smoothly_3

Kuinka saada oikeasti jotain aikaiseksi (ja pysyä järjissään), kun et saa poistua kotoa?

Sinulla on tärkeä puhelu menossa asiakkaasi kanssa, ja yhtäkkiä koira alkaa haukkumaan vieressä ja lapset yrittävät saada sinua leikkimään. Yrität samaan aikaan puhua kolmelle eri ihmiselle ja koiralle, kunnes huomaat yhteyden katkenneen asiakkaaseen.

Kuulostaako tutulta?

Oli sinulla lapsia, koira tai ei kumpaakaan, niin kuluneet viikot ovat varmasti aiheuttaneet päänvaivaa, erilaisia ja epätoivottuja muutoksia, epävarmuutta ja kipeitä päätöksiä.

Ehkä sinulta on vielä viety kaiken tämän lisäksi parhaat keinot selvitä stressaavista tilanteista…

…ja nyt sinun pitäisi pysyä vielä järjissäsi.

Yhtälö ei varmastikaan ole helppo, mutta paljon on silti tehtävissä. Vaikka tällä hetkellä 2020 tavoitteisiin pääseminen voi tuntua utopistiselta ajatukselta, niin tämän artikkelin avulla voit saada edes pienen ripauksen toivoa siitä, että se voisi olla edelleen mahdollista.

On aika puhaltaa yhteen hiileen

Näinä epävarmoina hetkinä on hyvä ottaa hetki itselle ja olla tietoinen siitä, että oli tilanne mikä tahansa kohdallasi, et ole varmasti haasteidesi kanssa yksin. Me Smoothlylla toivomme lämpimästi, että sinä ja läheisesi pysytte terveinä ja turvassa.

Vaikka ympärillä on paljon epävarmuutta ja kysymyksiä, joihin ei löydy vielä vastauksia, silti edelleen on sellaisia asioita, joista voit olla varma:

  1. Olet vahva – ja yhdessä olemme vielä vahvempia. Nyt on aika puhaltaa yhteen hiileen ja etsiä luovia ratkaisuja kiperiinkin tilanteisiin.
  2. On täysin OK nähdä asioissa hyvää ja olla optimistinen kaaoksen keskellä… Ja on sinusta kiinni, valitsetko nähdä hyvän.
  3. Vaikka olet ehkä fyysisesti erillään asiakkaistasi, työntekijöistäsi ja monista muista ihmisistä, ei sinun tarvitse silti eristäytyä koko maailmasta. Voit edelleen pitää yhteyttä muihin käyttämällä hyväksi todettuja työkaluja, kuten Slackiä, Teamsiä tai Zoomia.

Tässä muuttuvassa tilanteessa halusimme koota yhteen Smoothlyn tiimin kanssa parhaat vinkit siihen, miten työpäivästä saa irti parhaan mahdollisen etänä. Koko liiketoimintamme perustuu moderniin etätyöhön, ja olemmekin vuosien varrelta löytäneet ne työkalut ja tavat, joiden avulla innostus ja tuottavuus pysyvät mukana työn tekemisessä myös etänä.

Tässä artikkelissa saat selville:

» Kuinka keskittyä työhön kotona kiireen ja kaaoksen keskellä?

» Kuinka omaa aikaa kannattaa nyt optimoida?

» Erinomaisia keinoja siihen, kuinka voit tukea työntekijöitäsi tai tiimiäsi myös etänä

» Miten pitää yllä korkeaa mielialaa?

Etätyöskentelyn hyödyt

  1. Tiesitkö, että etätyöskentely voi tehostaa työn tuottavuutta jopa 13%? Vaikka nyt sinusta ehkä tuntuu, että työn tekeminen on kaikkea muuta kuin tehokasta, niin pahimman muutosvaiheen pyyhkiytyessä pois saatat huomata työn tehostuneen aikaisemmasta ihan mukavastikin.
  2. Kun työpaikalle siirtymiseen menee normaalisti jopa tunteja, voit nyt käyttää ylimääräisen ajan näinä etäpäivinä itsestäsi huolehtimiseen ja läheistesi kanssa ajan viettämiseen (Psst! Saunominen yhdessä toimii aina, vaikka kotoa ei pääsisi pois)
  3. Saatat huomata keskittymiskyvyn lisääntyvän hurjasti, kun ei ole koko ajan keskeytyksiä (kuulet ihan pian vinkit siihen, miten lapset, puoliso ja koira pysyvät aisoissa työskennellessäsi)

Nyt kun sinulla on mahdollisesti jo muutama etätyöviikko takana, niin onko jotain, mihin olet ollut ihan huomaamatta tyytyväinen #karanteenissa?

Miten saada aikaiseksi etänä, vaikka kaikki tuntuu olevan mullin mallin?

Ehkä työskentelet nyt ensimmäistä kertaa etänä, ja et ole ihan varma, miten hallitsisit ajankäyttöäsi. Tai sitten ajanhallintasi on kunnossa, mutta et ole tottunut siihen, että ympärilläsi pyörii koko ajan puoliso ja lapset.

Lue lisää: Ajanhallinta Hukassa? 5 Askelta Tuottavampaan päivään

Tässä muutama käytännön vinkki siihen, miten pysyä tuottavana ja keskittyneenä kotona työskennellessäsi:

» Hyödynnä toimivia digitaalisia työkaluja, kuten Slack, Teams ja Zoom työkavereidesi ja asiakkaidesi kanssa viestimiseen. Vaikka olet eristyksissä, sinun ei tarvitse tuntea oloasi muista eristäytyneeksi. Ehkä voisitte porukalla käydä lenkillä “yhdessä” ja näin yhdistää palaverin liikkumiseen?

» Mikäli kotona on nyt vähän normaalia ruuhkaisempaa, pidä huolta, että kaikki tietävät työskentelytuntisi. Voit kuitenkin hyvällä omalla tunnolla nauttia tauoista ja kahvihetkistä läheistesi kanssa, ja löytää ehkä heihinkin aivan uudenlaisen yhteyden.

» Tee itsellesi selkeä työpiste, joka on erillään kaikista muista kodin toiminnoista. Kun lopetat työt, sinun ei tarvitse enää palata työpisteellesi. Näin pystyt tekemään selkeän eron työn tekemisen ja vapaa-ajan välille.

» Käy tauoilla ulkoilemassa ja haukkaamassa happea, saatat huomata sillä olevan positiivisia vaikutuksia tuottavuuteesi! Varsinkin nyt hyötyliikunta saattaa vähentyä merkittävästi, ja sinun täytyy kiinnittää erityishuomiota siihen, että saat myös kerrytettyä askeleita mittariin päivän aikana. Voit myös laittaa herätyskellon soimaan aina tasatunnein: kellon soidessa teet 100 x-hyppyä.

» Suunnittele päivän To Do jo edellisenä iltana, jolloin aamusta ei valu hukkaan tunteja “mitähän sitä voisi tänään tehdä” ajatteluun. Kun saat heti aamusta hyvin aikaiseksi, saat hyvän draivin ja tekemisen meiningin päälle. Pssst! Nyt viimeistään kannattaa ottaa ASANA käyttöön ajankäytön tehostamiseksi ja päivän tavoitteiden kirkastamiseksi. Voit myös hyödyntää esim. Full Focus Planneria päivän tavoitteiden kirkastamiseksi. 

» Muista olla itsellesi armollinen ja päästää irti työstä, kun olet saanut hommat hoidettua. Etänä työskennellessä palaa helposti loppuun, jos ei osaa erottaa vapaa-aikaa työstä. Muista, sinun ei tarvitse todistaa kellekään, että “olen myös tehokas etänä”. Tutkimukset hoitavat sen kyllä puolestasi. Saatat jopa huomata, että käytössäsi on enemmän tehokasta työaikaa, kun ylimääräiset palaverit tippuvat kalenterista.

» Kiitollisuuden harjoittaminen voi tuntua pilipalihommalta, mutta haastavina aikoina positiivisten tunteiden harjoittaminen korostuu. Sen sijaan, että työpäivän aikana eksyisit selaamaan uusimmat tilannepäivitykset uutisista, niin sulje silmäsi ja hengitä syvään. Mieti kolme asiaa, joista olet kiitollinen elämässäsi. Vaikka ympärillä moni asia muuttuu ja menee uusiksi, voit silti joka päivä tehdä päätöksen siitä, mihin kiinnität huomiotasi: uhkiin vai mahdollisuuksiin.

» Mikäli tehtävänkuvasi on kokenut dramaattisen muutoksen viimeisten viikkojen aikana ja olet joutunut laittamaan selviytymismoodin päälle, niin nyt voi olla se hetki, kun päästät irti niistä tehtävistä, joita et ihan oikeasti ehdi tekemään.

Työtehtävien delegointi – Mitä kaikkea voit delegoida? >>>

Delegoi oikeita tehtäviä (oikealla tavalla) = optimoi tehokkuutesi

Kun lähes kaikki työskentelevät etänä, tehtävien antamisen taito (aka delegointi) korostuu. 

Kuinka sitten delegoida tehokkaasti? Ulkoistamisprosessin aikana on hyvä ottaa muutama seikka huomioon, jotta tehtävien suorittaminen sujuu mutkitta ja kustannustehokkaasti.

1.Täydellinen match

On erittäin tärkeää, että ulkoistettavaan tehtävään valitaan oikea henkilö, sillä yksi suurimmista aikasyöpöistä on työtehtävien delegoiminen väärälle henkilölle. Jos taloushallintoon erikoistunut numeronpyörittäjä alkaa väsäämään blogiartikkelia, ei lopputulos ole varmastikaan yhtä iskevä tai synny yhtä näppärästi, kuin markkinointiin erikoistuneen superstaran käsissä?

2. Selkeä kommunikointi ja tehtävänanto

Delegoimisessa ohjeiden antaminen suoritettavaa tehtävää varten on se, mikä ratkaisee kaiken. Vaikka työtehtävä saattaa vaikuttaa sinulle itsestäänselvyydeltä, on hyvä käydä tehtävä kattavasti läpi välttyäksesi turhilta väärinkäsityksiltä. Jotta tehtävänanto sujuu mutkitta, tulisi työntekijän osata kysyä juuri oikeat kysymykset ja delegoijan sanoa juuri oikeat asiat. (Ja siksi meidän assistentit käyttävätkin tehokasta kysymyspatteristoa apunaan.)

3. Deadline

Deadline on sekä delegoijaa että tehtävän suorittajaa varten. Molemmilla on oltava yhteisymmärrys siitä, että tehtävä on mahdollista suorittaa toivotussa ajassa sekä suunnitelma siltä varalta, jos tuohon aikatauluun ei päästäkään. On suositeltavaa antaa tehtäville selkeät aikataulut, jotta tehtävän suorittaja osaa suunnitella ajankäyttöään ja saa tehtävän valmiiksi vaaditussa ajassa.

4. Tehokas kommunikointi

Kommunikointi on avain menestykseen myös delegoimisessa. Kun ilmapiiri on hyvä, on tehtävän suorittajan helpompi sanoa suoraan, jos hän ei ole esimerkiksi ymmärtänyt tehtävänantoa kunnolla. Suurin osa väärinkäsityksistä ja konflikteista voitaisiin ennaltaehkäistä (tai ratkaista) viestinnällisten taitojen avulla.

5. Muista antaa palautetta (ja ottaa sitä vastaan!)

Hyvin tehdystä työstä on aina hyvä antaa palautetta. Kuitenkin yhteistyön sujuminen vaatii aina alkuun hieman aikaa, joten avoin palautteiden vaihtaminen puolin ja toisin edistää delegoimisprosessia todella tehokkaasti.

Liikaa muistettavaa mielen päällä? Yksinkertainen ja nopea menetelmä, jonka avulla saat hallinnan tunteen takaisin

Onko sinusta tuntunut viime aikoina, että sinulla on liian monta asiaa hoidettavana ja jatkuvasti huoli siitä, tuleeko kaikki asiat varmasti hoidetuksi? Työpäiväsi saattaa vilahtaa ohi sumussa, kun yrität hallita kaaosta yksin. Ehkä olet myös huomannut, että et saa vietyä projekteja loppuun, sillä ne jäävät jatkuvasti puolitiehen.

Kuulostaako tutulta?

Mitä jo sinulla olisi menetelmä, jonka avulla saisit hallinnan tunteen takaisin ja löytäisit taas sen sisäisen rauhan, jossa asiat loksahtelevat paikalleen ja To-Do lista tyhjenee, kuin itsestään?

Olemme työskennelleet jo satojen asiantuntijoiden kanssa usean vuoden ajan, ja kaikki he ovat luulleet, että liiketoiminta kasvaa vain, jos työpäivät ovat tarpeeksi pitkiä ja on jatkuvasti kiire.

Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa.

Jos mielessäsi on koko ajan liikaa asioita muistettavana ja hoidettavana, stressitasot lisääntyvät, virheiden määrä kasvaa, ajatus harhailee ja sinun on vaikea keskittyä. Kaikki nämä yhdessä johtavat hyvin nopeasti tehokkuuden laskuun.

Toisaalta taas tekemällä vähemmän mutta laadukkaasti, voit saada jopa kolme tuntia enemmän aikaa päivääsi ja mikä parasta, voit käyttää sen innostavaan kehitystyöhön tai vaikka itsestäsi ja perheestäsi huolehtimiseen.

Mikäli haluat oppia tämän yksinkertaisen menetelmän, minkä avulla voit saada lisää aikaa päivääsi, niin jatka lukemista!💡

3 Suurinta myyttiä asiantuntijoiden ajanhallinnassa (ja miksi ne eivät pidä paikkaansa)

Myytti #1: Töitä pitää tehdä vähintään 9-10h päivässä, jotta on tehokas

Tiesitkö, että olet todennäköisesti tehokas keskimäärin vain 3 tuntia päivässä? On houkuttelevaa tehdä pitkiä päiviä tai montaa asiaa samaan aikaan (tai yrittää tehdä) ja se saatetaan jopa nähdä arvokkaana taitona, mutta kannattaako se todella? Tutkimusten mukaan ei.

Psykologit ovat havainneet, että pitkät työpäivät ja useiden asioiden samanaikainen tekeminen saattaa johtaa menetettyyn aikaan ja laskea tuottavuutta jopa 40%. Tee siis vain yksi asia kerrallaan loppuun ja huomaat, kuinka paljon tehokkaampi todellisuudessa olet.

Kun teet monia asioita samanaikaisesti, teet todennäköisemmin virheitä riittämättömän huomion ja huonon keskittymiskyvyn vuoksi. Turhat häiriöt keskeyttävät fokuksen ja tehtävien uudestaan aloittaminen voi vaatia yllättävänkin paljon ponnistelua. Tunnista, mitkä tekijät vaikuttavat negatiivisesti fokukseen ja keskeyttävät hyvän työn flown. Yleisimpiä häiriötekijöitä ovat esimerkiksi melu, puhelimen ja sähköpostin selaaminen sekä huonosti organisoitu työpäivä.

Asioita pitää toki tehdä, jotta voi saada jotakin aikaiseksi, mutta tehokasta työtä ei kukaan pysty tekemään 10 tuntia päivässä jatkuvasti, ilman riittävää palautumista. Mitä enemmän sinulla on asioita mielen päällä ja hoidettavana, sitä haastavampaa niistä on päästää irti ja aloittaa työpäivästä palautuminen. Kenenkään ei kannata polttaa itseään loppuun, jolloin tuottavaa työtä ei enää voi tehdä ollenkaan. 

Siksi kannattaa mieluummin tehdä töitä vähemmän, mutta tehokkaammin, ja käyttää ylimääräinen aika itsestä huolehtimiseen. Lisäksi työn kuormittavuuteen ja siitä palautumiseen vaikuttaa paljon työn mielekkyys ja merkityksellisyys: työ, mikä tuntuu hyvältä ja innostaa, kuluttaa vähemmän voimavaroja ja vaatii siten vähemmän palautumista. Kun tekemäsi työ on mielekästä, voit siis käytännössä työskennellä enemmän ja tehokkaammin.

Myytti #2: Kiire = tehokkuus

Onko sinulla jatkuvasti kiire? Edelleen monet asiantuntijat pitävät kiirettä tehokkuuden merkkinä, mutta todellisuudessa se on usein itse asiassa tehottomuuden merkki. Toki kiire ja miten sen koet, on yksilöllistä, mutta harvoin liika työmäärä yhtä ihmistä kohden vie yritystä eteenpäin.

On ymmärrettävää, että kiirettä on tiettyinä ajanjaksoina enemmän kuin toisina, ja se on ihan ok. Mutta jos joka päivä työstä tulisi selviytyä tuli takapuolen alla, saattaa into, palo ja motivaatio työtä kohtaan tippua hyvinkin pian.

Priorisointi auttaa sinua suunnittelemaan päiväsi, hahmottamaan tärkeimmät tehtävät ja käyttämään enemmän aikaa oikeisiin asioihin. Priorisoiminen lievittää myös stressiä, lisää tuottavuutta ja auttaa sinua keskittymään paremmin.

Keskittymällä oikeisiin asioihin vapautat lisää aikaa itsellesi, vältät tehtävien tekemisen pitkittymistä ja lisäät motivaatiota, kun työprojektit etenevät odotettua nopeammin ja paremmin. Näin säästyt turhalta työltä ja saat hommat tehtyä jopa etuajassa.

Myytti #3: Kaikki kannattaa tehdä itse

Oletko koskaan kuullut #supersankarisyndroomasta?

Supersankarisyndroomassa ajatellaan, että kaikessa on oltava paras ja siksi kaikki kannattaa opetella ja tehdä itse.

Työn murros on kuitenkin edennyt pisteeseen, missä näin ei enää ole. Tuottavuuden näkökulmasta aika kannattaa käyttää siihen työhön ja niihin projekteihin, jotka aidosti innostavat ja inspiroivat.

Lisäksi mikään ei maksa niin paljon, kuin tuottavan laskutettavan työajan käyttö sellaiseen työhön, mikä ei tuo euroja yrityksen liiketoimintaan.

Esimerkiksi rutiininomaiset tukitehtävät on hoidettava, jotta yrityksen pyörät pyörivät optimaalisesti, mutta kannattaako asiantuntijan käyttää omaa (kallista) aikaansa sähköposteihin vastaamiseen, matkojen suunnitteluun tai blogiartikkeleiden editoimiseen?


Lue lisää aiheesta:
 Teetkö taas töitä, joita sinun ei kuuluisi tehdä? 3 keinoa kuinka ratkaista tilanne

Menetelmä, joka paljastaa pahimmat aikasyöppösi

Muistatko, kun lupasimme paljastaa sinulle menetelmän, jonka avulla saisit hallinnan tunteen ja flow-tilan takaisin?

Seuraavaksi tehtävänäsi on tehdä tämä yksinkertainen harjoitus, joka paljastaa ne aikasyöpöt, mihin työpäivästäsi hukkuu paljon aikaa.

  1. Pidä kalenteria viikon ajan ajankäytöstäsi esimerkiksi Excel taulukkoon, ASANA:n kalenteriin tai käsipelillä vihkoon.
  2. Merkitse ylös aina puolen tunnin välein, mihin tehtävään tai tehtäviin aikasi kului. Näin saat arvokasta tietoa siitä, mihin tehtäviin aikasi oikeasti kuluu ja kuinka työpäiväsi jakautuu.
  3. #BONUSTEHTÄVÄ: Jos rakastat organisointia ja järjestystä, voit myös eritellä värikoodeilla eri tehtäväkategoriat, kuten asiakastyön, markkinoinnin ja hallinnolliset tehtävät.

Mitä sitten tehdä viikon päätteeksi? On aika analysoida tuloksia!

  1. Ensimmäisenä tehtävänäsi on katsoa koko viikkoa läpi yhdellä silmäyksellä. Miltä se näyttää? Saitko tehtyä ne asiat, mitä olit suunnitellutkin?
  2. Nouseeko sieltä esille jotain yllättävää? Käytitkö esimerkiksi yllättävän paljon aikaa joihinkin tiettyihin tehtäviin? Onko niissä jotain yhtäläisyyksiä?
  3. Nyt, kun olet analysoinut viikkosi, on aika siirtyä vaiheeseen, joka on tämän koko menetelmän secret sauce


Ja tämä vaihe on nimenomaan se tekijä, joka auttaa sinua saamaan hallinnan tunteen takaisin ja jopa 4h tuntia lisää aikaa päivääsi. Haluatko kuulla, mikä se on?

Nyt tehtävänäsi on katsoa listaasi uudestaan ja miettiä, mitkä tehtävät haluat tehdä jatkossakin. Tämän jälkeen mieti, mitkä olisivat sellaisia tehtäviä joita et halua, tai sinun ei kuuluisi ehkä tehdä?

Haluaisitko kuulla ihan konkreettisia esimerkkejä kaikista niistä tehtävistä, joita voisit delegoida eteenpäin?💡

Kirjoitimme hyödyllisen artikkelin työn murroksesta 2020-luvulla sekä kokosimme yhteen kaikkia niitä rutiini- ja tukitehtäviä, joita ulkoistamalla asiakkaamme ovat saaneet työpäiviinsä lisää aikaa, energiaa ja mielekkyyttä >>>

Pssst… Jos tämän harjoituksen tekeminen tuntuu työläältä, teimme myös yksinkertaisen ja nopean testin, minkä avulla voit saada selville pahimmat aikasyöppösi vain muutamassa minuutissa. Testaa nyt!👇🏼

Ajanhallinta Hukassa? 5 Askelta Tuottavampaan Työpäivään

Kiire, väsyttää, to-do lista kasvaa ja sen myötä myös stressi. Kuulostaako tutulta?

Tiesitkö, että olet todennäköisesti tehokas keskimäärin vain 3 tuntia päivässä? Tehdessäsi pitkiä päiviä tavoitteiden saavuttamiseksi, kuinka pystyt saavuttamaan ne, jos todellisuudessa heität yli puolet tehokkaasta työajasta ajasta hukkaan? Tässä postauksessa käymme läpi tutkitusti viisi parasta tapaa tuottavuuden lisäämiseen. Niiden avulla pystyt optimoimaan käytettävissä olevan työajan niin, että saat siitä maksimaalisen hyödyn irti.

Tottakai haluamme olla mahdollisimman tehokkaita, sillä miksi kuluttaa liian paljon aikaa tiettyihin prosesseihin, jos ne on mahdollista saada tehtyä nopeasti ja tehokkaasti. Aika on tärkein resurssimme, eikä siis ole ihme, että etsimme jatkuvasti uusia tapoja tehdä myös työpäivistämme tuottavampia.

Miten sinä voisit saada enemmän irti työpäivistäsi? Kokeile näitä neuvoja seuraavan kuukauden ajan ja katso miten saat tehostettua omaa tuottavuuttasi.

5 Askelta Tuottavampaan Työpäivään

1. Multitasking – Ajanhallintaa vai ajanhukkaa?

On houkuttelevaa tehdä montaa asiaa samaan aikaan (tai yrittää tehdä) ja se saatetaan jopa nähdä arvokkaana taitona, mutta kannattaako se todella? Tutkimusten mukaan ei. Psykologit ovat havainneet, että useiden asioiden samanaikainen tekeminen saattaa johtaa menetettyyn aikaan ja laskea tuottavuutta jopa 40%. Tee siis yksi asia kerrallaan loppuun ja huomaat, kuinka paljon tehokkaampi todellisuudessa olet.

Tiesitkö, että multitasking voi olla addiktoivaa ja tehdä sinut jopa tyhmemmäksi? Kun teet monia asioita samanaikaisesti, teet todennäköisemmin virheitä riittämättömän huomion ja huonon keskittymiskyvyn vuoksi. Turhat häiriöt keskeyttävät fokuksen ja tehtävien uudestaan aloittaminen voi vaatia yllättävänkin paljon ponnistelua. Tunnista mitkä tekijät vaikuttavat negatiivisesti fokukseen ja keskeyttävät työflown. Yleisimpiä häiriötekijöitä ovat esimerkiksi melu, älypuhelimet, kyvyttömyys tehdä päätöksiä, sähköposti ja epäjärjestys.


ACTION STEP #1:
 Eliminoi häiriötekijät hyvällä suunnittelulla. On hyvä idea poistaa notifikaatiot älypuhelimesta kokonaan ja laittaa se lentokonetilaan työskennellessäsi. Sano ei kaikille tekijöille, joille sinulla ei ole aikaa. Jos se ei mahdu päivääsi, niin kieltäydy. Työskentele hiljaisessa tilassa ja aikatauluta työntekoasi, niin saat paremman käsityksen siitä, kuinka paljon aikaa tietyt tehtävät vievät. Näin pidät kiinni nerokkaista ideoista paremmin ja ilman keskeytyksiä.

2. Priorisoi ajankäyttöäsi ja eliminoi aikasyöpöt

Onko sinulla kiire? Meillä kaikilla on käytettävissä sama määrä aikaa päivittäin, mutta kiire ja miten sen koet, on yksilöllistä. Priorisointi auttaa sinua suunnittelemaan päiväsi, hahmottamaan tärkeimmät tehtävät ja käyttämään enemmän aikaa oikeisiin asioihin. Priorisoiminen lievittää stressiä, lisää tuottavuutta ja auttaa sinua keskittymään paremmin. Oikein toteutettuna vapautat lisää aikaa itsellesi, vältät tehtävien tekemisen pitkittymistä ja lisäät motivaatiota, kun työprojektit etenevät odotettua nopeammin ja paremmin. Näin säästyt turhalta työltä ja saat hommat tehtyä jopa etuajassa.

Aloita priorisointi tekemällä lista kaikista tehtävistäsi ja tunnista tehtävien kiireellisyys ja tärkeys. Arvioi, kuinka paljon aikaa jokainen tehtävä vie ja muista että suunnitelmat saattavat muuttua lyhyelläkin varoitusajalla. Ole realistinen ja tunnista, pystytkö oikeasti tekemään kaiken vaaditussa ajassa.

ACTION STEP #2: Eliminoi aikasyöpöt ABCDE metodin avulla. Jaa työtehtävät seuraaviin ryhmiin:

  • A-ryhmä: tehtävät, jotka täytyy tehdä tänään ja niiden tekemättä jättämisellä on vakavia seurauksia.
  • B-ryhmä: tehtävät, jotka kannattaa tehdä tänään ja niiden tekemättä jättämisellä on lieviä seurauksia.
  • C-ryhmä: tehtävät, jotka voi tehdä tänään ja niiden tekemättä jättämisellä ei ole seurauksia.
  • D-ryhmä: tehtävät, jotka voi delegoida tai ulkoistaa muille.
  • E-ryhmä: tehtävät, jotka voi poistaa ja jättää tekemättä.

3. Delegoi tehokkaasti ja tee enemmän laskutettavaa työtä

Tuntuuko, että sinulla menee kohtuuttoman paljon aikaa rutiininomaisiin työtehtäviin, esim. sähköposteihin, laskutukseen, asiakaspalveluun tai hallinnollisiin tehtäviin? Mitä jos tehostaisit ajanhallintaasi ulkoistamalla tietyt prosessit ja pystyisit tekemään enemmän laskutettavaa työtä? Ulkoistamalla voit myös keskittyä tekemään enemmän sitä, mistä oikeasti nautit ja mistä saat eniten hyötyä irti. Joitain tehtäviä ei yksinkertaisesti kannata aina tehdä itse.

Kuvittele kuinka paljon enemmän pystyisit saavuttamaan, jos keskittyisit niihin osa-alueisiin omassa työssäsi, joissa on maksimaalinen tuottosuhde? Tehokkaan delegoimisen avulla pystyt keskittymään täysillä vaativampiin asiantuntijatehtäviin ja samalla tehostamaan toimintaasi. Onnistuneella ulkoistamisprosessilla vapautat itsellesi aikaa juuri siihen, johon sitä sillä hetkellä tarvitset.

ACTION STEP #3: Delegoi tehtävät, joita et halua, osaa tai muuten saa tehdyksi. Käyttämällä virtuaaliassistenttipalvelua sinun ei tarvitse käyttää aikaa virtuaaliassistentin kouluttamiseen tai stressata, tuleeko työt tehtyä, sillä hän hoitaa annetut tehtävät sujuvasti ja aikataulussa.

4. Take a break! Tehosta tuottavuuttasi strategisilla tauoilla

Onko sinulle käynyt koskaan niin, että ajatus on takkuillut, mutta pienen tauon jälkeen ratkaisu ongelmaan löytyikin ihan kuin itsestään? Tällaisissa tilanteissa taukojen merkitys havainnollistuu. Vaikka tekisi mieli paiskia töitä monta tuntia putkeen, niin valitettavasti aivoja ei ole suunniteltu keskittymään pitkiksi ajoiksi kerrallaan. Liian pitkäaikainen keskittyminen saattaa laittaa aivosi ylirasitustilaan, joka taas tuhoaa luovuutesi ja tarkkuutesi.

Ajatustyö tapahtuu aivojen etuotsalohkossa. Tämä aivojen etuotsalohko pitää huolen tavoitteisiin keskittymisestä, kun suoritat päämäärätietoisesti tehtävää, joka vaatii tarkkaa keskittymistä. Tämän lisäksi etuotsalohko on vastuussa loogisesta ajattelusta, päätöksenteosta, sekä palkitsevasta ja rankaisevasta suunnitelmallisesta käytöksestä. Tätä aivojen osaa kutsutaankin ”aivojen toimitusjohtajaksi”. Aika paljon vastuuta yhdelle aivojen osa-alueelle, joten muista pitää taukoja tasaisin väliajoin, ettei ajatus takkuilisi!

ACTION STEP #4: Ota 5-15 minuutin pituinen lyhyt tauko vähintään joka toinen tunti ja liiku vähän, näin pidät mielen virkeänä ja tehokkuuden optimaalisena. Tutkimusten mukaan liian pitkään paikallaan istuminen on tuottavuudelle haitallista, jopa silloin vaikka liikkuisit vapaa-ajallasi paljon. Joten ota tavaksi aina ottaa vähintään muutama askel aina silloin, kun pidät taukoa.

5. Ethän heitä elämääsi hukkaan nukkumalla?

Hyvälaatuisen unen merkitystä ei voi koskaan ylikorostaa. Ensimmäinen ja suurin este tuottavuudelle on riittämätön uni. Kun nukut huonosti, sinulla on vähemmän energiaa ja reagoit hitaammin. Tämän lisäksi huono uni vaikuttaa negatiivisesti mielialaan, luovuuteen ja kognitiivisiin kykyihin.

Monilla menestyjillä on yksi yhteinen tekijä, he heräävät aikaisin. Tiesitkö, että tutkimusten mukaan suurin osa ihmisistä on tuotteliaimmillaan kaksi tuntia heräämisestä. Heräämällä aikaisin saat luotua itsellesi voittajan mindsetin heti aamusta. Sillä on oikeasti merkitystä, miten aloitat päiväsi.

Jos aamut alkavat usein kiireellä ja kaaoksella, miten luulet sen vaikuttavan loppupäivään? Onnistuminen ruokkii onnistumista ja kun pystyt luomaan itsellesi toimivat aamurutiinit, huomaat miten saat lisättyä kontrollia muihinkin elämän osa-alueisiin.

ACTION STEP #5: Voittajan aamurutiini:

  • Aloita päiväsi liikkumalla! 10 minuutin liikuntatuokio riittää vapauttamaan GABA:a (eli gamma-aminovoihappoa) aivoissasi. Kun ajoitat liikkumisen heti aamun, parannat itsekontrollia ja energiatasoja koko päiväksi.
  • Altista itseäsi auringonvalolle heti aamusta. Näin virkistät itseäsi ja ylläpidät optimaalista vuorokausirytmiä luonnollisesti.
  • Älä koske älylaitteisiin ennen aamiaista. Aamun ensimmäiset hetket kannattaa pyhittää täysin itselle ja aloittaa päivä tehden jotain sellaista, joka virittää sinut rauhalliseen ja positiiviseen tilaan.
  • Pidä unirytmi ja unen määrä säännöllisenä, myös viikonloppuisin. Säännöllinen unirytmi parantaa unen laatua huomattavasti. Muutaman viikon päästä aloituksesta et välttämättä tarvitse enää herätyskelloa ollenkaan!
  • Nukkumaan kannattaa mennä kello 20.00-24.00 välillä, sillä tähän aikaan keho pystyy ottamaan parhaiten hyötyä eri unen vaiheista. Voimakkain unen jakso ajoittuu kello 02.00-04.00 välille, joten silloin viimeistään kannattaa olla unten mailla!