Female-Hands-on-Laptop

Smoothlyn asiakkaat delegoivat korona-aikana enemmän kuin koskaan

Etätyötrendi ei ole ainoastaan koronakevään ansiota, mutta hallituksen suositus kiihdytti työpaikkojen siirtymistä joustavampaan työskentelyyn ja kotitoimistoihin. Nopea siirtymä sataprosenttiseen etätyöhön maalis-huhtikuussa aiheutti monelle yritykselle ja työntekijälle harmaita hiuksia ja uusia toimintatapoja jouduttiin kehittämään nopealla aikataululla, mutta esimerkiksi lehdistön toteuttamien kyselytutkimusten mukaan suurella osalla kokemukset ovat olleet hyviä.

Etätyöskentely vaatii vain totuttelua ja parhaiden käytäntöjen löytämistä, kuten muutkin uudet työskentelyn tavat.

Smoothlylla ja Smoothlyn asiakkailla oli etulyöntiasema etätyöhön siirtymisessä. Smoothly työskentelee täysin etänä ja panostamme jokapäiväisessä työssämme siihen, että tuemme asiakkaitamme digitaalisten työkalujen hyödyntämiseen ja liikkuvaan työhön. Pyrimme neuvomaan niin Smoothlyn tiimiläisiä kuin asiakkaitammekin ottamaan käyttöön parhaiksi osoittautuneita käytäntöjä ja arvioimme myös jatkuvasti sitä, millaiset työskentelyn ja delegoinnin tavat saavat aikaan parhaita tuloksia.

Etätyö vaatii suunnittelua ja totuttelua.

Sekä Smoothlyn tiimimme etätyöntekijät että asiakkaamme olivat jo ennen koronaa etätyön ammattilaisia ja hyödynsivät monipuolisesti hyväksi havaittuja etätyön käytäntöjä kuten videopalavereita, tehtävänhallintaan tarkoitettuja työkaluja, pikaviestintäsovelluksia ja pilvipalveluita. Tämä kokemus ja kokemuksen kautta kertynyt osaaminen osoittautui arvokkaaksi asiakasyrityksissämme, sillä koronakriisistä ja poikkeustilasta huolimatta – tai ehkä siitä johtuenkin – asiakkaamme tekivät palvelun käytön määrässä ennätyksen huhtikuussa! Ennätys saavutettiin kotitoimistoista käsin, keskellä epidemian huippua.

Smoothlyn delegointipalvelun käyttöaste nousi helmikuusta huhtikuuhun huimat 170%

Asiakasyrityksistämme suuri osa digitaalisia moderneja organisaatioita, jotka työskentelevät toimialoilla, joille etätyö on luontevaa. Siksi siirtymä etätyöhön onkin ollut monille asiakkaillemme kevyt muutos. Etä- ja liikkuvaa työtä on monessa organisaatiossa tehty säännöllisesti jo ennen yhteistyön aloittamista Smoothlyn kanssa. Useimmat asiakkaamme suhtautuvat myös nykyaikaisiin digitaalisiin työkaluihin avoimin mielin eli valmiuksia etätyön hyödyntämiseen on jo olemassa.

Kun koronakevät toi mukanaan etätyösuosituksen, suurin osa asiakasyrityksistämme koki siirtymän etätyöhön helppona. Meidän etätyöntekijätiimillemme asiakasyritysten siirtyminen etätöihin ei välttämättä näyttäytynyt muuten kuin lisääntyneenä ajatustenvaihtona Slack-kanavilla kahvihuonekeskustelujen sijaan.

Smoothlyn toimistolla vetäydyimme myös kokonaan etätöihin kolmeksi kuukaudeksi, mutta se ei vaikuttanut omaan arkeemme kovinkaan paljoa, sillä olemme kaikki tottuneet työskentelemään etänä niin tiimimme sisällä, kuin asiakkaidemmekin kanssa. Videopalaverit ja kotitoimistolta työskentely ovat olleet meille jo pitkään arkipäivää ja meillä oli jo valmiiksi käytössä modernit ja toimivat, tarkoituksenmukaiset työkalut ja toimintatavat etätyöhön. Konkreettisena lisänä toimme työviikkoihimme yhteisiä virtuaalisia kahvihetkiä vapaampaan kuulumisten ja ajatusten vaihtoon, tavanomaisten asiapitoisten palaverien rinnalle.

Keskityimme koronakriisin pahimmassa vaiheessa ennen kaikkea pitämään yllä olemassaolevia asiakassuhteita tarjoamalla jopa tavallista enemmän neuvoja ja tukea etätyön järjestämiseen. Näin autoimme asiakkaitamme siirtymään etätyöhön jouhevammin, ja onnistuimme solmimaan jopa uusia asiakassuhteita kriisistä huolimatta. Asiakkaamme ottivat poikkeuksellisen tilanteen vastaan osoittaen ihailtavaa resilienssiä, ennakkoluulottomuutta ja luovuutta.

Monet asiakkaistamme ottivat etätyösuosituksen jopa mahdollisuutena kehittää omia etätyöprosessejaan ja käytäntöjään. Huomasimme, että asiakkaat tutustuivat entistä enemmän etätyöhön, parhaisiin työtapoihin ja työkaluihin ja keksivät myös itse uusia tehokkaampia tapoja delegoida ja monipuolisempia tehtäviä delegoitavaksi Smoothlylle.

Etätyöhön siirtyminen vaatii avointa mieltä uusien digitaalisten työkalujen käyttöönottoon

Siirtymä kokoaikaiseen etätyöhön tuli monelle työntekijälle ja organisaatiolle keväällä shokkina ja etätöihin siirryttiin pahimmillaan jopa päivän varoitusajalla. Saimmekin lukea lehdistä etätyön aiheuttamasta uupumuksesta ja apatiasta sekä työ- ja vapaa-ajan stressaavasta sekoittumisesta. Erityisesti lapsiperheissä kevät saattoi olla haastava lasten opiskellessa etäkoulussa ja vanhempien tehdessä samalla töitä kotona.

Smoothlyn keskeisimpiä neuvoja etätyötä aloitteleville yrityksille ovat nykyaikaisten toimiviksi todettujen työkalujen käyttöönotto ja entistä suurempi panostus toimivan viestinnän kehittämiseen.

Suosittelemmekin kaikille asiakkaillemme säännöllistä videopalaveria yrityksen oman tiimin sekä Smoothlyn etätyöntekijöiden kanssa. Vaikka aina palaverin agendassa ei näyttäisi olevan mitään akuuttia, on hyvä säännöllisesti vaihtaa kuulumisia ja ajatuksia, ikään kuin toimiston käytävällä tai kahvihuoneessa.

Oikeat valinnat toimiviksi ja tarkoituksenmukaisiksi työkaluiksi riippuvat tiimin koosta ja siitä, kuinka paljon viestintää ja yhteistyötä tyäkalujen avulla on tarkoitus toteuttaa. Kaikille organisaatioille hyödyllisiä työvälineitä voivat olla esimerkiksi pikaviestisovellukset, kuten Slack tai Microsoft Teams. Tehtävien ja projektin hallintaohjelma, esimerkiksi Asana tai Trello, tulee tarpeeseen erityisesti isommissa tiimeissä. Nämä työkalut mahdollistavat digitaalisen yhteistyön, jossa kaikkien osapuolten on helppo tarkistaa, missä vaiheessa mikäkin työtehtävä on. Projektinhallintatyökalun avulla tehtäviä on helppo delegoida selkein tehtävänannoin Smoothlylle, asettaa deadlinet ja tavoitteet sekä toimittaa tehtävän suorittamiseen tarvittavat materiaalit. Projektinhallintatyökalun avulla on myös helppo hahmottaa toistuvia rutiinitehtäviä, jotka alkavat nopeasti rullaamaan omalla painollaan.

Etätyöhön siirryttäessä on tärkeää sopia selkeistä toimintatavoista ja esimerkiksi siitä, mihin kellonaikoihin työntekijöiden on suotavaa olla tavoitettavissa. Vaikka töitä tehdään kotoa, ei työpuhelinta tarvitse tarkistaa enää iltamyöhään tai sähköposteihin vastata iltapuuroa keitellessä. Lisäksi, kuten aina isojen muutosten aikana, on hyvä pitää mieli avoinna uusille toimintatavoille: uudet tavat tehdä töitä voivat tuoda yllättäviä oivalluksia ja tehostaa työskentelyä odottamattomilla tavoilla.

Seuraava kuuma trendi tuottavuudessa 2020-luvulla

Mikä on seuraava trendi tuottavuudessa 2020-luvulla?

Työn tekemisen vaatimukset 2020-luvulla voisi pukea yhdeksi kysymykseksi: kuinka saada enemmän aikaiseksi lyhyemmässä ajassa?

Yritysjohdon ainainen unelmointi kustannustehokkuudesta on ymmärrettävää.

Mutta minkälaisilla keinoilla edellä mainittu yhtälö on mahdollista saavuttaa niin, että tuottavuus säilyy myös pitkällä tähtäimellä?

“Moni työnantaja nostaa viiden vuoden aikaikkunassa toiveen turbulenssin tasaantumisesta”

On syytä muistaa, että jos henkilöstö nähdään pelkästään kulueränä, voi olla haastavaa rakentaa kulttuuria, jossa sekä hyvinvointi että tuottavuus kukoistaisivat.

Tämän vuoksi työn tekemisessä trendinä tulee olemaan maksimaalisen tuottavuuden tavoittelu työntekijän hyvinvointia unohtamatta: tavoitteiden eteen tehdään sitkeästi töitä, mutta kaoottisen sinkoilun sijaan halutaankin jatkossa tyyneyttä, selkeyttä ja fokusoitumista.

Minkälaisilla askeleilla tämän saavuttaminen on sitten mahdollista?👇🏼


Tie tuottavampaan työhön 2020-luvulla


Tekoälyn hyödyntäminen

2020 alkuvuoden pandemian aiheuttamat poikkeusolot puskevat digitalisaatiota eteenpäin vauhdilla. Teknologia onkin läsnä työn murroksessa mahdollistavana tekijänä, ja useat asiantuntijaorganisaatiot ovatkin jo oppineet, kuinka teknologiaa voi hyödyntää itse työtehtäviin ja erityisesti rutiinityön automatisointiin.

Tutkimuksen mukaan 42% työntekijöistä kokee, että työpaikalla menee liikaa aikaa epäolennaisiin asioihin. Toisaalta taas projektimaisen työn rinnalla oleva kehitystyö nähdään motivaatiota ja merkityksellisyyttä lisäävänä tekijänä.

Kuitenkin, jos päivästä kuluu paljon aikaa rutiininomaisiin töihin, jotka eivät motivoi – mutta jotka on silti tehtävä, ei aikaa jää välttämättä innostavaan kehitystyöhön. Tästä voi syntyä pahimmillaan noidankehä, missä omasta työstä katoaa merkityksellisyys ja aito innostus, ja osaavan työntekijän potentiaalista valuu suurin osa hukkaan.

Tulevaisuudessa lisäapuna tullaan käyttämään enemmän ja enemmän virtuaaliassistentteja ja nimenomaan “intelligent digital assistants” rutiininomaisien töiden hoitamiseen.

Haasteena tässä tulee olemaan kehitysvaihe, missä robotit tekevät paljon virheitä: olennaista on se, millaisia virheitä tekoälylle sallitaan.

Ihmismieli on yllättävän kärsimätön virheille. Yhdestä puuttuvasta varauksesta johtuva sotku voi hyvinkin olla työläämpi kuin kymmenen varauksen tekeminen itse.

Ehkä muistat myös tapauksen, missä asiakas ilmoitti lapsen syntymästä vakuutusyhtiölle, ja chattirobotti vastasi: ”Ikävä kuulla, että sinulle on sattunut vahinko”

Onneksi robottiassistenttien sijaan on olemassa edelleen ihmisiä, jotka voivat hoitaa rutiinitehtävät ja vapauttaa näin aikaa kehitystyölle. Mikäli siis tekoälyllä toimivat virtuaaliassistentit kuulostavat liian hurjalta tässä kohtaa, voi palveluna hankittava etätyöntekijä olla pehmeämpi lasku tähän muutokseen >>>


Parhaimmat työkalut projektinhallinnassa

Työkalut ja välineet ovat usein hyvinvointia ja tuottavuttaa lisääviä tekijöitä. Kuitenkin, jos jokin ei toimi, se aiheuttaa merkittävästi ongelmia työtyytyväisyyden kannalta.

Toisaalta jos muut asiat eivät ole kunnossa, toimivat työkalut ja välineet eivät yksinään riitä takamaan hyvinvoivaa ja tuottavaa henkilöstöä.

Minkälaisia työkaluja me Smoothlylla suositellaan käytettäväksi projektinhallintaan?

ASANA on ehdottomasti yksi parhaista keinoista hallita omia projekteja ja omaa ajankäyttöä.

Tyyneys, selkeys ja fokus tulevat siitä, että omaa työtään osaa organisoida. Toisaalta kiire ja kaoottisuus tulevat siitä, että omaa työtä ei ole osattu järjestellä ja aikatauluttaa.

Lisäksi kaikkien asioiden mielessä pitäminen lisää huomattavasti stressiä ja huolta siitä, tuleekohan kaikki asiat muistettua ja tehdyksi.

ASANA:sta löytyy maksuton versio, mikä riittää oikein hyvin oman työn järjestelyyn. Kuitenkin asiantuntijatiimeillä olisi hyvä olla käytössä maksullinen versio, missä tehtäviä pystyy delegoimaan helposti eteenpäin kollegoilleen.


Siirtyminen #singletaskingiin

Viimeistään vuonna 2020 on aika unohtaa multitasking, ja siirtyä singletaskingiin.

Multitasking tarkoittaa kahden tai useamman tehtävän suorittamista samanaikaisesti. Se voi myös tarkoittaa tehtävästä toiseen hyppelemistä tai usean tehtävän peräkkäistä tekemistä lyhyessä ajassa. 

Vaikka tuntuisi siis siltä, että pystyt tekemään kahta asiaa samanaikaisesti, todellisuudessa ajatustoimintasi hyppelehtii edestakaisin. Vaikka nämä yksittäisen hypyt kestäisivät vain murto-osan sekunnista, niin pitkässä juoksussa multitasking vie jopa 40% enemmän aikaa, kuin yhden tehtävän kerralla loppuun asti suorittaminen. Tämän lisäksi multasking kuluttaa aivokapasiteettisiasi huomattavasti enemmän, mikä vähentää jo itsessään tuottavuutta.

Aivot nauttivat työtehtävien loppuun asti viemisestä. Silloin, kun saat yhden tehtävän tehtyä, aivosi rekisteröivät onnistumisen tunteen. Tämän lisäksi, yhteen asiaan keskittymällä saavutat helpommin flow-tilan. Toisaalta taas silloin, kun et saa mitään konkreettisesti valmiiksi, tunnet enemmän epäonnistumisen tunteita ja nostat stressitasojasi huomaamattasi. Jos sinulla on liian paljon asioita hoidettavana samanaikaisesti, alat kiirehtimään ja teet enemmän virheitä.

Yksinkertaisuudessaan singletasking tarkoittaa sitä, että keskityt kerralla yhteen asiaan, ja viet sen loppuun asti. Vasta tämän jälkeen sinulla on “lupa” siirtyä seuraavan tehtävän pariin. Käytännössä intensiivisen fokuksen saavuttaminen vaatii myös sen, että et bookkaa kalenteriasi liian täyteen.

Mikäli huomaat jatkuvasti sortuvasi tekemään useaa asiaa samaan aikaan (kyllä, me kaikki sorrumme siihen aina silloin tällöin) niin silloin on syytä pohtia, onko työtä yksinkertaisesti liikaa yhden hengen hartioille?

Voit keskittyä paremmin yhteen asiaan kerrallaan, kun jatkuva kiire loppuu, ja kun käytössäsi on hyviä ja tehokkaita ajanhallintastrategioita. Lisäksi tehdessäsi sinua aidosti innostavaa työtä, missä olet parhaimmillasi, saavutat tuottavan flow-tilan helpommin. 


Etätyöntekijän lisääminen tiimiin

Vuosi 2020 tulee olemaan etätyön vuosi useiden yrityksien siirtyessä etätyöhön ihan pakosta. #lockdown

Lukuisat tutkimukset ovat jo vuosia todistaneet etätyön tehokkuuden, ja nyt monet ensikertalaisetkin ovat päässeet kokemaan sen ihan käytännössä.

Minkälaisia vaikutuksia tällä tulee olemaan työn tekemiseen tulevana vuosikymmenenä?

Varmasti yhä useampi asiantuntija haluaa jatkossakin työskennellä osan työviikosta kotoa tai mökiltä käsin – mutta toisaalta se lisää myös kiinnostusta etätyöntekijöiden hankkimiseen ulkopuolisena palveluna. Lisäavun hankkiminen palveluna perinteisen työntekijän sijaan, saattaa olla juuri asiantuntijalle tai asiantuntijatiimille se kustannustehokkain (sekä tuottavin) ratkaisu.

Kirjoitimmekin aikaisemmin työn murroksesta ja siitä, kuinka työn tekeminen tulee muuttumaan merkittävästi vuonna 2020. Digitalisaatio ja teknologian kehittyminen luovat sekä uusia uhkia että myös mahdollisuuksia liiketoiminnalle samalla pakottaen yrityksiä ja organisaatioita kilpailemaan yhä rajummin sekä tehokkuudessa että nopeassa liiketoiminnan kehityksessä. Se, mikä oli vuosi sitten kustannustehokkain ratkaisu, ei ole välttämättä enää tänään: voisiko vuoden 2020 trendi olla delegointi?

“Tee sitä, minkä vain sinä osaat + ulkoista kaikki muu = kestävä liiketoiminnan kasvu”

Työpäivän lyhentämiseen ja ajankäytön tehostamiseen liittyy myös voimakkaasti ajatus siitä, että pelkkä tuottava työ ei enää riitä vuonna 2020. Työn tekemisen pitää myös tuntua hyvältä, ja sen lisäksi aikaa (ja voimavaroja) tulisi riittää myös elämän muille osa-alueille.

Ja tässä etätyöntekijän lisääminen tiimiinne voi auttaa >>>


Moderni organisaatiokulttuuri

Minkälainen organisaatiokulttuuri sitten tukee tuottavuutta myös tulevaisuudessa?

Jäykät ja hitaat organisaatiot saavat väistyä ja tilalle tulee entistä enemmän matalampaa ja modernimpaa rakennetta ja kulttuuria, jossa tuottavuus kukoistaa ja työntekijät saavat itsestään parhaan mahdollisen irti.

Eteenpäin vievä kulttuuri ja työyhteisön myönteisyys muutosta kohtaan on avaintekijänä muutoksessa selviämiseen. Lisäksi työntekijöiden myönteinen ja innostunut asenne koetaan oleellisena eteenpäin vievänä voimana epävarmuuden ja muutosten keskellä.

Kokeilukulttuuri tulee ehdottomasti säilymään tärkeänä jatkossakin myös tuottavuuden näkökulmasta. Se ei synny kuitenkaan sanojen kautta vaan tarvitaan aidosti asenteiden ja uskomusten muutosta: joskus asiat voidaan todeta toimivaksi tai toimimattomaksi vain rehellisesti kokeilemalla. 

Jatkuva muuttuminen, tarve olla tavoitettavissa 24/7 ja aivotyö tekevät työstä koko ajan kuormittavampaa, mikä vaatii asiantuntijalta kykyä ja taitoja säädellä omaa työkuormaansa.

Vuoden 2020 trendinä jatkuu siis edelleen työ-elämä-tasapainon tavoittelu: minkälaisella työmäärällä on mahdollista päästä liiketoiminnallisiin tavoitteisiin niin, että intoa ja jaksamista on jäljellä vielä seuraavillekin vuosikymmenille?

Viisinkertaista Tuottavuutesi Flow-tilan Avulla

Milloin olet viimeksi ollut flow-tilassa? Onko fokus ollut viime aikoina kadoksissa vai onko työ esimerkiksi kiireen tai stressin takia tuntunut viime aikoina pakkopullalta? Muistatko, kun lapsena yksinkertaisetkin asiat tuntuivat mielettömiltä ja uppouduit leikkeihin moniksi tunneiksi täynnä intoa, sillä olit utelias ja kaikki oli vielä uutta ja jännittävää?

Onneksi tuo sama tunne on täysin saavutettavissa uudestaan flown avulla vielä tänäkin päivänä!


Optimoi tuottavuutesi ja nosta tehokkuutesi uudelle tasolle flow-tilassa


Tiedätkö sen tunteen, kun uppoudut tehtävään niin syvällisesti, että muu maailma unohtuu täysin ja ajantaju häviää. Muistatko vielä, kun keskittymisesi oli ennätyksellisen optimaalisella tasolla ja huomasit puuhastelleesi tämän asian parissa useita tunteja ja lopulta koit ennennäkemätöntä mielihyvää aikaansaannoksestasi?

Luultavasti sinulle on joskus käynyt näin. Voi olla, että koit tämän tilan esimerkiksi urheillessa, mielenkiintoisen työprojektin parissa tai ehkä jopa rakastellessa. Onnittelut, olet silloin ollut flow-tilassa.

McKinseyn tekemän tutkimuksen mukaan asiantuntijat kokevat olevansa 500% tuottavampia flow-tilan aikana. Kuvittele, jos saisit kasvatettua tuottavuutesi viisinkertaiseksi flow-tilan avulla. Tämä merkitsisi käytännössä sitä, että saisit koko viikon työt tehtyä jo maanantaina. 

Suurin osa ihmisistä saavuttaa flown kuitenkin vain 5% työajastaan. Työn tekemisen tehokkuus tuplaantuisi, jos tuota lukua saataisin nostettua edes 20%.

McKinseyn tekemän tutkimuksen mukaan asiantuntijat kokevat olevansa 500% tuottavampia flow-tilan aikana.

Tuottavuuden lisäksi flow-tilassa opit nopeammin, olet luovempi ja kykenet ratkaisemaan monimutkaisempia ongelmia. Jos flow todella on näin tehokas tekniikka tuottavuuden maksimomiseen, niin miten saat lisättyä sitä prosentuaalisesti enemmän omiin päiviisi?

Mikä ihmeen flow? 

Flow-tila ei ole pelkästään tehokas ja super tuottelias tila, jossa kaikki sujuu, kuin tanssi. Tiesitkö, että kuitenkin usein sitä edeltää ahdistuksen tunne? Flow-tilaan pääseminen edellyttää mukaansa tempaavaa toimintaa, jossa on riittävästi haastetta. Silloin, kun kamppailet uuden ja suhteellisen vaativan tehtävän parissa, aluksi se tuntuu haastavalta, mutta tietyn ajan jälkeen taitosi karttuvat ja toiminta siirtyy aivoissa alueelle, jota kutsutaan ”kiihdytyskanavaksi”. Tämä on aivoille kaikista palkitsevin tila, sillä silloin dopamiinirata aktivoituu ja tästä seuraa mielihyvän tunne. 

Flow on henkinen toimintatila, jossa aktiviteettia suorittava henkilö nauttii kyseisestä prosessista ja samanaikaisesti tuntee itsensä energiseksi, erittäin keskittyneeksi ja täysin sitoutuneeksi toimintaan sillä hetkellä. Unkarilaisen syntyperän omaava psykologi Mihály Csíkszentmihályin on maininnut flow-tilan (optimaalinen kokemus tai virtauskokemus) ensimmäisen kerran jo vuonna 1975. Kun olet flow-tilassa täysillä keskittynyt luomaan jotain, aivosi eivät enää rekisteröi kehosi muita tarpeita, kuten nälkää tai väsymystä.

Aivotoiminta virtauskokemuksen aikana

Miten tunnistaa mikro- ja makro-flow?

Flow-kokemukset voidaan jakaa kahteen ryhmään: yksilölliset flow- kokemukset sekä yhdessä koetut flow-kokemukset, jotka tunnetaan ryhmäflow-käsitteenä. Yksilöllinen flow-kokemus tarkoittaa henkilökohtaista flow-tilaa, jonka aikana flow-tilassa oleva henkilö tuntee suorituskykynsä olevan parhaimmillaan. Ryhmäflow tarkoittaa jaettua kollektiivista kokemusta, jossa ryhmä, esim. urheilujoukkue, suoriutuu heidän tasoonsa nähden huipputasolla.

Flow-kokemukset voidaan myös luokitella niiden intensiteetin mukaan, jolloin puhutaan mikro- ja makro-flow käsitteistä. Mikro-flow:sta voidaan puhua silloin, kun olet vaipunut kevyeen virtauskokemukseen esimerkiksi intensiivisen keskustelun aikana, jolloin yksi hyvä idea tai keskustelunaihe johtaa toiseen ja yhtäkkiä havahdutkin siihen, että olet kokonaan menettänyt ajantajun.

Makro-flow:sta voidaan puhua silloin, kun saavutat erittäin kokonaisvaltaisen (lähes maagisen) flow-tilan, jonka seurauksena esimerkiksi aika hidastuu ja tunnet olevasi osa jotain suurempaa kokonaisuutta ja universumia.

Flow-tilan pahimmat viholliset

Flown saavuttamista saattavat häiritä monet sisäiset ja ulkoiset tekijät. Esimerkiksi riittämätön itsensä johtaminen, motivaattoreiden puutuminen, stressi ja epämiellyttävien asiakkaiden tai projektien kanssa painiminen harvoin johtavat mielekkääseen ajatusprosessiin. Olisi epärealistista väittää, että voit aina vaikuttaa kaikkiin näihin tekijöihin, mutta suurimman osan ajasta voit itse ottaa vastuun esimerkiksi kiireestä, työn mielekkyydestä ja sitä kautta myös sen tuloksellisuudesta.

Jos työpäivissäsi on paljon aikaa vieviä ja rutiininomaisia tehtäviä, ja mielestäsi tuon ajan voisi käyttää mielummin sellaisiin projekteihin, jotka näkyvät enemmän viivan alapuolella, kannattaa harkita tehtävien delegoimista: delegoimalla rutiininomaisia ja toistuvia tehtäviä saat helposti lisättyä kustannustehokuutta, tuottavuutta sekä tehostettua ajanhallintaasi.

Jos virtauskokemus katkeaa turhan häiriötekijän vuoksi, siihen takaisin pääsemiseen vie 5 minuutista 30 minuuttiin. Pidä siis huolta, ettei päiväsi ole täynnä alla olevia fokuksen tappajia:👇🏼

  • Keskeytykset: Jokainen kesketys tappaa fokuksesi siitä, mitä olet sillä hetkellä tekemässä. Puhelimen notifikaatiot ja sähköpostin jatkuva vilkuilu ovat hyviä esimerkkejä tästä. Notifikaatiot salakavalasti valtaavat mielen, sillä jokaisesta keskeytyksestä ”toipuminen” vie keskimäärin 25 minuuttia.
  • Aina tavoitettavissa oleminen: Kokeile rajoittaa tavoitettavuuttasi puhelimella vain tiettyihin aikoihin päivästä ja huomaat, kuinka kykysi tehdä syvää ja merkityksellistä työtä kasvaa. Kunnioita itseäsi ja älä ole aina tavoitettavissa, sillä sinun ei tarvitse.  
  • Taustamelu ja avoin toimisto: Pieni taustahälinä voi olla tietyille ihmisille inspiroivaa, mutta häiritsevät äänet katkaisevat ihan kenen tahansa ajatusprosessin. Rauhallinen työskentelytila ja inspiroiva taustamusiikki auttavat monia flow-tilan saavuttamisessa.
  • Multitasking: Keskittymällä vain yhteen asiaan kerrallaan, maksimoit mahdollisuutesi flow-tilaan pääsemiseksi. Jos teet monia asioita samanaikaisesti, heität aikaa ja rahaa hukkaan. Multitaskatessa rasitat aivojasi turhaan ja et pysty saavuttamaan tarvittavan syvää keskittymisen tilaa.
  • Liian helpot tai liian haastavat projektit: Helpot tehtävät tylsistyttävät ja liian haastavat stressaavat.  Steven Kotlerinmukaan tehtävän tulisi olla 4% haastavampi sen hetkiseen tietotaitoon nähden, jotta flow-tilaan pääseminen olisi maksimaalista.
  • Merkityksellisyyden puute: Miksi teet kyseistä projektia?  Päämäärätietoisuus ja tavoitteellisuus auttavat merkityksellisyyden lisäämisessä ja löytämisessä. Tämän lisäksi, omien arvojen mukaisesti työskentelystä voi olla apua. Milloin olet viimeksi miettinyt omia arvojasi? Merkityksellisyys ja motivaatio kulkevat käsi kädessä.  
  • Aivosumu: Et varmasti pääse flow-tilaan, jos olet ylikuormittunut tai väsynyt. Pidä huolta riittävästä palautumisesta, jotta kehosi ja aivosi toimivat optimaalisesti. 


Flown parhaat triggerit

Jos et tällä hetkellä saavuta tätä lähes maagista tilaa niin usein, kuin haluaisit, onneksi on monia tekijöitä, jotka auttavat sen aktivoimisessa.

  • Mielekäs työ – Pyri järjestämään työtehtäväsi niin, että voit tehdä suurimman osan ajasta mahdollisimman inspiroivia projekteja, sillä silloin olet tehokkaimmillasi. Tehdessäsi innostavaa työtä, saavutat flow-tilan helpommin. Opettele delegoimaan, jotta voit tehdä enemmän sinulle arvokasta työtä. 
  • Riskin syy-seuraussuhde – Kun olet laittanut itsesi täysillä likoon, on fokus myös sen mukainen. Oli se sitten rahallinen, fyysinen tai vaikkapa sosiaalinen riski. Mitä suurempi riski, sitä suurempi fokus. Flow-tilaan pääsemistä tuskin tarvitsee edes miettiä silloin, kun on kyse elämästä ja kuolemasta.
  • Optimaalinen ympäristö ja selkeä päämäärä -Tietämättä mitä seuraavaksi tapahtuu, uudet, arvaamattomat ja monimutkaiset elementit keskittävät huomion paremmin kuin tutut ja turvalliset. Kun tiedät mitä kohti olet menossa, pysyy mielesi kirkkaana ja rauhallisena.
  • Haastavuuden ja tietotaidon suhde – Tehtävän tulisi olla 4% haastavampi, kuin sen hetkinen tietotaito, jotta edellytykset ovat ideaaliset flow-tilan saavuttamiselle.
  • Intensiivinen fokus – Keskity yhteen asiaan kerrallaan. Sano ei kaikille häiriötekijöille ja multitaskingille.