa ASANA käyttöön ajankäytön tehostamiseksi ja päivän tavoitteiden kirkastamiseksi. Voit myös hyödyntää esim. Full Focus Planneria päivän tavoitteiden kirkastamiseksi. 

» Muista olla itsellesi armollinen ja päästää irti työstä, kun olet saanut hommat hoidettua. Etänä työskennellessä palaa helposti loppuun, jos ei osaa erottaa vapaa-aikaa työstä. Muista, sinun ei tarvitse todistaa kellekään, että “olen myös tehokas etänä”. Tutkimukset hoitavat sen kyllä puolestasi. Saatat jopa huomata, että käytössäsi on enemmän tehokasta työaikaa, kun ylimääräiset palaverit tippuvat kalenterista.

» Kiitollisuuden harjoittaminen voi tuntua pilipalihommalta, mutta haastavina aikoina positiivisten tunteiden harjoittaminen korostuu. Sen sijaan, että työpäivän aikana eksyisit selaamaan uusimmat tilannepäivitykset uutisista, niin sulje silmäsi ja hengitä syvään. Mieti kolme asiaa, joista olet kiitollinen elämässäsi. Vaikka ympärillä moni asia muuttuu ja menee uusiksi, voit silti joka päivä tehdä päätöksen siitä, mihin kiinnität huomiotasi: uhkiin vai mahdollisuuksiin.

» Mikäli tehtävänkuvasi on kokenut dramaattisen muutoksen viimeisten viikkojen aikana ja olet joutunut laittamaan selviytymismoodin päälle, niin nyt voi olla se hetki, kun päästät irti niistä tehtävistä, joita et ihan oikeasti ehdi tekemään.

Työtehtävien delegointi – Mitä kaikkea voit delegoida? >>>

Delegoi oikeita tehtäviä (oikealla tavalla) = optimoi tehokkuutesi

Kun lähes kaikki työskentelevät etänä, tehtävien antamisen taito (aka delegointi) korostuu. 

Kuinka sitten delegoida tehokkaasti? Ulkoistamisprosessin aikana on hyvä ottaa muutama seikka huomioon, jotta tehtävien suorittaminen sujuu mutkitta ja kustannustehokkaasti.

1.Täydellinen match

On erittäin tärkeää, että ulkoistettavaan tehtävään valitaan oikea henkilö, sillä yksi suurimmista aikasyöpöistä on työtehtävien delegoiminen väärälle henkilölle. Jos taloushallintoon erikoistunut numeronpyörittäjä alkaa väsäämään blogiartikkelia, ei lopputulos ole varmastikaan yhtä iskevä tai synny yhtä näppärästi, kuin markkinointiin erikoistuneen superstaran käsissä?

2. Selkeä kommunikointi ja tehtävänanto

Delegoimisessa ohjeiden antaminen suoritettavaa tehtävää varten on se, mikä ratkaisee kaiken. Vaikka työtehtävä saattaa vaikuttaa sinulle itsestäänselvyydeltä, on hyvä käydä tehtävä kattavasti läpi välttyäksesi turhilta väärinkäsityksiltä. Jotta tehtävänanto sujuu mutkitta, tulisi työntekijän osata kysyä juuri oikeat kysymykset ja delegoijan sanoa juuri oikeat asiat. (Ja siksi meidän assistentit käyttävätkin tehokasta kysymyspatteristoa apunaan.)

3. Deadline

Deadline on sekä delegoijaa että tehtävän suorittajaa varten. Molemmilla on oltava yhteisymmärrys siitä, että tehtävä on mahdollista suorittaa toivotussa ajassa sekä suunnitelma siltä varalta, jos tuohon aikatauluun ei päästäkään. On suositeltavaa antaa tehtäville selkeät aikataulut, jotta tehtävän suorittaja osaa suunnitella ajankäyttöään ja saa tehtävän valmiiksi vaaditussa ajassa.

4. Tehokas kommunikointi

Kommunikointi on avain menestykseen myös delegoimisessa. Kun ilmapiiri on hyvä, on tehtävän suorittajan helpompi sanoa suoraan, jos hän ei ole esimerkiksi ymmärtänyt tehtävänantoa kunnolla. Suurin osa väärinkäsityksistä ja konflikteista voitaisiin ennaltaehkäistä (tai ratkaista) viestinnällisten taitojen avulla.

5. Muista antaa palautetta (ja ottaa sitä vastaan!)

Hyvin tehdystä työstä on aina hyvä antaa palautetta. Kuitenkin yhteistyön sujuminen vaatii aina alkuun hieman aikaa, joten avoin palautteiden vaihtaminen puolin ja toisin edistää delegoimisprosessia todella tehokkaasti.

Kuinka säästää työntekijäkuluissa tuhansia euroja helposti? Kattava ja realistinen laskelma etätyöntekijän kustannuksista suhteessa perinteiseen työntekijään

Mitä jos voisit säästää tuhansia euroja hyvinkin yksinkertaisesti?

Työn murros on ollut paljon puheenaiheena siirryttäessä 2020-luvulle. Työn tekeminen muuttuu edelleen voimakkaasti asiantuntijatyön lisääntyessä sekä digitalisaation ja tekoälyn merkityksen kasvaessa. Tämän lisäksi kevät 2020 tullaan varmasti muistamaan vielä seuraavinakin vuosikymmeninä aikana, jolloin iso osa suomalaisista pääsi etätyön tekemisen makuun.

Etätyön suosion lisäksi yhä useampi organisaatio on alkanut panostaa työn joustavuuden, matalamman organisaatiorakenteen ja työnantajamielikuvan kehittämiseen. Mutta miksi työntekijän hankkiminen tapahtuu edelleen samoin perinteisin menetelmin kuin menneinä vuosikymmeninä?

Me Smoothlylla uskomme, että myös työntekijän hankkimisen keinot tulevat muuttumaan dramaattisesti tulevina vuosina. Kun maailma ja sen vaatimukset muuttuvat, muuttuu myös työn tekeminen.

Työntekijän hankkiminen perinteiseen tapaan ei ole aina se paras tai kustannustehokkain ratkaisu. Itse asiassa etätyöntekijän hankkiminen perinteisen työntekijän sijaan voi auttaa sinua säästämään hyvinkin nopeasti tuhansia euroja, jotka voit käyttää heti yrityksesi kasvattamiseen ja kehittämiseen.

Tässä artikkelissa saat selville kattavan ja realistisen laskelman siitä, kuinka voit säästää tuhansia euroja hankkimalla etätyöntekijän palveluna perinteisen työntekijän sijaan. Jatka siis lukemista👇🏼

5 yllättävää työntekijän kustannusta (joita sinun ei halutessasi tarvitse maksaa)

1. Tehoton työaika

Perinteisen työntekijän suurin kustannus on kiinteä palkka, joka täytyy joka kuukausi maksaa. Haasteena tässä on se, että työn tarve ei ole yrityksissä aina kiinteä: se itse asiassa vaihtelee yllättävänkin paljon. Erityisesti asiantuntijatyössä on kausia, jolloin työtä on enemmän kuin tekijöitä, mutta vastapainona myös selkeästi hiljaisempia kuukausia.

Tämä aiheuttaa sen, että erityisesti hiljaisina aikoina maksat täyden kiinteän palkan, vaikka työntekijän käyttöaste olisi vain 40%. Etätyöntekijä on joustava valinta juuri siksi, että maksat vain tehdystä työstä. Kun työn tarve muuttuu, muuttuu myös työntekijän käyttöaste.

Myös tilanteessa, jossa ei ole resursseja palkata omaa työntekijää esimerkiksi epävarman markkinatilanteen tai työn projektimaisuuden takia, voi fiksumpi ratkaisu olla etätyöntekijän hankkiminen palveluna sen joustavuuden vuoksi. Joustavuuden lisäksi etätyöntekijä auttaa sinua säästämään joka kuukausi jo pelkästään sillä, että maksat vain tehokkaista käytetyistä työtunneista: et siis maksaa tauoista tai siitä, jos tekemistä ei jollekin päivälle ole.


2. Rekrytointikustannukset

Työntekijän hankkimiseen, palkkaamiseen ja perehdyttämiseen menee huomattavasti aikaa, resursseja ja riihikuivaa rahaa. Pelkät palkkaamisen kustannukset ovat keskimäärin 2650€. Palkkaamisen lisäksi perehdyttämiseen menee usein jopa kuukauden päivät aikaa, ja uusi työntekijä tarvitsee alussa paljon huomiota, neuvomista ja tukea.

Mikäli rekrytointi menee pieleen, edessä on uusi kierros osaavan työntekijän löytämiseksi, jolloin myös kustannukset jatkavat nousemistaan. Etätyöntekijän hankkiminen palveluna minimoi tietysti työntekijän hankkimiseen liittyvät kustannukset, mutta myös riskin siitä, että valittu henkilö olisi väärä.

Esimerkiksi meillä Smoothlylla hoidamme koko rekrytointiprosessin puolestasi, jolloin työntekijän hankintaan liittyvät kustannukset sekä riski virherekrytoinnille eliminoituu kokonaan.


3. Työtila ja välineet

Vaikka yksittäinen uusi työntekijä ei välttämättä lisää toimiston kiinteitä kustannuksia, niin työn tekemiseen tarvittaviin välineisiin saa käytettyä helposti useamman tuhannen euron. Kuitenkin pitkällä tähtäimellä perinteiseen toimistotyöhön tottuminen saattaa pitää yllä korkeita kiinteitä kustannuksia verrattuna tilanteeseen, jossa etätyöskentely olisi toimistotyötä suositeltavampaa.

Mitä vähemmän työntekijöitä on paikalla toimistossa, sitä pienemmällä tilalla pärjää. Työntekijän hankkiminen palveluna tarkoittaa sitä, että hänelle ei tarvitse varata omaa työtilaa tai hankkia kalliita työvälineitä. Esimerkiksi kaikki Smoothlyn etätyöntekijät hoitavat työnsä kotona omilla välineillään.


4. Lomat, sairaslomat & poissaolot

Työntekijän hankkimiseen ja kiinteään palkkaan menevien kulujen lisäksi rahaa menee paljon kesäloman ja sairauspoissaolojen maksamiseen. Itse asiassa yhden työntekijän kohdalla poissaoloja kertyy keskimäärin 41 (!) päivää vuodessa. Sairauspoissaoloihin liittyy myös aina huoli siitä, tuleeko kaikki tärkeät asiat varmasti hoidetuksi.

Etätyöntekijä on puolestaan työsuhteessa Smoothlyyn, jolloin me hoidamme kaikki lomiin ja sairauspoissaoloihin liittyvät maksut puolestasi. Toisaalta myös sairaustapauksien kohdalla pystyt saamaan korvaavan tekijän nopeasti, jolloin yrityksesi pyörät pyörivät poissaolosta huolimatta.


5. Työterveyskulut

Yhden työntekijän työterveyskuluihin uppoaa vuodessa noin 300€, kun taas etätyöntekijän kohdalla kustannus on pyöreät 0€. Kulut ovat tietysti sitä suuremmat, mitä kattavamman turvan organisaatio haluaa työntekijöilleen tarjota. Työterveyskulujen lisäksi esimerkiksi työhyvinvointiedut ovat suuri kustannuserä.

Kustannuksissa säästämisen lisäksi etätyöntekijän hankkimisessa palveluna on myös muita hyviä puolia, kuten oman työn tehostaminen ja mahdollisuus tehdä enemmän laskutettavaa työtä.

Liikaa muistettavaa mielen päällä? Yksinkertainen ja nopea menetelmä, jonka avulla saat hallinnan tunteen takaisin

Onko sinusta tuntunut viime aikoina, että sinulla on liian monta asiaa hoidettavana ja jatkuvasti huoli siitä, tuleeko kaikki asiat varmasti hoidetuksi? Työpäiväsi saattaa vilahtaa ohi sumussa, kun yrität hallita kaaosta yksin. Ehkä olet myös huomannut, että et saa vietyä projekteja loppuun, sillä ne jäävät jatkuvasti puolitiehen.

Kuulostaako tutulta?

Mitä jo sinulla olisi menetelmä, jonka avulla saisit hallinnan tunteen takaisin ja löytäisit taas sen sisäisen rauhan, jossa asiat loksahtelevat paikalleen ja To-Do lista tyhjenee, kuin itsestään?

Olemme työskennelleet jo satojen asiantuntijoiden kanssa usean vuoden ajan, ja kaikki he ovat luulleet, että liiketoiminta kasvaa vain, jos työpäivät ovat tarpeeksi pitkiä ja on jatkuvasti kiire.

Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa.

Jos mielessäsi on koko ajan liikaa asioita muistettavana ja hoidettavana, stressitasot lisääntyvät, virheiden määrä kasvaa, ajatus harhailee ja sinun on vaikea keskittyä. Kaikki nämä yhdessä johtavat hyvin nopeasti tehokkuuden laskuun.

Toisaalta taas tekemällä vähemmän mutta laadukkaasti, voit saada jopa kolme tuntia enemmän aikaa päivääsi ja mikä parasta, voit käyttää sen innostavaan kehitystyöhön tai vaikka itsestäsi ja perheestäsi huolehtimiseen.

Mikäli haluat oppia tämän yksinkertaisen menetelmän, minkä avulla voit saada lisää aikaa päivääsi, niin jatka lukemista!💡

3 Suurinta myyttiä asiantuntijoiden ajanhallinnassa (ja miksi ne eivät pidä paikkaansa)

Myytti #1: Töitä pitää tehdä vähintään 9-10h päivässä, jotta on tehokas

Tiesitkö, että olet todennäköisesti tehokas keskimäärin vain 3 tuntia päivässä? On houkuttelevaa tehdä pitkiä päiviä tai montaa asiaa samaan aikaan (tai yrittää tehdä) ja se saatetaan jopa nähdä arvokkaana taitona, mutta kannattaako se todella? Tutkimusten mukaan ei.

Psykologit ovat havainneet, että pitkät työpäivät ja useiden asioiden samanaikainen tekeminen saattaa johtaa menetettyyn aikaan ja laskea tuottavuutta jopa 40%. Tee siis vain yksi asia kerrallaan loppuun ja huomaat, kuinka paljon tehokkaampi todellisuudessa olet.

Kun teet monia asioita samanaikaisesti, teet todennäköisemmin virheitä riittämättömän huomion ja huonon keskittymiskyvyn vuoksi. Turhat häiriöt keskeyttävät fokuksen ja tehtävien uudestaan aloittaminen voi vaatia yllättävänkin paljon ponnistelua. Tunnista, mitkä tekijät vaikuttavat negatiivisesti fokukseen ja keskeyttävät hyvän työn flown. Yleisimpiä häiriötekijöitä ovat esimerkiksi melu, puhelimen ja sähköpostin selaaminen sekä huonosti organisoitu työpäivä.

Asioita pitää toki tehdä, jotta voi saada jotakin aikaiseksi, mutta tehokasta työtä ei kukaan pysty tekemään 10 tuntia päivässä jatkuvasti, ilman riittävää palautumista. Mitä enemmän sinulla on asioita mielen päällä ja hoidettavana, sitä haastavampaa niistä on päästää irti ja aloittaa työpäivästä palautuminen. Kenenkään ei kannata polttaa itseään loppuun, jolloin tuottavaa työtä ei enää voi tehdä ollenkaan. 

Siksi kannattaa mieluummin tehdä töitä vähemmän, mutta tehokkaammin, ja käyttää ylimääräinen aika itsestä huolehtimiseen. Lisäksi työn kuormittavuuteen ja siitä palautumiseen vaikuttaa paljon työn mielekkyys ja merkityksellisyys: työ, mikä tuntuu hyvältä ja innostaa, kuluttaa vähemmän voimavaroja ja vaatii siten vähemmän palautumista. Kun tekemäsi työ on mielekästä, voit siis käytännössä työskennellä enemmän ja tehokkaammin.

Myytti #2: Kiire = tehokkuus

Onko sinulla jatkuvasti kiire? Edelleen monet asiantuntijat pitävät kiirettä tehokkuuden merkkinä, mutta todellisuudessa se on usein itse asiassa tehottomuuden merkki. Toki kiire ja miten sen koet, on yksilöllistä, mutta harvoin liika työmäärä yhtä ihmistä kohden vie yritystä eteenpäin.

On ymmärrettävää, että kiirettä on tiettyinä ajanjaksoina enemmän kuin toisina, ja se on ihan ok. Mutta jos joka päivä työstä tulisi selviytyä tuli takapuolen alla, saattaa into, palo ja motivaatio työtä kohtaan tippua hyvinkin pian.

Priorisointi auttaa sinua suunnittelemaan päiväsi, hahmottamaan tärkeimmät tehtävät ja käyttämään enemmän aikaa oikeisiin asioihin. Priorisoiminen lievittää myös stressiä, lisää tuottavuutta ja auttaa sinua keskittymään paremmin.

Keskittymällä oikeisiin asioihin vapautat lisää aikaa itsellesi, vältät tehtävien tekemisen pitkittymistä ja lisäät motivaatiota, kun työprojektit etenevät odotettua nopeammin ja paremmin. Näin säästyt turhalta työltä ja saat hommat tehtyä jopa etuajassa.

Myytti #3: Kaikki kannattaa tehdä itse

Oletko koskaan kuullut #supersankarisyndroomasta?

Supersankarisyndroomassa ajatellaan, että kaikessa on oltava paras ja siksi kaikki kannattaa opetella ja tehdä itse.

Työn murros on kuitenkin edennyt pisteeseen, missä näin ei enää ole. Tuottavuuden näkökulmasta aika kannattaa käyttää siihen työhön ja niihin projekteihin, jotka aidosti innostavat ja inspiroivat.

Lisäksi mikään ei maksa niin paljon, kuin tuottavan laskutettavan työajan käyttö sellaiseen työhön, mikä ei tuo euroja yrityksen liiketoimintaan.

Esimerkiksi rutiininomaiset tukitehtävät on hoidettava, jotta yrityksen pyörät pyörivät optimaalisesti, mutta kannattaako asiantuntijan käyttää omaa (kallista) aikaansa sähköposteihin vastaamiseen, matkojen suunnitteluun tai blogiartikkeleiden editoimiseen?


Lue lisää aiheesta:
 Teetkö taas töitä, joita sinun ei kuuluisi tehdä? 3 keinoa kuinka ratkaista tilanne

Menetelmä, joka paljastaa pahimmat aikasyöppösi

Muistatko, kun lupasimme paljastaa sinulle menetelmän, jonka avulla saisit hallinnan tunteen ja flow-tilan takaisin?

Seuraavaksi tehtävänäsi on tehdä tämä yksinkertainen harjoitus, joka paljastaa ne aikasyöpöt, mihin työpäivästäsi hukkuu paljon aikaa.

  1. Pidä kalenteria viikon ajan ajankäytöstäsi esimerkiksi Excel taulukkoon, ASANA:n kalenteriin tai käsipelillä vihkoon.
  2. Merkitse ylös aina puolen tunnin välein, mihin tehtävään tai tehtäviin aikasi kului. Näin saat arvokasta tietoa siitä, mihin tehtäviin aikasi oikeasti kuluu ja kuinka työpäiväsi jakautuu.
  3. #BONUSTEHTÄVÄ: Jos rakastat organisointia ja järjestystä, voit myös eritellä värikoodeilla eri tehtäväkategoriat, kuten asiakastyön, markkinoinnin ja hallinnolliset tehtävät.

Mitä sitten tehdä viikon päätteeksi? On aika analysoida tuloksia!

  1. Ensimmäisenä tehtävänäsi on katsoa koko viikkoa läpi yhdellä silmäyksellä. Miltä se näyttää? Saitko tehtyä ne asiat, mitä olit suunnitellutkin?
  2. Nouseeko sieltä esille jotain yllättävää? Käytitkö esimerkiksi yllättävän paljon aikaa joihinkin tiettyihin tehtäviin? Onko niissä jotain yhtäläisyyksiä?
  3. Nyt, kun olet analysoinut viikkosi, on aika siirtyä vaiheeseen, joka on tämän koko menetelmän secret sauce


Ja tämä vaihe on nimenomaan se tekijä, joka auttaa sinua saamaan hallinnan tunteen takaisin ja jopa 4h tuntia lisää aikaa päivääsi. Haluatko kuulla, mikä se on?

Nyt tehtävänäsi on katsoa listaasi uudestaan ja miettiä, mitkä tehtävät haluat tehdä jatkossakin. Tämän jälkeen mieti, mitkä olisivat sellaisia tehtäviä joita et halua, tai sinun ei kuuluisi ehkä tehdä?

Haluaisitko kuulla ihan konkreettisia esimerkkejä kaikista niistä tehtävistä, joita voisit delegoida eteenpäin?💡

Kirjoitimme hyödyllisen artikkelin työn murroksesta 2020-luvulla sekä kokosimme yhteen kaikkia niitä rutiini- ja tukitehtäviä, joita ulkoistamalla asiakkaamme ovat saaneet työpäiviinsä lisää aikaa, energiaa ja mielekkyyttä >>>

Pssst… Jos tämän harjoituksen tekeminen tuntuu työläältä, teimme myös yksinkertaisen ja nopean testin, minkä avulla voit saada selville pahimmat aikasyöppösi vain muutamassa minuutissa. Testaa nyt!👇🏼